Ноу Інти, лекція, системи презентацій

9.1. поняття презентації

В даний час презентації часто складають основу ділових нарад, супроводжуючи в якості ілюстрації виступи й доповіді, представляючи перспективні або закінчені проекти. Презентації в якійсь мірі здатні спрямовувати хід дискусій на конференціях або семінарах.

До очевидних переваг презентації відносяться наступні.

За допомогою слайдів, що змінюють один одного на екрані, утримати увагу аудиторії набагато легше, ніж рухаючись з указкою між розвішеними по всьому залу плакатами. На відміну від звичайних слайдів, які відображаються через діапроектор, електронні презентації дозволяють швидко повернутися до будь-якого з уже розглянутих питань або зовсім змінити послідовність викладу.

Можливість користуватися офіційними шпаргалками при публічних виступах

Копії електронної презентації створюються миттєво і нічим не відрізняються від оригіналу. При бажанні кожен слухач може отримати на руки в електронному вигляді всі показані матеріали.

Класифікація аудиторії, якій видається презентація

Презентація для бізнесменів
  • Ставлення бізнесменів до презентації - критичний.
  • Створюючи презентацію, необхідно враховувати, що для більшості процвітаючих бізнесменів інтерес до власного бізнесу можна порівняти за важливістю з одержуваної прибутком. Тому в презентації необхідно робити акцент на пропозицію бізнесменам зробити їх бізнес і більш прибутковим, і цікавішим.
  • Презентація повинна бути максимально інтерактивною - можливість втручатися в будь-який процес і організовувати його на свій розсуд дуже високо цінується бізнесменами.
  • При створенні і поданні презентації можна забувати, що в аудиторії можуть перебувати представники конкуруючих між собою організацій. Необхідно бути гранично обережним з темами, в яких їх інтереси перетинаються.
  • Майже всі бізнесмени пихаті. Звернувшись в презентації до досвіду одного з них, можна зробити його своїм союзником. У абсурдно-ідеальної презентації потрібно звертатися до досвіду кожного слухача.
  • У презентаціях для бізнесменів дуже ефективні посилання на думки лідерів. Важливо правильно визначити таких лідерів у кожній конкретній бізнес-аудиторії.
Презентація для чиновників
Презентація для академічної аудиторії
  • Академічна аудиторія - сама непередбачувана аудиторія. Це її єдиний формалізується ознака і, відповідно, єдиний формалізується ознака даного класу презентацій.
Презентація для учнів
  • Початкове відношення аудиторії до презентації - частіше зацікавлена.
  • Презентація повинна давати аудиторії чітку відповідь на питання "Навіщо?"
  • Презентація повинна бути, по можливості, інтерактивної.
  • Доцільно забезпечити аудиторію копіями презентації - хоча б паперовими.
Презентація для представників некомерційних організацій
  • Початкове відношення аудиторії до презентації майже завжди доброзичливе.
  • Презентація може буяти різного роду "бантиками" - ефектними цитатами, ліричними відступами, невідомими аудиторії прийомами виступу. Навіть якщо всі ці "бантики" будуть абсолютно марні з точки зору ефективності розкриття теми - аудиторія сприйме їх дуже добре.
  • У презентації важлива емоційна складова, дуже ефективні контрасти і протиставлення.
Презентації, що подаються іноземною аудиторії

Включаючи в класифікацію презентацій окрему групу презентацій для іноземної аудиторії, можна було б піти досить далеко, відокремлюючи, наприклад, китайських студентів від естонських бізнесменів або від ірландських програмістів. Відзначимо лише, що якщо має бути робити таку презентацію, необхідно знайти людину, знайомого з аудиторією, і проконсультуватися з ним. Результати можуть бути самими несподіваними. Наприклад, можливо доведеться прибрати з презентації більшу частину графіків, тому що на іноземців, які виросли в інший "диаграммной культурі", вони виробляють набагато менше враження.

Підготовка демонстраційного матеріалу для супроводу доповіді

Переконання - важлива частина презентації

Презентації можуть виконувати різні функції: вони можуть представляти результати впровадження, контролю випробувань, супроводжувати захист курсової чи дипломної роботи, і завжди переслідують одну мету - переконати аудиторію в правильності обраного способу реалізації проекту або, в разі захисту, переконати екзаменаційну комісію в тому, що студент отримав необхідний рівень знань, навичок і умінь, володіє термінами, методами і прийомами в тій галузі знань, в межах якої він претендує на отримання кваліфікації.

Карл Ховланд 1 Hovland C. et al. Order of presentation persuasion. New Haven, 1957. ще в 50-х роках минулого століття встановив, що будь-який переконання відбувається в три етапи: увага - розуміння - прийняття. У стандартній бізнес-ситуації ця схема, як і раніше виглядає саме так. Розглянемо всі три пункти докладніше.

Привернути увагу можна різними способами. Це залежить від ситуації. Припустимо, що необхідно в чомусь переконати керівника. Як може виглядати перший етап? Далеко не найгірший спосіб - коротко і чітко викласти суть справи. Наприклад, повідомлення "Ми знайшли спосіб зекономити 30 мільйонів рублів на рік" має зацікавити керівника.

У презентації увагу залучається цікавими фактами або незвичайними порівняннями. Необхідно лише пам'ятати одне правило: всі факти і порівняння повинні бути пов'язані з основною темою.

У ситуації усного повідомлення важливо бути зрозумілим за 5-7 хвилин. Приблизно такий же кредит уваги від глядачів отримує доповідач, який супроводжує свою доповідь презентацією.

