В організаціях різного типу застосовують засоби для контролю за робочим часом співробітників. Найпоширеніший з них - турнікет для проходу, що фіксує появу співробітника на території компанії. Обліковувати робочий час також можна без турнікета: досить, прийшовши на роботу, докласти картку до приймача на вході.
Частина співробітників відносяться до даної дії як до ще одного механізму, особливо ті, кому є чим зайнятися на роботі. Інша частина тут же починає винаходити способи обдурити хитрий прилад і передає картки колегам або віртуально «не виходить» з будівлі цілий тиждень. Можливі й інші варіанти.
Що думають про електронний метод обліку робочого часу ейчари?
Будь-які нововведення, так чи інакше обмежують свободу переміщення персоналу, потребують позитивному уявленні з боку HR-відділу. Так, наприклад, в холдингу РДВ кожному, хто проходить інструктаж, головний інженер пояснює, що присутність «в системі» важливо для безпеки працівників: в разі виникнення надзвичайної ситуації спецслужби будуть знати, скільки людина знаходиться в будівлі і хто саме. Також співробітникам дуже важливо для комунікації знати, що потрібний колега знаходиться в офісі - на корпоративному порталі з'являється знак присутності на робочому місці.
Михайло Никонов з Бровариа філії вважає, що електронні пропускні системи значно спрощують роботу охорони. Мінуси її застосування - складність відвідування організації сторонніми представниками (клієнти, відвідувачі), необхідність зустрічати цих представників.
Як показала судова практика по прецедентах в цій компанії, дані електронної пропускної системи враховуються як підтверджує факт відсутності або присутності працівника на робочому місці, але не доводять факт виконання або невиконання своїх посадових обов'язків. Наприклад, запізнення на роботу може бути відповідним чином оформлено, і працівникові можна оголосити дисциплінарне стягнення, попередньо взявши з нього пояснення в письмовій формі, або скласти акт про відмову від пояснень.
Із судової практики Михайла слід, що даних електронної системи про відсутність співробітника для суду достатньо. Але для підстраховки можна скласти акт про відсутність, який ніколи зайвим не буде.
Є й інші думки. Юлія Мамедова, менеджер по персоналу, вважає, що такий захід, як електронна система допуску до будівлі, створена з метою контролю приходу і відходу співробітників з робочого місця, може бути актуальна скоріше для дуже великих підприємств чисельністю в кілька тисяч чоловік і то лише для статистики . Фіксування прогулу (відсутність на робочому місці без поважних причин понад 4 години або протягом робочої зміни) за законодавством все одно повинно проводитися Актування. У законодавстві нічого не говориться про електронні системах, відповідно дисциплінарне стягнення аж до звільнення на цьому грунтуватися не може - буде порушена процедура, і воно буде незаконним. Другий момент: співробітники з певним функціоналом можуть з робочих питань відлучатися, у деяких співробітників взагалі роз'їзний характер роботи, як бути з ними? - запитує Юлія. - Одних враховувати, а інших немає? Юлія зазначає винахідливість ледарів: «Один співробітник, який зазвичай не спізнюється, може носити з собою ще чиюсь картку для пропуску, і не одну, тобто систему легко обдурити.
Висновок Юлія робить такий: «Я не рекомендую директору дрібних компаній встановлювати систему електронного допуску (що до речі і роблю, на нашому підприємстві теж досить гостро стоїть питання про запізнення). В даний момент ми з керівниками підрозділів приховано фіксуємо прихід співробітників, займається цим адміністратор на вході в будівлю. Мета - в кінці місяця перерахувати зарплату за кількістю відпрацьованих годин. Акція йде третій тиждень і вже є результати, мабуть, шила в мішку не сховаєш і слух про це почав просочуватися. Третій тиждень майже всі співробітники (приблизно 80%) приходять вчасно ».
Ірина Єфремова з Дніпродзержинськ ділиться своїми враженнями про електронну пропускній системі: «Працівників в офісі було небагато, близько 70 осіб. Основний склад: топ-менеджери - 4 людини, 50 інженерів, двоє секретарів, бухгалтерія у складі 5 осіб, оператори ПК і програмісти - 5 чоловік і двоє кадровиків.
Так ось, директора протягом дня йдуть і приходять, бухгалтерія - то в податкову, то в банк, програмісти часто відлучали, так як було ще віддалене підрозділ цієї фірми, і потрібно було працювати і в офісі, і десь там.
Про інженерів взагалі нічого не кажу. У них робота складалася з постійних пошуків клієнтів, виїздів на зустрічі, переговорів. Таким чином, встановивши дорогущую систему пропуску, стали контролювати двох секретарів, трьох операторів і двох співробітників відділу кадрів. Перш ніж ставити таку систему, потрібно гарненько подумати, чи потрібна вона чи ні.