Мовні формули офіційних паперів. Основні вимоги до мовного оформлення документів. Мовний етикет в документі.
Особливість мови Істіл офіційних паперів - використання стійких (шаблонних, ста # 1 "дартізірованних) мовних зворотів, що дозволяють з високим ступенем точності відображати регулярно повторюють ситуації ділового спілкування. Ці мовні формули були вироблені багаторічною практикою ділового листування.
У ділових листах використовують також моделі, що виражають прохання, вимоги, розпорядження: Прошу розглянути можливість. ; Прошу вишукати для потреб організації. ; Звертаємося до Вас з проханням. ; нагадування, попередження: Нагадуємо Вам, що термін угоди закінчується. ; Організація повідомляє Вас про те, що. ; пропозиція: На Ваше прохання надаємо Вам про-зор ринку товарів нйшей фірми. ; У відповідь на Ваш зап-ріс пропонуємо Вам. ; відмова від пропозиції: Ми не можемо надати Вам інформацію, так як. ; На жаль, задовольнити Вашу прос'бу не представляється можливим, оскільки. ; Розпорядження, при-каз: Назначіт' на должност' начал'ніка відділу легкої промисловості. ; Обязат' керівників всіх, підрозділів інституту. ; Повідомлення, повідомлення: Повідомляємо, що. ; Сповіщаємо Вас про те, що. ; Доводжу до Вашого сееденія, що. ; Обіцянку, гарантії: Гарантуємо, що. ; Виявлені недоліки будуть усунені в найкоротші терміни.
Крім мовних моделей і синтаксичних конструк-ції, що відображають ті чи інші ситуації ділового загально-ня, слід зазначити також стійкі мовні звороти, міцно закріпилися за офіційно-діловим стилем.
Наприклад: найменш складний. ; найбільш важливий. ; найкращий резул'тат. ; оказат' помощ'ю. ; провести перевірку. ; керівництво вважає за можливе. ; органі-зація не заперечує. ; обеспечіт' виконання. ; створити
необхідні умови. ; подтвердіт' отримання. ; сообщіт' дані. ; подготовіт' до відправки. ; в обставинах, що склалися. і т.д.
Основні вимоги до мовного оформлення документів:
# 9632; дотримання лексичних, граматичних, стилістичних норм, що забезпечують точність і ясність викладу;
# 9632; однозначйость використовуваних слів і термінів;
# 9632; нейтральний тон викладу.
Документована інформація повинна викладатися гранично ясно, чітко і недвозначно - це основна вимога письмового ділового спілкування.
Невиконання цієї вимоги, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє або знижує їх юридичну та практичну значимість.
Смислова точність письмового висловлювання в зна-ве мірою обумовлена точністю слововживання, т. Е. Використанням слів відповідно до їх зна-вам. Слово втексте документа має вживатися тільки в одному значенні, прийнятому в офіційно-діловій письмовій мові. У зв'язку з цим труднощі у вживанні можуть викликати слова-пароніми (слова, близькі за звучанням, що розрізняються значенням). Наприклад: перед-ставіт' (пред'явити, показати: представити звіт) - пре-доставіт' (дати що-небудь в користування, розпорядження кому-небудь: надати відпустку); проводіт' (здійснювати що-небудь: проводити нараду) - проізводіт' (виробляти, виготовляти: виробляти товари).
Неувага до відтінкам значення, забарвленням слів-синонімів також може призводити до смисловим порушень в текстах документів. Так, наприклад, слова побудувати-ить (стилістично нейтрал'ное), звести (стилістична окраска- «високе»), спорудити (создат' щось технічно складне); спорудити (побудувати що-небудь значітел'ное) розрізняються стилістичними забарвленнями, відтінками значення і, як наслідок цього, мають різну сполучуваність. Так, наприклад, правильно складені словосполучення: побудувати склад, спорудити міст, спорудив-нуть арку; поєднання ж звести склад, спорудити ки-оск, спорудити житловий будинок стилістично некоректні. Небажано використання в текстах ділової документації профессионализмов (наприклад, пересадка замість трансплантація; кардан замість карданне устрій-ство та ін.). Область застосування професіоналізмів - це, як правило, усне мовлення, їх використання в пись-тимчасової мови ділового спілкування є стилістичної помилкою. Наприклад, добудуй замість завершення будів-ництва; незавершенка замість незавершене будів-ітел'ство; студенти-вечірки замість студенти вечірнього відділення, безнал, безготівка замість безналічнийрасчет.
