Вимоги до підготовки та оформлення документів:
1) Статут, а також інші документи не прошивати і не скріплювати.
2) Повне та скорочене найменування організації (із зазначенням правової форми власності) повинні відповідати Статуту, аж до лапок, прогалин і контексту.
4) Посада одноосібного виконавчого органу (далі ЕІО) Товариства повинна повністю відповідати посади, зазначеної в Статуті (якщо в Статуті прописано, що ЕІО директор, то його посаду в Рішенні / Протоколі повинна бути саме директор, якщо ж за Статутом генеральний директор, то відповідно рішення / Протокол надаються на генерального директора і т.п.).
5) Якщо документи підписуються на підставі Довіреності, то додатково необхідно надати завірену копію Довіреності на право підпису документів за ЕІО. Довіреність повинна давати право завірення копій документів організації. Форму довіреності на право підпису документів Ви можете запитати у співробітників УЦ. Якщо довіреність видана з правом передоручення, то співробітник може підписати доручення на отримання ключа і обробку персональних даних. Але, звертаємо Вашу увагу, що довіреності, видані в рамках передоручення, оформляються нотаріально (п. 3 ст. 187 ЦК України). Якщо у співробітника відсутня право передоручення, то довіреності, необхідні для видачі ключа, повинен підписати ЕІО суспільства.
6) Якщо термін повноважень ЕІО, зазначений в Статуті, закінчився, необхідно надати Протокол або Рішення про продовження повноважень на займаній посаді на наступний термін відповідно до Статуту.
7) Номери ІПН / КПП і свідоцтво про Державну повинні відповідати відомостям, зазначеним в Свідоцтва. Повне та скорочене найменування товариства в свідоцтві має повністю відповідати установчим документам (Статуту).
8) У всіх документах необхідно перевірити достовірність відомостей про співробітників. ПІБ, серія і номер паспорта, орган що видав паспорт і дата видачі повинні СУВОРО збігатися написанням у паспорті.
9) Не слід використовувати двосторонні параметри друку документів. Необхідно упевнитися в цілісності вмісту: не зривається чи текст по краях документа і в місцях підписи. Не слід роздруковувати документи формату .pdf штатними засобами MacOS. На роздрукованих документах не допускається наявність додаткових рамок, чорних квадратів і т.д.
10) Підпис на документах проставляється строго оригінальна. Використання штампів (факсимільного підпису) не допускається. Документи завіряються основний (головною) печаткою. Друк для митного оформлення, для документів, № 1 та інші печатки не підходять. Якщо використовується не основна печатка, то необхідно докласти завірену копію наказу про печатках, в якому вказується область застосування печаток організації.
Підписи в документах повинні бути ідентичні. Підпис ЕІО порівнюється з його підписом в установчих документах, у наказі. Підпис Заявника на документах повинна відповідати його підпису в паспорті. Якщо працівник не може розписатися як в паспорті, можна надати завірену копію наказу про його призначення на посаду (або трудового договору), в якому буде відображений новий зразок підпису співробітника.
11) На документах не повинно бути ніяких додаткових позначок, помарок, написів, внутрішніх номерів, під якими документи реєструються у Вашій організації.
12) Всі документи повинні бути чіткого якості.
13) Перевірте правильність реквізитів Вашої організації на друку (повне найменування, місце розташування Товариства, а також інші реквізити, якщо вони вказані).