Багато організацій беруть на роботу водіїв, які використовують для службових поїздок власну машину. Оформити таку співпрацю можна різними способами, але при кожному виникають труднощі зі списанням бензину. Ми розглянули моменти, які найчастіше викликають запитання у бухгалтерів і у індивідуальних підприємців.
Оренда машини без екіпажу
Дуже часто використання особистого автомобіля в службових цілях оформляється як оренда автомобіля без екіпажу. Співробітник виступає в ролі орендодавця і здає власну машину компанії, в якій працює. У свою чергу роботодавець є орендарем і щомісяця нараховує співробітнику орендну плату. При цьому в договорі є пункт про те, що витрати на ПММ, техобслуговування і ремонт несе орендар, тобто організація.
На практиці такий варіант викликає багато складнощів, тому що співробітник-орендодавець їздить на своїй машині і в робочий, і у вільний час. Відповідно, частина бензину витрачається на службові поїздки, а частина - на особисті. В результаті важко визначити, яку суму можна списати на витрати компанії, а яку повинен заплатити сам водій.
Щоб отримати обґрунтовані дані про «виробничому» витраті палива, організації розробляють і затверджують якусь систему контролю. Найчастіше зустрічаються системи, засновані на обліку за дорожніми листами, і системи, в основі яких лежать ліміти.
Облік за дорожніми листами
Потім необхідно визначити, який час вважається робочим, а яке - особистим. На початку «робочого» періоду необхідно зняти показання спідометра, зафіксувати його в дорожньому листі, і видати цей лист водієві. В кінці «робочого» періоду потрібно знову зняти показання спідометра і ще раз зафіксувати в дорожньому листі. Після чого співробітник повинен здати шляховий лист в бухгалтерію.
Далі бухгалтер вираховує, скільки кілометрів проїхав автомобіль протягом «робочого» періоду, і отриману цифру помножити на встановлену норму. У підсумку виходить кількість палива, витраченого на потреби компанії.
При використанні цього методу треба врахувати дві важливі деталі.
Перша - продумати і закріпити в наказі або розпорядженні директора, які моменти часу є початком і закінченням «робочого» періоду. Якщо водій працює з понеділка по п'ятницю, то найпростіше встановити, що службові поїздки починаються в понеділок вранці і закінчуються в п'ятницю ввечері. Але тоді дорога з дому до офісу і назад буде вважатися службовою поїздкою. Можливий і інший варіант - виписувати подорожні листи щодня, і не враховувати в них переміщення від роботи до будинку і від будинку до роботи. Це забезпечить більш високу точність, але зажадає більше клопоту. Для водіїв, які працюють позмінно, наприклад, «день через день», шляховий лист можна оформляти на кожну зміну.
Друга деталь - призначити працівника, який буде знімати показання спідометра. Доручати це самому водієві не коректно, оскільки він є особою зацікавленою, а в подібній справі необхідна участь незалежної сторони. Щоб дані про кілометраж не викликали сумнівів (в тому числі у податкового інспектора), можна завести спеціальний журнал, куди відповідальний працівник стане заносити показання спідометра. В результаті цифри, зазначені в дорожньому листі, будуть збігатися з цифрами з журналу, що зайвий раз доведе обґрунтованість розрахунків.
Зверніть увагу: коли подорожні листи видаються на тиждень або зміну тривалістю в кілька днів, і останнє число місяця припадає на середину тижня або зміни, доведеться виписати два колійних листа. В одному відобразити поїздки з початку тижня (зміни) і до кінця місяця, в іншому - з початку місяця і до кінця тижня (зміни). Це дозволить бухгалтеру рознести витрати по місяцях.
Облік за лімітами
Ця система контролю має на увазі, що для кожного співробітника-орендодавця встановлений якийсь ліміт коштів, які він щомісяця витрачає на бензин під час службових поїздок. Гроші, витрачені на бензин понад ліміт, водій платить «зі своєї кишені», причому відповідний пункт є в трудовому договорі.
Існують різні способи реалізації такої системи. У деяких організаціях використовують так звані паливні карти. Для цього гроші переводять на рахунок паливної компанії, і та видає карти, за допомогою яких можна розплачуватися на автозаправній станції. Кількість карт відповідає числу водіїв-орендодавців, а сума на кожній карті дорівнює щомісячному ліміту. Зустрічається і інший варіант, коли організація просто видають суму ліміту з каси.
Система, заснована на лімітах, проста в застосуванні, коли маршрут пересування і витрата бензину день у день приблизно однаковий. Якщо ж через виробничу необхідність стався перевитрата, бухгалтеру доведеться оформити додаткові папери: розпорядження директора і довідку з розрахунком понадлімітної вартості ПММ. З цих документів має чітко слідувати, з якої причини водій не вклався в ліміт, і яку суму йому довелося переплатити. Тоді перевищення можна списати за рахунок організації та відобразити в податковому обліку, а водієві видати додаткову суму.
