ЯК СКЛАДАТИ кошторису офісних ВИТРАТ
Кожен секретар стикався із завданням - скласти кошторис представницьких витрат, яких адміністративних витрат, будь то канцелярські та господарські товари, сторонніх послуг з прибирання приміщення, корпоративних витрат і ін.
У статті представлені різні кошторису та їх застосування в електронній версії для полегшення праці секретаря. Файли-додатки EXCEL Ви зможете знайти внизу.
Розглянемо основні кошторису.
У великих організаціях топ-менеджмент часто веде переговори з іноземними партнерами. Від підсумків переговорів залежить подальша доля компанії. Для керівника принциповим питанням є, щоб все пройшло гладко. Тому на секретаря покладається завдання - скласти кошторис на витрати конференції, засідання і т.д. Одночасно з цим завданням ставиться наступна - знайти оптимальний варіант співвідношення ціни і якості.
Перш, ніж приступити до розрахунку, необхідно зібрати наступні дані:
1) Кількість осіб, які беруть участь на конференції. Можливо керівник припустити думку про те, що після офіційного прийому, будуть гості і тоді в кошторис потрібно закласти додаткові витрати.
2) Місце проведення. Попередньо слід уточнити у боса, з яким класом обслуговування Вам потрібно знайти приміщення (ресторан, конференц-зал). Для наочності потрібно скласти мінімум дві кошторису з різними місцями керівнику на вибір. Важливо вказати, що входить у вартість послуг, як часто будуть подавати закуски, що буде входити в меню.
3) Дата і час зустрічі. Ці нюанси впливають на вартість зняття приміщення для засідання.
4) Доступні перекладачі. Якщо зустріч з іноземними партнерами, то потрібен буде перекладач. Ви також знаходите кілька варіантів.
5) Нотаріуси, адвокати. Іноді на зустрічі необхідно запросити представників закону. Найчастіше - це люди, з якими компанія співпрацює багато років, а іноді секретарю потрібно самому їх знайти. Так чи інакше вартість їх послуг і витрати на їх витрати в ресторані (готелі) повинні бути враховані.
6) Таксі. Слід прорахувати оптимальну доставку людей до місця зустрічі і назад додому (або в готель).
7) Страви, напої, прикраси. Якщо зустріч проходить в ресторані, то це розраховується оптимальне меню, або закладається приблизний бюджет витрат на їжу. Іноді засідають в офісі або в конференц-залі, тоді потрібно самим закупити фрукти, напої.
8) Подарунки, подарунки. Можливо, бос вважатиме за потрібне зробити подарунок своєму партнеру, або подарувати квіти на випадок якщо компаньйон - жінка. У кошторисі потрібно вказати точну вартість таких витрат.
- Кошторису витрат на закордонні відрядження
Кожен керівник хоча б раз літав у відрядження за кордон. Іноді на секретаря покладаються клопоти про продовження або створенні візи. Але основними моментами в кошторисі витрат на відрядження за кордон є:
1) Квитки в обидва боки. Ці квитки зазвичай резервується заздалегідь, що знижує їх вартість.
2) Доставка боса з аеропорту в готель. Найчастіше потрібно врахувати всі поїздки керівника (по місту, на зустрічі).
3) Проживання в готелі. У цій статті буде не зайвим врахувати чайові обслуговуючому персоналу.
4) Екскурсії. Великі підприємства можуть собі дозволити витрати на розширення кругозору свого топ-менеджменту. Тому, з огляду на ці витрати, потрібно розрахувати вартість туру.
Кошторис витрат на відрядження схожа до кошторису представницьких витрат.
На початку року бажано складати кошториси адміністративних витрат, а саме: на канцтовари, на господарські товари та аптечку.
3.1. Кошторис витрат на канцелярські товари.