# 9632; дати офіційне визначення терміна, наприклад: факторинг - продаж права на стягнення боргів;
· Прибрати термін і замінити його загальнозрозумілою словом або виразом.
У документах не повинні вживатися слова і вирази, що вийшли з ужитку (архаїзми та історіз ми). Слід писати не при сем направляємо, а направляємо; не з цієї року, а цього року (поточного року); несправжнім повідомляємо, а повідомляємо; несправжнім акт складений, а акт складений.
При вживанні числівників в текстах документів слід пам'ятати, що однозначні числа відтворюються словом, а в разі, якщо є вказівка заходи - цифрою (не більше пятірейсов, але 9 кг). Складові числівники записуються цифрами, за винятком тих випадків, коли числівник стоїть на початку речення (Сто найменувань компакт-дисків, але комісія забракувала 15 об'єктів). Порядкові числівники записуються із зазначенням відмінкові закінчення (до 16-го розряду). У фінансових документах поряд з цифровим записом дається словесна розшифровка.
До стандартних аспектам мови діловій письмовій мові відноситься уніфікація скорочень, широко використовуваних в ділових листах. Скорочуються слова, словосполучення, які характеризуються високою частотністю вживання, а також терміни, назви організацій, відомі правові акти, зводи законів і т. Д. Скорочення, які використовуються в текстах документів, підкоряються певним правилам:
1. Скорочення повинні бути однаково протягом усього документа. Неприпустимо скорочувати одне і те ж слово (словосполучення) по-різному або писати його в одному місці повністю, а в іншому скорочено.
2. Не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним членом речення.
3. Не допускається скорочення, якщо воно може спричинити за собою інотолкованія, двозначність в воспри-ятіі фрази.
4. Скорочення слова до однієї літери не допускається, крім випадків традиційних текстових скорочень типу: м (рік), м (пан), л. (Лист, листи), с. (Село), р. (Річка), п. (Пункт) і ін.
В традиції російського ділового листа кращим є вживання пасивних конструкцій замість дійсних. Наприклад: не ми виконаємо, а нами буде виконано; не Ви пропонуєте, а Вами запропоновано. Пасивний стан, як правило, використовується при необхідності підкреслити факт вчинення дії (оплата гарантується, пропозиція схвалена). Однак для надання тексту болиней переконливості, а також в слу-чаї, коли необхідно вказати конкретну особу або організацію як суб'єкт юридичної відповідальності, більш кращою є форма дійсного стану. Наприклад: Завод «Металіст» зриває поставку си-рья; Руководітел' кооперативу не забезпечив техніку безпеки.
Порушення сполучуваності слів з офіційно-діловий забарвленням сприймається як стилістичні ілексіческіе помилки і недоліки. Так, в текстах документів не повинні з'являтися словосполучення на кшталт: дешеві ціни, відряджені витрати, здійснити оплату, представіт' відпустку (лексичні помилки). Неприпустимі так-же в текстах документів поєднання типу: дати кредит, великі знижки, так як вони відповідають розмовної нормі ділового спілкування, а їх поява в письмовій мові є стилістичної помилкою.
При виборі стійкого мовного обороту слід вчи-ють особливості фразеології, що склалася в офіційні-ально-ділового мовлення. При вживанні порівняльної сте пені краще складна форма: менш важливий, більш складний (а не найважливіший, дуже складний). При вираженні найвищому ступені найбільш споживані форма з приставкою: наіболиіій ефект, наімениіій резул'тат або поєднання позитивної ступеня з власною мовою «найбільш»: найбільш важливий.
