1. Загальні положення
1.2. На посаду начальника відділу постачання призначається особа, яка має вищу освіту і стаж роботи за фахом в області закупівель не менше 3 років.
1.3. Начальник відділу постачання підпорядковується безпосередньо заступнику директора.
1.4. Начальник відділу постачання повинен знати:
- основні законодавчі та нормативно-правові акти, що регламентують діяльність фірми з оптової та роздрібної торгівлі продукції;
- сформовану фінансову і господарську практику в цій сфері;
- вимоги фірми до якості товарів;
-оптові і роздрібні ціни на товарні групи з асортименту фірми, в тому числі, ціни основних виробників, постачальників, а також компаній-конкурентів;
- методи і порядок закупівель продукції;
- порядок укладання договорів з постачальниками і контролю за їх виконанням;
- порядок розрахунків за договорами;
- організацію роботи складського господарства фірми, методи планування, контролю та управління складським запасом;
- базу даних, а також інші програмні засоби, що використовуються фірмою для забезпечення торгового процесу.
1.6. На час відсутності начальника відділу постачання (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує призначений менеджер з постачання, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
1.7. Начальник відділу постачання постійно підвищує свій професійний рівень.
1.8. Начальник відділу постачання виконує разові доручення керівників фірми, пов'язані з діяльністю ТОВ «Версія».
1.9. Начальник відділу повинен мати охайний зовнішній вигляд, повинен бути енергійний і позитивно налаштований, володіти комунікабельністю, сприяти створенню сприятливого ділового та морального клімату на фірмі.
2. функціоналом ні обов'язки
На начальника відділу постачання покладаються такі функції:
2.1. Керівництво роботою менеджерів відділу постачання.
2.2. Керівництво та організація закупівлями товару по всій торговельній асортименту Фірми.
2.3. Участь в роботі по формуванню асортименту. Визначення обсягу закупівлі та участь в ціноутворенні. Забезпечення виконання цільових показників по маржі, при збереженні конкурентоспроможності вихідних цін фірми.
2.4. Забезпечення максимальної конкурентоспроможності цін і умов на закуповується продукцію.
2.5. Контроль і організація робіт з виробниками і постачальниками.
2.6. Робота з документами по роботі відділу постачання.
2.7. Організація, управління та контроль роботи з митницею.
3. Посадові обов'язки
Для виконання покладених на нього функцій начальник відділу постачання зобов'язаний:
3.1. Керівництво роботою менеджерів відділу постачання
3.1.1. Розподіляти серед менеджерів відділу відповідальність за певні товарні групи і за додаткові напрямки роботи.
3.1.2. Розглядати і затверджувати пропозиції менеджерів відділу із закупівлі закріплених за ними товарних позицій, виходячи з економічних інтересів фірми.
3.1.3. Ставити цілі і здійснює розрахунок винагороди співробітникам відділу відповідно до встановленого на фірмі порядком.
3.1.4. Організовувати поточне взаємодія свого відділу з іншими відділами фірми.
3.1.5. Забезпечувати своєчасне виконання всіма без винятку працівниками відділу видаються на фірмі розпоряджень, наказів, інструкцій і т. Д.
3.1.6. Підтримувати добрі робочі стосунки всередині трудового колективу.
3.1.7. Щорічно розробляти пропозиції щодо вдосконалення організаційної та кадрової структури відділу постачання, здійснювати заходи з професійного розвитку співробітників, підвищенню їх мотивації.
3.1.8. Забезпечувати режим збереження комерційної таємниці співробітниками відділу постачання згідно чинного положення.
3.2. Керівництво та організація закупівлями товару по всій торговельній асортименту фірми.
3.2.1. Визначати порядок і процедуру закупівлі товару, критерії та норми проведення угод із закупівлі, визначати і узгоджувати порядок розрахунків з постачальниками.
3.2.2. Контролювати стан складських запасів за всіма асортиментним групам.
3.3. Формування асортименту, визначення обсягу закупівлі та участь в ціноутворенні. Забезпечення виконання цільових показників по маржі, при збереженні конкурентоспроможності вихідних цін фірми.