Компенсація витрат, пов'язаних з використанням автомобіля
Є й інший поширений спосіб, як оформити використання особистої машини для потреб роботодавця. Він заснований на статті 188 Трудового кодексу, де йдеться: при використанні працівником особистого майна в інтересах і з відома роботодавця, компанія повинна виплатити працівникові компенсацію за знос і відшкодувати всі витрати.
Даний спосіб не вимагає великої кількості паперів. Досить особистої заяви водія, копії технічного паспорта автомобіля і наказу директора про встановлення розміру та порядку виплати компенсації. На підставі цих документів бухгалтерія нараховує компенсацію і списує її до витрат.
Але і тут не обходиться без складнощів. Бухгалтери часто не можуть розібратися, чи припустимо затвердити різним водіям різні суми компенсації, і як врахувати витрати на ПММ.
Різні суми компенсації
У більшості організацій водії «завантажені» по-різному: хтось їздить по місту, хтось виїжджає в інші регіони, одні розвозять товар на десятки точок, інші - на дві-три точки і т.д. Відповідно, машини експлуатуються не однаково, і логічно встановити для кожної свій, індивідуальний, розмір компенсації.
Таким чином, величина нормативу залежить тільки від обсягу двигуна, а кількість «робочих» поїздок і їх відстань на норматив не впливають. Отже, навіть якщо керівник затвердить для водіїв різні величини компенсації, в податковому обліку будуть відображені тільки суми в межах нормативу.
Обійти це правило можна, якщо крім трудових договорів укласти з власниками машин цивільно-правові договори. Тоді наднормативні суми можна списати як винагороду за договором підряду. Цей висновок підтверджується в листі Мінфіну Росії від 15.10.08 № 03-03-07 / 24. Але такий варіант має суттєвий мінус. Справа в тому, що з виплат за цивільно-правовим договором потрібно робити відрахування до фондів, тоді як компенсація від внесків звільнена.
Витрати на ПММ
Багато плутанини виникає через списання витрат на бензин в ситуації, коли співробітнику-власнику машини виплачується компенсація. Суть всіх неясностей зводиться до наступного: чи може компанія крім компенсації видавати працівникові-власнику машини гроші на бензин і відобразити їх в обліку? Або компенсація вже включає в себе вартість паливно-мастильних матеріалів, і списати їх повторно не можна?
Деякі експерти вважають, що витрати на паливо входять в компенсацію. Подібну позицію кілька років тому висловлював і Мінфін Росії (лист від 16.05.05 № 03-03-01-02 / 140).
Однак, на наш погляд, компенсація і відшкодування вартості палива - це дві незалежні виплати, причому одна не виключає іншу. Такий висновок прямо випливає зі статті 188 ТК РФ, де компенсація за знос особистого майна згадана окремо від відшкодування витрат, пов'язаних з його використанням. Значить, організація має право врахувати при оподаткуванні гроші, видані співробітнику на бензин, в звичайному порядку, тобто на підставі подорожніх листів і чеків автозаправної станції.
Автомобіль індивідуального підприємця
Труднощі виникають і у підприємців, які використовують особистий автомобіль для здійснення підприємницької діяльності. Не зовсім зрозуміло, як правильно оформити таку експлуатацію, щоб без проблем списати витрати на бензин, техогляд і ремонт. На практиці застосовуються різні варіанти оформлення.
Перший - укласти договір оренди автотранспортного засобу без екіпажу. В рамках цього договору ІП виступає відразу в двох ролях: орендодавця і орендаря. За умовами договору всі витрати, пов'язані з машиною, несе орендар. Як наслідок, він має повне право врахувати ці суми при оподаткуванні. Формально все законно, але по суті договір, укладений з самим собою, виглядає дещо абсурдно.
Другий варіант передбачає, що підприємець виплачує собі компенсацію за знос власного автомобіля, і плюс до цього відшкодовує витрати на ПММ, ремонт і техогляд. Такий підхід теж виробляє досить дивне враження, адже мова йде не про дві сторони - працівника і роботодавця, а про одне й те ж людину.
Третій варіант передбачає складання письмового рішення з переліком майна, яке ІП використовує у своїй підприємницькій діяльності. У цьому списку, в числі іншого, названий автомобіль. Завдяки цьому, підприємець може безперешкодно списати все суми, пов'язані з експлуатацією машини. Саме цей варіант здається нам найбільш обґрунтованим і простим у застосуванні.
* Норми витрати наведені в Методичних рекомендаціях, введених в дію розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.08 № АМ-23-р.