Досить часто в текстах документів зустрічаються помилки, викликані неправильним вживанням прийменників по, в, з, завдяки і деяких інших. Конструкції з прийменником по та без нього різняться стилістичним забарвленням: конструкції без прийменника - загальновживані, з приводом - характерні для ділового мовлення, наприклад: заходи щодо вдосконалення, досліди з розведення, меропри-ємства щодо попередження, витрати по ремонту. Разом з тим не допускається вживання прийменника по замість прийменника про (про), якщо мова йде про конкретну тему, зміст бесіди, розмови, виступи, наприклад: отчітат'ся про роботу, доповідь про підсумки роботи, переговори про нову угоду. Прийменник по не може вказувати на мету дії і не повинен вживатися замість прийменника для. Так, на-приклад, граматична помилка допущена в наступному реченні: На заводі чимало зроблено щодо поліпшення якості продукції. Правильно було б написати: На заводі чимало зроблено для поліпшення якості продук-ції.
Привід завдяки вживається тільки в тих випад-ях, коли мова йде про позитивні зміни; в слу-чаї негативних наслідків слід вживати прийменник через, наприклад: Завдяки високій технічній кваліфікації фахівців поставлена задача була вирішена на високому технічному рівні. Але: Через низьку якість строітел'них робіт значітел'ное час піде на усунення неполадок.
Слід звертати увагу на узгодження прийменників з іменниками. При цьому необхідно знати, яким відмінком управляє привід. Так, наприклад, з родітельнимг відмінком вживаються прийменники щодо, щоб уникнути, з метою, протягом, в продовження, щодо, внаслідок; з давальним відмінком вживаються прийменники завдяки, в ставленні до, стосовно, відповідно, згідно, з.
Типовим для офіційно-діловій письмовій мові є вживання дієприкметникових оборотів. Дієприслівникових оборот служить засобом передачі дії, що відбувається одночасно або у зв'язку з іншими дей-ствиями. За допомогою дієприслівниковими обороту можна передати різні оціночні характеристики: увага, надану порушеного в листі питання; зацікавленість у якнайшвидшому завершенні роботи і т. д. Наприклад: Уважно розглянувши поданий до затвердження проект, дирекція вважає. Як відзначають фахівці, дієприслівниковими оборотом слід починати, ане завершувати фразу. Наприклад: З огляду на. ; Вважаючи. ; Беручи до уваги і т. Д. Обов'язковою умовою вживання дієприслівникових зворотів є те, що два дії, одне з яких виражений дієсловом-присудком, а інше дієслово, повинні здійснюватися одним і тим же особою (або ставитися до однієї особи). Помилка у вживанні дієприслівниковими обороту допущена в наступному реченні: Пропрацювавши всього два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху. Правильно було б сказати: Пропрацювавши всього два місяці, він зіпсував відносини з начальником цеху.
У письмовому діловому спілкуванні етикет проявляється у формі і змісті документів і, перш за все, в формулах звернення, вираження прохань, відмов, претензій, способи аргументації та ін. Як підкреслюють спеціа-листи, етикет - найважливіший інструмент в досягненні комунікативної мети і одночасно прояв культури пише. У діловому листуванні використання етикетних засобів носить регламентований характер.
При зверненні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади і управління, президентам (головам) товариств, компаній, фірм, звернутися, із зазначенням посади і без прізвища, наприклад: Шановний пане Президенте! Шановний пане голово! Шановний пане мер! У листах-запрошеннях, повідомленнях допускається про-рощення по імені та по батькові: Шановний Володимире Ан-дреевіч!
Згідно з традиціями вітчизняного ділового етикету при формулюванні прохань, запитів, пропозицій, думок і т.п. прийнята форма вираження від першої особи множини:
Формула звернення від першої особи однини прошу, пропоную, запрошую використовується в листах конфіденційного змісту, а також в документах, оформлених на бланках посадових осіб.
