Методика підготовки і проведення конференцій
Вищим органом крайової, міської та районної (окружної) організації є конференція.
Відповідно до ст. 7.16. і 7.29 Статуту ООВКК крайові, міські та районні ради «скликають конференції ветеранів, встановлюють норму представництва і порядок обрання делегатів».
Звітно-виборні конференції (далі «конференції») скликаються один раз в 5 років.
Залежно від кількості первинних ветеранських організацій, їх чисельності, пропонованої місткості приміщення для проведення конференції, можливостей обслуговування делегатів на конференції рада встановлює норму представництва.
Після цього складається в міському, районному та окружному раді зведена відомість, в якій вказується кожної первинної ветеранської організації норма їх представництва, тобто кількість делегатів, яке вони мають обрати на своїх загальних зборах. Ця зведена відомість затверджується на засіданні ради. Тут же стверджується порядок обрання делегатів на крайову конференцію. Окружні та районні організації в містах Краснодар, Новоросійськ і Сочі обирають своїх делегатів на міські конференції.
Після визначення норми представництва і порядку обрання делегатів на крайову конференцію президія міського, районного, окружного ради розробляє графік проведення загальних зборів. Розробляється їм же бланк анкети делегата і затверджується на президії.
Президія міського, районного ради ветеранів визначає склад оргкомітету, його голови, заступника і секретаря. Склад оргкомітету затверджується на засіданні крайової ради.
Така робота президією міської, районної ради повинна проводиться за 2-3 місяці до початку проведення звітно-виборних зборів в первинних ветеранських організаціях.
Завдання оргкомітету міського, районного, окружного ради:
- Визначити час і місце проведення конференції, список запрошених.
- Розробити порядок денний конференції.
- Підготувати звітну доповідь ради.
- Підготувати проект Постанови конференції і виступаючих.
- Підготувати проект доповіді мандатної комісії, проаналізувавши анкети делегатів.
- Підготувати та видати: тимчасові посвідчення делегатів, мандати, роздатковий матеріал.
- Замовити приміщення для проведення конференції.
- Укласти договори на обслуговування делегатів конференції.
- Своєчасно повідомити делегатів конференції і запрошених про дату, час і місце проведення конференції.
- Організувати і провести реєстрацію делегатів і запрошених, видати роздатковий матеріал.
- Розробити «План заходів з підготовки та проведення звітно-виборної конференції» із зазначенням графіка засідань оргкомітету.
- Розробити «Порядок роботи звітно-виборної конференції» громадської організації ветеранів.
- Завчасно призначити і підготувати головуючого на конференцію - помічника голови ради. Від підготовки і вміння вести конференцію залежить успіх її проведення та прийняття необхідних рішень і постанов.