Коректний документообіг підприємства не тільки спрощує існування, але і позбавить від дебатів з контролюючими органами.
Такі важливі зміна, як оплата праці або реорганізація підприємства, неодмінно викликають ротацію кадрів або зміна фонду ЗП, тому наявність документа, що підтверджує факт заходи, обов'язково повинен бути виданий роботодавцем.
Необхідність видання наказу
У будь-якій компанії може виникнути потреба зміни штатного розкладу. По суті, серйозне перетворення в фірмі починається тільки тоді, коли нововведення будуть включені в цей локальний документ.
Роботодавцю дуже важливо правильно оформити всю супутню цьому процесу документацію, щоб уникнути в майбутньому різного роду проблемних питань.
Наказ про зміну штатного розкладу оформляється в встановлених випадках:
- Виняток / введення посад або цілих відділів, коли перетворення пов'язані з організаційними модифікаціями в компанії.
- Скорочення штату фірми або ІП.
- Зміна величини розміру оплати праці (збільшення / зменшення);
- Реорганізація компанії.
- Зміна назви посад.
Це неповний перелік підстав для видання даного акта, але дані причини найчастіше зустрічаються на практиці, їх ми розглянемо більш докладно.
підвищення окладу
Наказ про зміну штатного розкладу через збільшення розміру оплати праці повинен містити наступні дані:
- Список посад.
- Величину нового окладу;
- Календарний момент введення в силу змін.
Роботодавцям слід не забувати про те, що згідно із законодавством оплата праці - це одне з істотних умов будь-якого трудового договору.
У зв'язку з цим, після внесення змін до штатного розпису потрібно оформити додаткові угоди з працівниками, що відображають змінену величину оплати їх труда.Все фахівці, яких стосуються перетворення, в обов'язковому порядку повинні ознайомитися з ними під розпис.
Чому ми розглядаємо тільки приклад, в якому відбувається збільшення окладів? Тому що ця ситуація виключає будь-які суперечки між роботодавцем і працівником. Навпаки, зменшення окладів викликає їх.
Згідно із законодавством спровокувати зміну умов праці, до яких відноситься і заробітна плата, роботодавець має право тільки тоді, коли це пов'язано з перетвореннями умов праці технологічними або організаційними.
На практиці компанії, щоб обійти це обмеження намагаються укласти з працівником додаткова угода про зменшення окладу в примусовому порядку, погрожуючи звільненням або погіршенням умов праці. Це незаконно і може послужити причиною розвитку спору між сторонами трудового договору.
реорганізація підприємства
Реорганізація підприємства в будь-якій формі може супроводжуватися змінами штатного розкладу, коли одні посади з'являються, а інші виключаються. Інтерес представляють останні.
У разі ліквідації посад, зайнятих працівниками компанії їх необхідно повідомити не пізніше ніж за 2 місяці до передбачуваного моменту звільнення. Крім того, вони отримують право на вихідну допомогу і виплати середнього місячного заробітку протягом 2х місяців з моменту розірвання трудових відносин.
На практиці досить часто при реорганізації модифікуються назви посад. У даній ситуації в дію вступає ст. 74 ТК РФ, яка говорить про те, що роботодавець зобов'язаний повідомити працівника про зміни в письмовому вигляді за два місяці до очікуваних перетворень.
Скорочення штату
Скорочення чисельності працівників стає найпоширенішою причиною видання локального акта про внесення зміни до штатного розпису.
В даному наказі обов'язково вказується наступна інформація:
- посади, які скорочують і (або) кількість їх одиниць;
- календарний момент вступу в силу змін.
Співробітники, які підпадають під скорочення, і особа, на якому лежить відповідальність за його оформлення, повинні ознайомитися з наказом під розпис. Крім того, фірма зобов'язана дотримуватися й інші умови звільнення з цієї підстави, передбачені в ТК РФ. Зокрема, оформити письмові повідомлення для співробітників, запропонувати їм переклад на інші посади (якщо це можливо), провести виплати і оформити розірвання трудових відносин.
Можлива також інша ситуація, коли скорочувати будуть не співробітників, а тільки посаду, що залишається на момент внесення змін вакантною. В даному випадку слід тільки видати акт і внести в локальний документ відповідні зміни.
Введення нових посад або підрозділів
Наказ про зміну штатного розкладу також оформляється у зв'язку з введенням нових посад або підрозділів.
У такому акті зазначатися такі дані:
- Назва нової посади або відділу з зазначенням кількості штатних одиниць.
