Номенклатура справ в організації
У діяльності будь-якої організації утворюється безліч всіляких документів. Якщо їх не впорядковувати навіть протягом невеликого проміжку часу (наприклад, тиждень або місяць), частина просто годі й знайти. Але ж є документи, що вимагають контролю виконання, на деякі необхідний письмову відповідь і т. Д. Щоб знати, де взяти документ, скільки потрібно його зберігати і чи потрібно взагалі, а в подальшому для зручності підготовки справ до передачі на архівне зберігання складають номенклатуру справ .
Види номенклатури справ
Організаціям, які фінансуються з бюджетів різних рівнів, набагато простіше розробити номенклатуру справ, так як зразкові типові номенклатури у них затверджені нормативними актами. наприклад:
Комерційним організаціям доведеться самим розробляти і затверджувати номенклатуру.
Отже, розрізняють три види номенклатур справ:
- типова (встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом);
- приблизна (встановлює приблизний склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер);
- індивідуальна (встановлює склад справ конкретної організації).
Як правило, організації спочатку складають номенклатури справ структурних підрозділів, а потім дані зводяться в одну єдину номенклатуру справ конкретної організації.
Складаємо і оформляємо
Складання номенклатури найкраще доручити відділу документаційного забезпечення. При його відсутності це може зробити офіс-менеджер або ж кадровий працівник.
Якщо чисельність організації не перевищує 100 осіб, з обов'язками по складанню номенклатури справ впорається один працівник. Якщо в трудовому договорі не містилося умов про це, потрібно укласти додаткову угоду з працівником, де обумовити, які трудові функції у нього додалися і як це буде йому оплачуватися. На підставі угоди видається наказ і конкретний працівник призначається відповідальним за розробку і оформлення номенклатури справ.
На підставі п. 3.4.6 Правил зведена номенклатура справ організації складається за затвердженою формою (додаток 7).
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
----------- N ------- Найменування посади
м Архангельськ керівника організації
Як бачимо по таблиці, в номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності організації.
У номенклатуру справ організації включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноваження організації або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії включаються в номенклатуру справ ліквідованої організації).
Основою для визначення структури номенклатури справ є структура (штатний розклад) організації. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів і т. П.).
Нагадаємо, що структурні підрозділи повинні самостійно розробити номенклатуру справ. Зробити це можна за формою Додатка 8 до Правил.
Термін зберігання
і N статей по
переліку
положення про
відділі кадрів,
копія
постійно,
ст. 16
після заміни
новими, копія в ДОУ
посадові
інструкції
працівників
75 років ЕПК,
п. "а" ст. 35
Після заміни новими
накази
керівника
організації по
Основний
діяльності
до минования
потреби,
п. "а" ст. 6
накази
керівника
організації по
особовому складу
75 років ЕПК,
п. "б" ст. 6
накази про
відпустках,
стягнення,
короткострокових
відрядженнях -
5 років
документи -
підстави для
наказів по
особовому складу
штатний
розклад і
зміни до нього
постійно,
п. "а" ст. 32
При розробці в
відділі кадрів
протоколи
засідання
кваліфікаційних
атестаційних
комісій
(Довідки, листи,
відгуки)
15 років ЕПК,
ст. 359
особисті картки
працівників
75 років ЕПК,
ст. 339
75 років ЕПК,
ст. 338
до
запитання,
ст. 342
Чи не затребувані
не більше 50 років
листування про
нагородження
працівників,
присвоєння
почесних звань,
присудження
премій
5 років ЕПК,
ст. 386
Найменування посади Королева П. Р. Королева
Підрозділи Підпис Розшифровка підпису
Протокол ЕК структурного
Від _____________ N ___________
За архів) Підпис Розшифровка підпису
<*> При наявності ЕК структурного підрозділу.
Порядок заповнення граф номенклатури справ як структурних підрозділів, так і організації в цілому визначено п. 3.4.9 Правил.
У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами, наприклад, 02-03, де 02 - індекс структурного підрозділу (з штатного розкладу), 03 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності). Наприклад, накази по основній діяльності - 02-03, 03-03, 04-03 і т. Д.
У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).
Порядок розташування заголовків справ всередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.
На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови і накази вищестоящих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи.
Заголовки справ, заведених відповідно до географічної і по кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів.
Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань ( "різні матеріали", "загальна листування" і т. П.), А також вступних слів і складних синтаксичних оборотів.
Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.
Склад елементів заголовка справи, наявних в прийнятій послідовності, визначається характером документів справи.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути в справі. Наприклад: "Документи про проведення наукових конференцій і симпозіумів (плани, списки, доповіді)".
Термін "документи" застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до будь-якого документу. Наприклад, "Документи до протоколів засідання колегії міністерства".
Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.
У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року.
У графі 4 вказуються термін зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ.
При включенні в номенклатуру заголовків документів, термін зберігання яких не передбачений типовими або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється ЕПК відповідної архівної установи за поданням архіву і ЦЕК (ЕК) організації.
У графі 5 "Примітка" протягом всього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін.
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ замінюється підсумковий запис про кількість заведених справ, окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться в підсумковій записи номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису. Наведемо зразок.
За термінами зберігання
Підсумкові відомості передано в архів
Гаранина / Л. О. Гаранина /
Начальник відділу діловодства -------- ---------------
Номенклатура справ організації візується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління, і після схвалення ЕК організації направляється на узгодження з ЕПК відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації. Пам'ятайте, що номенклатура справ погоджується з архівною установою не рідше одного разу на п'ять років.
Після затвердження номенклатури справ організації необхідно зробити виписки за відповідними розділами для керівників структурних підрозділів та роздати їм для використання.
Підписано до друку