Обсяг документообігу - це кількість документів, посту-пили в організацію і створених нею за певний період, зазвичай за рік. Облік обсягу документообігу в установі орга-нізуется для встановлення умовного об'єму оброблюваної ін-формації і завантаження підрозділів і окремих працівників, по-одержанні даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів його механізації.
Контроль за виконанням документів
1. Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент органі-зації управлінської діяльності та важлива складова частина де-лопроізводственного процесу. Мета контролю - сприяння своє-тимчасовому і правильному виконанню рішень, завдань і пору-чень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконаєте-лей.
2. Контрольна діяльність припускає, з одного боку, контроль за виконанням документів по суті поставлених в них питань, а з іншого - за відповідністю форми створюваних документів їх змістом і за своєчасністю виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - діловодна служба установи з входить до її складу службою контролю виконання.
Основні завдання контрольної служби - контроль за термінами виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів і ус-тних вказівок керівництва; узагальнення даних, одержуваних в ре-док контрольної діяльності, і доведення їх до відома керівництва; розробка пропозицій щодо прискорення та здійснений-ствованию документообігу, зміцненню виконавської дисципліни.
3. Важливою умовою ефективності контролю є його цін-централізації. Перевірки слід зосередити в од-ном структурному підрозділі або в одного співробітника. Конт-рольні функції повинні бути викладені в Інструкції по справа-виробництву; обов'язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною діяльністю, - в посадовій інструкції.
4. У закладі відповідно до чинних норматив-ними актами і вказівками складається перелік документів, що підлягають контролю виконання. Поряд з документами директив-них і вищих органів і розпорядчими документами самого установи до переліку включаються важливі специфічні-кі документи, властиві даній системі управління. Пере-чень розробляється діловодної службою установи за участю юриста, включається до Інструкції по делопроізвод-ству або затверджується керівником установи.
5. Інформація про результати контролю виконання повинна по-ступати тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Це вимога не-обходимо дотримуватися незалежно від місця контрольної інстанції в структурі установи. Наприклад, інформацію про виконання документів і доручень контрольна група направляє безпосереднім-ного керівництва установи, хоча група може входити до складу канцелярії, а остання - до складу секретаріату даної установи.
6. Підвищенню ефективності контролю виконання і виконай-тельской дисципліни сприяє глибоке і чіткий розподіл праці в апараті, правильно складені положення про підрозділи і посадові інструкції, що забезпечують позначення відпові-ного виконавця; чіткі і однозначні формулювання рішень, фік-сіруемих в резолюціях, і термінів виконання, встановлених в уч-нов; висока якість підготовки документів.
Терміни виконання документів визначаються наступним об-разом:
1. Якщо в документі і резолюції не вказані терміни, то термін ис-нання документа - 1 місяць з дня надходження документа в організацію.
3. В резолюції зазначено термін виконання.
Дати інформацію протягом трьох днів.
На контрольні документи ведеться картотека за термінами і ис-полнітелям. Знімаються з контролю тільки виконані докумен-ти. Продовжити термін, виконання документів можуть тільки руково-ники, які написали резолюцію по виконанню документа. У слу-чаї невиконання документа протягом одного-двох місяців керівнику дається право поставити документ на додаткових-ний контроль.
Відповідно до Держстандарту на всіх документах, що підлягають кон-тролю, проставляється штамп «Контроль» або на лівому полі - знак контролю «К». Картки в контрольній картотеці і в відповідними-Ющем розділі довідкової картотеки нумеруються за термінами виконання та розташовуються по датах виконання документів, тобто каж-дому дня виконання (в межах місяця) відповідає осередок картотеки. Термін виконання відзначається по календарної шкалою.
Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 вічок-ки (рубрики): 31 осередок відповідає максимальному числу днів у місяці; в 32-й осередку розміщують картки на документи, термін виконання яких настане, в наступному місяці; в 33-й осередку - картки, що відповідають не виконаним в строк до-документам, нові терміни виконання яких з тих чи інших при-чинам своєчасно не встановлені. Зазначений порядок роз-щення карток в картотеці використовується в більшості учреж-дений, хоча і не є єдино можливим або обов'язковим.
Відповідні виконаним документам картки витягніть-ють з контрольних картотек і поміщають в єдину картотеку ис-виконаних документів, систематизовану за предметно-пи-РОСНО ознакою, іноді по структурному, або по виконавцям. Найменування рубрик такої картотеки відповідають предметів (питань) діяльності організації, назвам структурних під-розділень або прізвищами відповідальних виконавців.
В установах за даними карток, що зберігаються в осередку «До-кументи, не виконані в строк», періодично (1-2 рази в неде-лю або декаду) заповнюють переліки не виконаних у строк доку-ментів, направляють їх до структурних підрозділів і після за-нання там відповідних граф повертають до контрольної служби. У деяких випадках відомості про документи, не виконаний-них в термін, можуть передаватися безпосередньо керівництву уч-нов. Рішення керівника записують в графі «Примітка-ня».
Щодня службами діловодства складається довідка про роботу з документами такої форми:
Довідка про роботу з документами