Сама процедура апостиля була прийнята в рамках конференції по приватному міжнародному праву в Гаазі в 1961 році. Вона була покликана суттєво спростити для світової спільноти процедури легалізації документів. Зараз учасниками конвенції про апостилювання стали вже 107 країн світу.
До недавнього часу всі процедури, пов'язані з апостилем документів, виконувалися в такому порядку (проставлення штампа відповідного органу на зворотному боці оригінального документа або завіреної копії), який нерідко ставив під сумнів достовірність через неможливість провести гідну перевірку їх достовірності.
Останнім часом все більша кількість країн відмовляються від надання апостилей тільки на паперових носіях і переходять на різні електронні форми надання цих документів.
Які з документів підлягають електронному апостилюванню
Нововведення, що стосуються форми самого апостиля ніяк не торкнулися переліку документів. які підлягають цій процедурі. Так Мін'юст як і раніше запевняє наступні документи:
- рішення судів;
- паперу, завірені нотаріусом (довіреності, дозволу на виїзд, заяви);
- документи, видані ЗАГСами, а саме виписки і свідоцтва;
- паперу, що вимагають подвійного апостиля.
Нагадаємо, що подвійний апостиль виконується, згідно правил оформлення документів, встановлених в Україні. Такі правила передбачають початковий апостиль оригіналу (або копії), наступне нотаріальне засвідчення перекладу цього документа, і тільки потім здійснюється апостиль перекладу.
Старий і новий апостиль: зовнішні відмінності
Зразок апостиля, чинний до нововведення, був мокрий штамп, проставлений органами юстиції на зворотному боці оригінального документа.
На відміну від нього новий (електронний) апостиль являє собою друкований бланк затвердженого зразка без будь-яких печаток і штампів, на який клеїться спеціальна марка, що містить QR код. Даний бланк окремим листом підшивається до оригіналу. Тепер такий документ можливо перевірити на справжність.
Апостиль старого виду Міністерства Юстиції України
Новий електронний апостиль Мін. юстиції України
Як електронний апостиль перевіряється на справжність
Отриманий документ нового зразка можливо перевірити на справжність навіть самостійно. Для цього необхідно за допомогою будь-якого наявного мобільного пристрою вважати присвоєний апостилю QR-code (за допомогою спеціальних програм для розпізнання QR-кодів) після чого Ви потрапляєте на сторінку офіційного сайту Мін'юсту.
Можна прямо зайти на сайт www.apostille.minjust.gov.ua і заповнити вже наявну там форму, внісши дані з отриманого апостиля (номер і дату видачі). Не забудьте проставити галочку в графі «Я не робот». Якщо після натискання кнопки «Перевірити» Ви побачите сканований апостиль свого документа, то вважайте, що он-лайн перевірка пройдена успішно і апостиль, не підроблений.
При цьому уповноважені представники держави, в якому апостильовані документи будуть надаватися, зможуть скористатися спеціальними сервісами та реєстрами і зі свого боку переконатися в оригінальності наданих документів.
Де і в який термін можна зробити електронний апостиль
- Папери подавалися до Головного Управління Юстиції в своїй області;
- Управління Юстиції області перенаправляє документи до Києва (в саме Міністерство);
- У Києві проходила безпосередньо процедура апостиля.
Це був досить довгостроковий і забюрократизований процес.
Якщо говорити про терміни, то на даний момент, згідно з новими правилами, процедура електронного апостилювання в РАГСі займає від 2-х до 4-х днів (при наявності марок). При цьому держава на повне розгляд документа відділенням РАЦСу відводить 2 дня, решту часу може піти на оформлення.
Однак, зараз існують нарікання на те, що співробітники відділів РАГСу часто не знають вимог, які пред'являє та чи інша країна до оформлення апостиля. Іноді вони просто не хочуть надавати клієнтам подібну інформацію. Адже передача функцій апостиля документів для громадян значно додала їм роботи.
На завершення хотілося б порадити читачам, звертатися за якої бракує інформацією в бюро перекладів, куди ви звертаєтеся за здійсненням перекладу документів. У Бюро перекладів «АіТочка» Вам не тільки виконають якісний і недорогий переклад всіх необхідних документів, а й проконсультують щодо можливих нюансів оформлення апостиля для тієї країни, в якій Ви збираєтеся надавати ці документи.