Віртуальний користувач має ім'я, список ролей і список користувачів, які можуть працювати в системі з правами віртуального користувача.
Наприклад, в компанії є посада "Черговий менеджер", який працює з вхідними дзвінками. В даній посаді періодично виступають різні менеджери. "Черговий менеджер" провести первинні переговори з клієнтом і створити запис про клієнта в списку клієнтів. При цьому, менеджером клієнта може бути поставлений віртуальний користувач "Менеджер клієнта".
Як належать користувачеві для "Чергового менеджера" вказані Бороздин, Бравілов і Воропай, які працюють позмінно. Відповідно, кожен з них має рівні права на роботу з клієнтом, менеджером якого вказано "Черговий менеджер".
Також, у разі відходу з компанії одного зі співробітників (Бороздин, Бравілов або Воропай), віртуального користувачеві можна додати одного або декількох співробітників, а пішов з компанії співробітника виключити. Таким чином можна забезпечити взаємозамінність співробітників без зміни даних проектів.
Примітка. Ще одним способом застосування віртуальних користувачів є створення для кожного реального користувача додаткового віртуального користувача. При цьому в системі всі дії здійснюються з віртуальними користувачами, що дозволяє швидко замінити співробітника на іншого без будь-яких додаткових дій з перепризначення менеджерів проектів, відповідальних за клієнтів і інших зв'язків з даними, збереженими в системі.