- Календарний момент вступу в силу змін.
Особливість даного підстави введення перетворень в штатний розклад полягає в тому, що наказ набирає чинності відразу ж після його видання. Оскільки зміна не тягне за собою будь-яких наслідків для трудящих фахівців компанії. З актом організація зобов'язана ознайомити працівників, які відповідають за створення посадових інструкцій.
Зразок наказу про зміну штатного розкладу
зміна посади
Якщо зміни підлягає вакантна посада, не створюються будь-які проблеми, а процедура проводиться в спрощеному порядку.
У тому випадку, коли зазнала змін посаду зайнята, модифікації назви допустимо провести виключно за згодою працівника, так як це істотна умова трудового договору. Після підписання працівником і роботодавцем додаткової угоди про зміну найменування посади, видається відповідний наказ, і вносяться модифікації до штатного розпису.
Якщо працівник не дає свою згоду на зміну посади, роботодавець керується ст. 74 ТК РФ. Слід зазначити, що він володіє відповідним правом виключно в разі перетворення організаційних або технологічних умов праці. Після внесення модифікації до штатного розпису роботодавець повинен зробити відповідний запис у трудовій книжці працівника і його особовій картці (якщо така є).
У великих і маленьких містах різні масштаби бізнесу. Дізнайтеся про прибуткових видах бізнесу в невеликому місті.
зміна МРОТ
Зміна МРОТ тягне за собою необхідність вносити зміни до штатного розпису тільки в тому випадку, якщо посадовий оклад працівників встановлюється в залежності від цієї величини.
Коли такого роду перетворення стосуються більшості або навіть всіх працівників організації доцільно видати новий документ.
Якщо під його дію потрапляє лише невелика кількість співробітників - внести зміни в діючий.
Дивіться також, про штатний розклад в програмі 1С ЗУП
Методика внесення змін до штатного розпису
Зміна штатного розкладу - це перший етап на шляху більш серйозних перетворень, які відбуваються в компанії. Від того, наскільки юридично правильно буде оформлений наказ і виконані супутні процедури, залежать подальші дії і доля компанії.
Ми вже розглянули основні причини, які викликають необхідність внесення перетворення в штатний розклад. При оформленні наказу зазвичай їх вказують у назві.
Зразок тексту виглядає приблизно наступним чином: наказ «Про внесення змін до штатного розпису у зв'язку з реорганізацією підприємства».
Найчастіше перед виданням даного акту підписуються додаткові угоди до трудового договору (наприклад, якщо змінюється найменування посади, оклад). У такій ситуації слід упевнитися в правильності оформлення документів і дотримання всіх необхідних норм, і тільки після цього керівник організації готує наказ, який виступає безпосередньою підставою для внесення змін до штатного розпису.
Обов'язкові реквізити наказу
Слід зазначити, що законодавець не пред'являє яких-небудь строгих вимог до форми даного акту, як написати наказ вирішує сам керівник. Але у цього документа є свої реквізити.
Реквізити наказу - це ті пункти, та інформація, яка повинна бути в обов'язковому порядку вказані в даному акті. В іншому випадку він вважається недійсним.
До обов'язкових реквізитів наказу про зміну штатного розкладу відносяться такі відомості:
Якщо створюється новий штатний розклад, то воно в обов'язковому порядку повинно відповідати формі т-3. Даний бланк розроблений законодавцем і є єдиною допустимою формою існування цього локального акта. У разі її недотримання штатний розклад визнається недійсним.
Ознайомлення з документом під розпис
Згідно з нині чинним законодавством до наказу повинні бути ознайомлені працівники, яких стосуються нововведення, а також особи відповідальні за його виконання. В окремих випадках законодавець встановив мінімальний термін для повідомлення в письмовому вигляді працівників про майбутні перетвореннях.
Наприклад, в разі скорочення штату не пізніше, ніж за 2 місяці необхідно повідомити зацікавлених осіб під розпис.
Штатний розклад - це локальний акт, в який можуть бути внесені зміни в міру необхідності. Їх правильне оформлення - запорука того, що перетворення в компанії буде здійснено без будь-яких проблем.
Навпаки, якщо роботодавець допустить якусь помилку при складанні наказу або в процесі ознайомлення з ним працівників, відповідальних осіб, оформлення супутньої документації на нього чекатимуть серйозні наслідки, наприклад, необхідність відновлювати працівників незаконно скорочених і оплачувати їм час вимушеного прогулу.