На наш погляд, ціни на Вашу продукцію високі, що робить невигідною її реалізацію в нашому регіоні.
Ми висловлюємо надію на розумну цінову політику з Вашого боку, що, в кінцевому рахунку, призведе до длитель-ному і плідної співпраці.
Якщо розглядати частку продукції Вашого підпри-ку в обсязі нашої реалізація, то вона становить, до сожале-нию, близько 7%.
У світовій практиці ділового листа ознакою хорошого тону є вираз подяки за точність, за своєчасний відповідь: Дякуємо Вам за своєчасну відповідь. ; Дозвольте виразіт' прізнател'ност' за участь в.
З удовол'ствіем запрошую Вас прінят' участь в. Маю честь прігласіт' Вас. ; Ми були б раді відет' Вас на.
Слід виключити, однак, так звану помилкову ввічливість. Химерні вираження, типу Буд'те так люб'язні або Будьте ласкаві сообщіт' і подібні, недоречні в ділових листах.
За допомогою етикетних засобів, а також засобів образності можна зняти надмірну офіційність, сухість послання, урізноманітнити інтонаційний малюнок тексту, надати мові при необхідності експресивні відтінки. Приклад використання етикетних фраз, стійких обо-Ротов розмовної мови в комерційному інформаційному листі:
Приносимо свої вибачення за знову причиняемое беспо-койство. На жаль, в банку чергове закручування гайок, і ми не можемо отримати паспорт угоди без вищевказаних документів та, отже, здійснити оплату.
З повагою Підпис
Вибір етикетних коштів обумовлений, в першу чергу, комунікативної заданістю послання. Однак тільки культура, такт і об'єктивність в оцінці тих чи інших виробничих ситуацій можуть підказати правильний підбір слів і виразів.
1.4. Нові тенденції в практиці російського ділового листа
Стало можливим поява в текстах офіційних поздоровлень слів та зворотів мови, характерних для особистих послань, наприклад:
Щиро бажаємо вам міцного здоров'я, щастя, твор-чеських успіхів і благополуччя у всіх ваших справах!
Хай береже вас Бог /
Набагато більшою мірою лібералізація мови і стилю ділових послань, відступ від норм офіційно-ділового стилю характерні для листів, якими обмени-ються партнери по електронній пошті, що, ймовірно, пояснюється спонтанністю такого роду спілкування, необхідністю швидкого реагування при вирішенні завдань виробничого, службового характеру. Іноді ці відступи приймають вельми несподівану форму. Так, співробітники одного з підприємств обмінялися листами по електронній пошті з метою вирішення виробничого питання. Для залучення уваги до проблеми ініціати-тор спілкування надав своєму посланню стиль фейлетону, в ньому використовувалися не тільки емоційно-оціночні слова, але і мовні звороти, які виражають іронію, сар-Казмо. Наводимо фрагмент цього листа:
Історія одного узгодження (незакінчена) Шановна.
Без малого місяць пройшов з того моменту, коли я, скром-ний трудівник управління маркетингу, звернувся до Вас з проханням погодити наказ про впровадження СТП 097. До того
Однак серед недавно з'явилися іншомовних тер-минов є слова, які називають нові поняття (презентація, резюме), а є слова, що дублюють російськомовні (або запозичені, але вже стали звичними) на-звання давно існують понять і явищ (оферта - комерційна пропозиція; прайс -лист - прейскурант). Запозичення першого типу мотивовані появою нових реалій життя, запозичення другого типу - прагненням наблизитися до світових стандартів офіційно-ділової термінології. Саме друга тенденція викликає в деяких випадках витіснення російськомовних тер-минов і термінологічних словосполучень іншомовними синонімами, що в підсумку може призвести до надмірного насиченню діловій письмовій мові запозиченнями.