Перш ніж складати кошторис витрат на канцтовари, слід створити бланк, в якому будуть вказані всі відділи і підрозділи з їх запитами. У підсумковій колонці підсумувати все одиниці і помножити на ціну. Щомісяця будуть дозакупки, а секретарю легше відстежувати, що і коли вже було придбано. Такий облік дасть можливість контролювати частоту замовлень і скоротити ймовірність присвоєння офісної канцелярії. Також, в кінці року секретар може підбити підсумки і самостійно зробити замовлення на наступний рік оптом за заниженою ціною.
Додаток заповнюється просто - в колонках з підрозділами ставляться заявки відділів, а в підсумковій таблиці вказується ціна. Далі кошторис вважається за формулами.
3.2. Кошторис витрат на господарські товари.
Якщо ви не замовляєте клінінг-послуги, то потрібно складати кошториси на господарчі товари. Бажано їх також закуповувати на рік. Нехай прибиральниця компанії складе список, а ви внесете їх в свій план. Ви також можете протягом року поповнювати запаси. Але у вас вже буде можливість стежити за раціональним витрачанням коштів. І навіть якщо ваш офіс прибирають сторонні фірми, вам необхідно буде мати під рукою власні господарські товари (віники, ганчірки для підлоги, ганчірки для пилу, сміттєві пакети, та інше).
Також необхідно скласти додаткові витрати на закупівлю кави (якщо в офісі є кавоварка), доставку води, вивезення сміття та інших господарських послуг, якими користується фірма.
Не забувайте про дрібних штучках, які часом можуть знадобитися навіть керівнику - нитки з голкою, сірники, ножиці манікюрні).
І наостанок, до складу госптоварів входять різні деталі по прикрасі офісу - квіти в горщиках, гарні серветки, вази, підставки, келихи, посуд, повітряні кулі, вітальні листівки.
3.3. Кошторис витрат на медикаменти.
На кожному поважному підприємстві повинна бути укомплектована аптечка, в якій є все необхідні ліки. Особливо, якщо організація працює з прямими клієнтами. Через рік слід переглянути терміни придатності і поповнити аптечку.
Обов'язково потрібно вставити інструкцію до всіх ліків і приладів і номера лікарів або швидкої допомоги.
4.1. Витрати на корпоратив.
Це можуть бути новорічні корпоративи, або дні народження фірми. Завдання секретаря завчасно зарезервувати ресторан і ведучого, закупити подарунки на конкурси. Якщо корпоративи проводяться в офісі, то потрібно скласти кошторис закупівлі продуктів, напоїв, прикраси офісу.
У додатку потрібно вказати кількість осіб у відділах та вартість на одну людину страв.
4.2. Комплекс витрат на заохочення співробітників.
Багато підприємств вітають своїх співробітників, тому доцільно скласти графік днів народжень всіх працівників на рік і поповнювати протягом року, на випадок якщо хтось звільниться або прийметься на роботу. Таким чином, буде закладено бюджет на дні народження. Іноді підприємства вітають з днем народження дитини, або виділяє гроші на випадок смерті близького родича. Це також можна включити в бюджет в якості резервного фонду.
4.3. Витрати на тімбілдінг.
Сучасна мода демонструє, що спільні вилазки за межі офісу позитивно впливають на створення команди, а не просто відділу. Тому, погодивши, з керівником, потрібно скласти кошторис витрат на тімбілдінг в деталях і в декількох варіантів, щоб бос міг оцінити, що підприємству підходить найбільше.
Скласти кошторис витрат на Тимбилдинг можна за подобою кошторису корпоративних витрат.
4.4. Витрати на навчання колективу.
Сюди входять витрати на семінари, курси підвищення кваліфікації, книги і журнали зі збагачення професіоналізму працівників.
І спеціально для створення «зв'язків» не буде зайвим скласти кошторис презентів всім цим особам на основні свята.
Таким чином, будь-який секретар, може бути, допомогти своєму керівнику і офісу, склавши будь-яку кошторис витрат, за винятком кошторисів виробництва, якими займається плановий відділ.
Ваша Вікторія Торосян