Не слід вдаватися в подробиці. Якщо проводилися складні розрахунки, то немає необхідності пояснювати їх методику, досить просто повідомити про результати розрахунку.

Кращий спосіб бути понятим - вести діалог. По-перше, це гарантує, що не втрачено увагу слухача, і, по-друге, уважно слухаючи співрозмовника, можна контролювати процес розуміння. Якщо є можливість діалогу, нею треба користуватися.

У ситуації, коли діалог не передбачається (презентація - приклад такої ситуації), часто виручає знову ж діалог, тобто його імітація. По суті, це розмова з аудиторією, не дивлячись на те, що слухачі фізично мовчать. Але в цьому випадку доведеться передбачити питання, які можуть виникнути.

Підготовка презентації

Основна мета будь-якої презентації, що супроводжує доповідь - акцентувати увагу аудиторії на тому чи іншому питанні. Підготовка демонстраційного матеріалу включає в себе дві різних завдання:

  • перша - змістовна частина слайдів - цілком знаходиться в компетенції самого доповідача;
  • друга - оформлення доповіді - повинно виконуватися за затвердженими в організації правилам з використанням шаблонів, відповідним темі доповіді. Кроки з підготовки презентації
  1. Розбийте доповідь на ряд логічно завершених блоків з метою створення структури доповіді. Кожному логічного блоку має відповідати не менше одного слайда.
  2. Сформулюйте короткою і ясною фразою головний сенс кожного логічного блоку. Саме ця фраза буде виступати заголовком слайдів відповідного блоку.
  3. Для кожного логічного блоку виділіть ключові положення або дані. Оптимально це від 2 до 5 подібних фраз (відповідно, 10-15 слів). Дані краще представити у вигляді таблиці або діаграми.
  4. Сформулюйте основні висновки доповіді.

Визначте, яка кількість демонстраційних слайдів необхідно, якими матеріалами вони повинні містити.

Стандартний набір слайдів презентації доповіді включає:

  • титульний слайд;
  • Проте одного інформаційного слайда на кожен логічний блок доповіді;
  • слайд або кілька слайдів з підсумками та висновками доповіді. Можливо, будуть потрібні слайди з проміжними висновками;
  • заключний слайд.

Підготуйте вихідні дані для графічного ілюстративного матеріалу.

У більшості випадків достатньо обмежитися круговими і Столбикова діаграм, графіків. У ряді випадків виправдано поява на слайдах малюнків і фотоматеріалів.

  • Визначте доцільність застосування і характер мультимедіа-ефектів. Зокрема, сплануйте використання анімації для залучення уваги аудиторії до принципово важливим елементам демонструються слайдів.
  • На основі зібраного таким чином матеріалу, спираючись на рішення і шаблони, затверджені в організації, створіть набір демонстраційних слайдів, необхідних для супроводу доповіді.
    • Основні помилки

    Найпоширеніша помилка - перевантаженість слайдів інформацією і оформленням на шкоду наочності і узгодженості з текстом доповіді. Наприклад, якщо на слайді наведено якийсь набір тез або положень, то площа, яку займає текстом, не повинна перевищувати 60-70% від площі слайда.

    Якщо не брати до уваги стандартні елементи оформлення (заголовок, номер слайда і т. Д.), Рекомендується, щоб загальна кількість елементів оформлення на слайді не перевищувало чотирьох. Навіть на самому складному слайді бажано розміщувати не більше ніж один-два блоку тексту з декількох тез, один малюнок або дві діаграми або один блок тексту і три діаграми і т.д.

    Часто від слайда до слайда не дотримується спадкоємність набору елементів оформлення, які несуть чисто візуальне навантаження: логотип організації, вертикальні і горизонтальні розділові смуги, оформлення списків.

    Наприклад, якщо в перших слайдах горизонтальна розділова смуга мала чорний колір, то на черговому слайді вона не повинна раптом стати кольоровий або перетворитися в хвилясту лінію. На одному слайді рекомендується використовувати не більше трьох елементів оформлення, а по всьому набору слайдів бажано обмежитися п'ятьма елементами.

  • Процес появи і розміщення на слайді чергового елемента або фрагмента діаграми слід обмежити двома-трьома простими ефектами анімації.

  • Неправильно розставлені на слайді акценти відволікають слухачів від основних тез доповіді.

    Активну участь в листуванні за допомогою електронних засобів, часто призводить до втрати уявлення про межі допустимого в синтаксисі. Наприклад, якщо виникла потреба відзначити поліпшення деякого коефіцієнта, то грубою помилкою буде помістити біля відповідного показника комбінацію символів ".". Інша подібна помилка - ставити кілька знаків питання поспіль біля тези про предмет, до кінця ще не вивчений. Така кількість знаків пунктуації тільки заплутає слухачів і не справить на них бажаного враження.

    Тому, якщо потрібно виділити числа або тези, на які необхідно звернути увагу, то, можливо, найкраще рішення - оформити їх більшим шрифтом або іншим кольором в порівнянні з іншими.

    Доповідач повторює те, що написано на слайдах презентації. Однією з найбільш поширених і шкідливих звичок є читання тексту, розміщеного на слайдах. Це не тільки надмірність, але і вірний спосіб зробити нудною будь-яку, навіть саму яскраву презентацію.

    Ще одна поширена помилка - відсутність паузи в промові доповідача на час відображення слайда. Це розсіює увагу аудиторії.

    Схожі статті