Звіт може складатися з декількох сторінок даних. Якщо модуль підготовки звіту підтримує розриви сторінок, то вони можуть міститися на початку або кінці певного елемента звіту. Модуль підготовки Excel при експорті зберігає в звіті макет разом з розривами сторінок. Відомості про те, як додавати розриви сторінок, див. В розділі Як додати розрив сторінки (конструктор звітів).
Макет даних перетворюється в табличну структуру, яка містить цілком весь звіт, включаючи всі вкладені елементи. Осередки в міру необхідності об'єднуються, дозволяючи елементів звіту розміщуватися в виділеної області.
Всі порожні рядки або стовпці, які менше зазначеного користувачем значення, видаляються, стискаючи тим самим незайняте місце в електронній таблиці Microsoft Excel. Цей розмір можна регулювати параметром RemoveSpace у відомостях про пристрій (значення за замовчуванням - одна восьма дюйма, або 3,5 мм). Явно задані порожні рядки або стовпці таблиці або матриці не видаляються. Додаткову інформацію про створення параметра RemoveSpace см. В розділі Reporting Services Device Information Settings.
Розміри рядків і стовпців звіту наводяться у відповідність макету вихідного звіту. Якщо макет містить рядків або стовпців більше, ніж підтримує Excel, модуль підготовки видає помилку і звіт не обробляється. Перекриваються елементи розташовуються один за одним.
Розміри сторінки перевіряються по внутрішній таблиці, що містить найбільш поширені розміри і орієнтації сторінок. Якщо розміри сторінки збіглися з одним зі значень цієї таблиці, то використовуються ці розміри, а орієнтація сторінки встановлюється в книжкову. В іншому випадку висота і ширина сторінки міняються місцями, і проводиться повторний пошук в таблиці. Якщо розміри сторінки збіглися з одним зі значень таблиці, то вони використовуються, а орієнтація сторінки встановлюється в альбомну. Якщо в результаті пошуку розміри сторінки не знайдені, орієнтація сторінки визначається порівнянням висоти і ширини. Якщо висота сторінки більше, ніж її ширина, то вибирається книжкова орієнтація, в іншому випадку - альбом-па. Стовпці і відстань між ними не враховуються.
Верхній колонтитул представляється в звіті у вигляді рядків. Властивості Excel Freeze Panes і Split. які знаходяться в меню Window робочого листа, керують видимістю рядків верхніх колонтитулів на екрані. Властивість Printtitles. доступне через діалогове вікно Page Setup. містить значення Rows to repeat at top і Columns to repeat at left. керуючи повторенням цих рядків на кожній сторінці звіту.