3.3.1. Спільно з відділом збуту проводити оптимізацію закупівельної політики (частота замовлень, розмір замовлення, момент замовлення, незнижуваний залишок на складі) з урахуванням змін купівельного попиту, сезонних коливань, граничних термінів реалізації, ситуації у виробництві конкретних продуктів харчування, а також інших необхідних чинників.
3.3.2. Вивчати маркетингову інформацію і, комерційні пропозиції з метою оптимізації існуючих каналів закупівель.
3.3.3. Спільно з фінансовою службою вести облік витрат фірми на закупівлю товару, регулювати витрати в межах виділеного ліміту (бюджету закупівлі).
3.4. Забезпечення максимальної конкурентоспроможності цін і умов на закуповується продукцію.
3.4.1. Готувати альтернативні варіанти менш витратних і більш прибуткових закупівель.
3.4.2. Стежити за наданням фірмі найбільш вигідних і сприятливих умов по оплаті.
3.5. Контроль і організація робіт з виробниками і постачальниками.
3.5.1. Приймати рішення про необхідні фірмі зміни умов роботи з конкретними постачальниками (про необхідні знижки, зміни вхідних цін, умов оплати, доставки, фасування і так далі), а також рішення про розміри подальших закупівель або про їх можливе припинення, в разі необхідності погоджує свої рішення з заступником директора ..
3.5.2. Контролювати і забезпечувати підготовку укладення договорів з виробниками і постачальниками, погоджувати умови і терміни поставок, вивчати можливість і доцільність кооперації фірми з іншими підприємствами і організаціями для отримання більш вигідних умов закупівлі.
3.5.3. Спільно з фінансовою службою організовувати взаєморозрахунки з постачальниками, стежити за станом кредиторської заборгованості підприємства, що виникла в зв'язку з закупівлями товару.
3.5.4. Розробляти спільно з фінансовою службою помісячний і щотижневий графіки виплат постачальникам підприємства.
3.5.5. Організовувати претензійну роботу з виробниками і постачальниками при порушенні ними договірних зобов'язань, контролювати проведення розрахунків по цих претензіях, погоджувати з ними зміни умов укладених договорів.
3.6. Робота з документами по роботі відділу постачання.
3.6.1. Формувати кошторису витрат відділу щомісяця в термін до 28 числа кожного місяця, гарантувати правильність містяться в них даних, а також контролювати їх виконання. Погоджувати кошторису витрат відділу заступником директора і передавати економісту.
3.6.2. Здійснювати підготовку всіх встановлених для відділу форм звітності, контролювати правильність містяться в них відомостей, підтверджувати (візувати) їх достовірність:
- графік платежів по кожному з напрямків;
- графік поставок із зазначенням асортименту і термінів.
3.6.3. Забезпечувати належний облік, ведення і зберігання документації в своєму Відділі (бази даних, договору, довіреності тощо. Д.).
3.7. Організація, управління та контроль роботи з митницею.
3.7.1. Контролювати, організовувати, керувати проведенням митного оформлення товару.
Начальник відділу постачання має право:
4.1. Діяти від імені фірми, представляти інтереси фірми у взаємовідносинах з іншими організаціями, органами державної влади з питань організації закупівель.
4.2. Знайомитися з проектами рішень керівництва фірми, що стосуються закупівель і збуту продукції.
4.3. Вносити на розгляд керівництва фірми пропозиції щодо поліпшення діяльності відділу постачання.
4.4. Знайомитися з проектами рішень керівниками всіх структурних підрозділів фірми.
4.5. Запитувати особисто або за дорученням керівництва у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.6. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
4.7. Вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників відділу постачання, пропозиції про їх заохочення або про накладення на них стягнень.
5. Відповідальність
Начальник відділу постачання несе відповідальність за:
5.1. Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
5.2. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
5.3. Помилки, допущені в процесі організації закупівель, що призвели до низької продаваемости товару - в межах змінної частини заробітної плати.
5.4. Розголошення комерційної інформації.
5.5. Проведення без дозволу керівництва інтерв'ю, зустрічей, переговорів, що стосуються діяльності фірми.
5.6. Порушення вимог дисципліни відповідно до норм чинного трудового законодавства (ст. Ст. 192, 193 ТК РФ) за порушення внутрішнього трудового розпорядку в фірмі.