Ноу Інти, лекція, використання довідково-довідкового апарату при створенні тексту

Рівень 3. Створення предметного покажчика

Про предметному покажчику

Покажчик містить список термінів, які використовуються в документі, із зазначенням сторінок, на яких вони згадуються. Для створення предметного покажчика необхідно позначити в документі елементи предметного покажчика, а потім виконати збірку предметного покажчика. При позначці елемента предметного покажчика Word додає в документ спеціальне поле XE.

Покажчик можна створити для наступних елементів: окремих слів, фраз або символів; розділів, які розташовуються на декількох сторінках; посилань на інші елементи.

Після того як всі елементи предметного покажчика позначені, слід вибрати вид покажчика і зібрати покажчик. Word знайде всі належним чином помічені елементи, відсортує їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить повторювані елементи і відобразить покажчик в документі.

Покажчик, крім основного, може мати кілька додаткових рівнів. Наприклад, елемент предметного покажчика Міста може мати додаткові елементи Париж. Нант і інші. У свою чергу, додаткові елементи можуть мати елементи третього рівня. Наприклад, елемент предметного покажчика Париж може мати додаткові елементи Лувр. Пале-Рояль і інші.

Ручна позначка елементів покажчика

Найпростіше помітити основний елемент покажчика.

• Виділіть текст, який буде використовуватися в якості елемента покажчика.
• У вкладці Посилання в групі Покажчик натисніть кнопку Позначити елемент або натисніть клавіші ALT + SHIFT + X.
• У вікні Визначення елементів покажчика (рис. 2.71) в поле Основний буде введений виділений текст.

збільшити зображення
Мал. 2.71. Позначка елементів тексту для включення в предметний покажчик

Щоб вибрати формат номерів сторінок для відображення в предметному покажчику, встановіть прапорець Жирний або Курсив. Якщо потрібно відформатувати текст покажчика, клацніть потрібний текст в поле Основний або Додатковий правою кнопкою миші і виберіть команду Шрифт. Потім виберіть потрібні параметри форматування.

Щоб позначити елемент предметного покажчика, натисніть кнопку Позначити. Щоб позначити всі входження даного тексту в документ, натисніть кнопку Позначити усі.

Помітьте таким чином всі необхідні фрагменти тексту. По завершенні додавання елементів натисніть кнопку Закрити.

Щоб додати додатковий елемент покажчика, введіть текст основного елемента в полі Основний. а текст додаткового елемента в поле Додатковий.

Щоб додати елемент третього рівня, введіть текст додаткового елемента покажчика, двокрапка (:), а потім - текст елемента третього рівня.

Автоматична позначка елементів покажчика за допомогою файлу словника

Можна створити файл зі словами, які потім будуть використовуватися для автоматичної позначки в тексті документа.

Файл словника є звичайний файл Word, що містить спеціально організовану таблицю. Місцезнаходження та ім'я файлу значення не мають.

Таблиця в файлі повинна складатися з двох стовпців.

В осередки першого шпальти введіть текст, який слід знайти в документі і позначити як елемент покажчика. Щоб був позначений весь текст, який слід включити в покажчик, включіть в перший стовпець словника всі можливі форми шуканого тексту.

В осередку другого шпальти введіть текст, який буде відображений у предметному покажчику.

Наприклад, для того щоб в документі було позначено будь-яка згадка слова Париж. необхідно створити такий елемент таблиці:

Після створення і збереження файлу зі словником треба помітити елементи в тексті документа.

• У вкладці Посилання в групі Покажчик натисніть кнопку Покажчик.
• У вкладці Покажчик вікна Покажчик (рис. 2.72) натисніть кнопку Автопометка.

Мал. 2.72. Автоматична позначка елементів покажчика

У вікні Відкриття словника покажчика (рис. 2.73) двічі клацніть по значку файлу словника або виділіть його і натисніть кнопку Відкрити.

Мал. 2.73. Вибір файлу словника покажчика

Word здійснює пошук в документі кожного фрагмента тексту, що міститься в першому стовпці файлу словника. Знайдені фрагменти тексту позначаються як елементи покажчика, для чого використовується відповідний текст з другого шпальти. При цьому в кожному абзаці позначається тільки перше входження даного елемента файлу словника.

Незалежно від способу позначки елементів покажчика в документі буде автоматично включений режим відображення недрукованих знаків. Поруч з позначеним елементом буде відображено спеціальне поле XE (рис. 2.74).

створення покажчика

• Поставте курсор в місце вставки покажчика.
• У вкладці Посилання в групі Покажчик натисніть кнопку Покажчик.
• У вкладці Покажчик вікна Покажчик (рис. 2.75) виберіть параметри створюваного покажчика: число колонок, вирівнювання, розташування номерів сторінок. У списку Формати можна вибрати стиль оформлення покажчика.

Мал. 2.75. Створення предметного покажчика

оновлення покажчика

При додаванні, видаленні, переміщенні тексту в документі необхідно оновити покажчик.

Поставте курсор в будь-яке місце покажчика і у вкладці Посилання в групі Назви натисніть кнопку Оновити покажчик або клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці списку ілюстрацій і в контекстному меню виберіть команду Оновити поле.

Для поновлення супроводу можна поставити курсор в будь-яке місце покажчика і натиснути клавішу F9.

Видалення елемента покажчика

Якщо який-небудь фрагмент документа був помилково позначений як елемент покажчика, його мітку потрібно видалити.

• Якщо поля XE не видно на екрані, включіть режим відображення недрукованих знаків.
• Видаліть всі поле елемента покажчика, включаючи фігурні дужки <>.
• Оновлення покажчик.