11 Дайте визначення поняття «Обсяг документообігу». Опишіть методику підрахунку обсягу документообігу
Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період, зазвичай за рік. Облік обсягу документообігу в установі організується для встановлення умовного об'єму оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників, отримання даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів його механізації.
Обсяг документообігу розраховується за формулою:
Уд = SBX. + Вих. + Вн. за певний період часу (зазвичай за рік).
При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії
12 Дайте визначення поняттю «Реєстрація документів». Опишіть правила реєстрації документів
Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
Можна дати і більш розгорнуте визначення реєстрації як підтвердження факту створення або отримання документа шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням облікового реєстраційного номера і записом в форму основних відомостей про документ. При цьому реєстрація дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за термінами виконання документів та довідкової роботи по ній. Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджений.
Документи реєструються в організації один раз: створювані - у день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження. При реєстрації документів, що надходять проставляється дата і індекс надходження в реєстраційному штампі.
При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, що складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи із завдань пошуку, можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців і ін. При цьому порядкові номери для розпорядчих і інформаційно-довідкових документів присвоюються в межах календарного року окремо для кожного виду документа.
13 Дайте характеристику вживаних в даний час формам реєстрації документів. Обгрунтуйте раціональність застосування кожної з них
Існує три форми реєстрації документів: журнальна, карткова і автоматизована.
Журнальна форма реєстрації документів є історично найбільш ранній реєстраційною формою.
В даний час вона використовується тільки в тому випадку, коли облік документів виступає на перше місце, запобігаючи претензії з боку громадян і конфліктні ситуації. Наприклад, під час видачі документів про освіту, трудові книжки, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів. У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації застаріла, тому що ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу по ним.
Журнальна форма реєстрації має один істотний недолік - в журналі можна систематизувати записи. При використанні даної реєстраційної форми доводиться заводити окремі, з власним графления журнали для реєстрації вхідних документів, вихідних документів, розпорядчих документів.
Журнал рекомендується складати з окремих листів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису і поступово формувати сам журнал, в тому числі з одночасним введенням інформації в машинну пам'ять і її роздруківкою.
При картковій формі реєстрації документів створюються реєстраційно-контрольні картки на документи, які формуються в картотеки в залежності від завдань відповідно до використовуваних класифікаторів.
Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа і одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальної формою.
Як правило, складаються такі самостійні картотеки:
· Картотеки за пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
· Тематичні (кодіфікаціонние) картотеки до наказів, рішень та ін.
Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлюється на персональний комп'ютери (або на сервер і персональні комп'ютери, об'єднані в мережу).
При використанні автоматизованої форми реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, яка зберігається в базі даних. Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмних системах можуть бути різними. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної форми в якості страхового масиву (друк реєстраційно-контрольної картки).
Інформація про роботу «Порядок складання та оформлення документів в РФ»
Розділ: Держава і право
Кількість знаків з пробілами: 329468
Кількість таблиць: 0
Кількість зображень: 0
право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом. 2. Основні правила складання тексту документів. Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність.
будь-якого співробітника. Перед відходом секретар повинен прибрати всі документи, закрити на ключ сейф і шафи і привести в порядок своє робоче місце. Розділ II. Основна частина: Правила складання та оформлення документів з особового складу. У невеликих фірмах на секретаря часто покладається ведення кадрової документації. Саме документи з особового складу підтверджують місце і стаж роботи громадян і мають.
справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно". 3. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді 3.1 Складання і оформлення описів справ Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового.
значення. Економічна сторона бухгалтерського обліку дає можливість оцінити ефективність господарських процесів, юридична - законність їх здійснення. В цьому проявляється взаємозв'язок між економікою і правом у процесі господарської діяльності. Для забезпечення систематичного і взаємопов'язаного відображення господарських засобів і процесів у бухгалтерському обліку використовуються властиві.