У невеликих будівельних компаніях співробітник кошторисно-договірного відділу (СДО) зазвичай виконує масу функцій, які прямого відношення до його посадовими обов'язками не мають.
Якщо у великих будівельних компаніях передбачено наявність юридичного відділу, який окремо займається договорами, є планово-економічний відділ (ПЕО), який розраховує рентабельність проекту, то в невеликих компаніях таких служб, як правило, не передбачено.
Часто буває, що співробітник СДО виконує всі ці функції: готує договори, веде реєстри, відстежує строки, розраховує планову, реальну кошторисну прибуток (не ту, яка була показана в кошторисної комп'ютерній програмі, а ту, на яку організація розраховує). Адже кошторисні та внутрішні тарифи в будівництві сильно різняться. Відповідно, співробітник СДО повинен враховувати і ті, і інші, маючи можливість назвати різницю між кошторисної і реальною вартістю робіт, заробітною платою і так далі.
Велика і дрібна будівельна компанія
Причому в будівництві такі поняття як «велика» і «дрібна» компанія досить-таки неоднозначні. Наприклад, її штат може складатися всього з десяти чоловік. І така компанія своїми силами не виконує будівельні, монтажні, пусконалагоджувальні роботи. Вона має тільки керуючий апарат, а все решта аспекти будівництва передає на субпідряд. Однак ця компанія цілком може виконувати багатомільярдні проекти. Наприклад, отримуючи державні замовлення, маючи налагоджені, довгострокові ділові відносини з субпідрядниками. Іншими словами, за чисельністю штатного персоналу ставитися вона може до малого бізнесу, а за фінансовими показниками, рівнем прибутку бути на рівні великого бізнесу.
У той же час, будівельна компанія, в штаті якої значаться і працюють монтажники, співробітники будівельних спеціальностей, великими оборотами може і не похвалитися, тому що обсяг замовлень може бути непостійним.
Спеціалізоване «Готове рішення для СДО»
Повертаючись до співробітників СДО, хочеться навести як приклад спеціалізований інструмент, який би допомагав у щоденній роботі і істотно полегшував ведення управлінського і договірного обліку. Мова йде про комп'ютерну програму «Готове рішення для СДО».
У програмі реалізовані наступні функції:
Підготовка та облік договорів за єдиними стандартами. Завдяки цьому можна швидко зробити вибірку документів і обробити їх за заданими критеріями. Наприклад: по об'єктах, замовникам, виконавцям, сумам договорів, відповідальним особам, типам будівництва (промислове, цивільне, дорожнє) і так далі.
- Розподіл робіт по субпідрядним організаціям з їх подальшим контролем термінів, обсягів, вартості.
- Формування та перевірка КС-2, КС-3.
- Ведення документообігу (зберігання, візування, сканування документів, контроль переміщення паперових копій).
- Наскрізний облік всього ланцюжка: замовник, генпідрядник, субпідрядник (рисунок 3).
- Система нагадувань для можливості поетапного відстеження кожного договору.
- Імпорт кошторисів з MS Excel і кошторисних програм, а також формування комерційних кошторисів за власними, внутрішньофірмовим нормативами (як для замовника, так і для підрядника).
- Отримання звітів по виконанню робіт, проектів, договорів, які демонструють все, що стосується замовників, субпідрядників і розподілу робіт.
- Ведення «Картки підрядника», в якій можна відстежити всю історію робіт з конкретним підрядником за будь-який період часу.
- Робота в єдиній базі контрагентів (замовників і субпідрядників). Причому такої бази немає в жодного бухгалтерії, ні в будь-якому іншому відділі. У ній містяться всі дані про субпідрядників, навіть про тих, співпраця з якими з якихось причин не відбулося.
Це лише короткий перелік функцій програми «Готове рішення для СДО». Основна її завдання: стандартизувати і автоматизувати діяльність кошторисно-договірного відділу. Зробити так, щоб співробітники СДО мали необхідних даними в оперативному режимі, могли отримувати завчасні нагадування про відхилення від термінів виконання робіт, знали, який договір необхідно пролонгувати. Загалом, стали володарями реально працюючого інструменту, який би полегшив їхню професійну діяльність.
Порядок цін на програму «Готове рішення для СДО»
Вартість п'яти ліцензій такої програми становить 195 000 рублів (менше 40 000 рублів на одне робоче місце). Причому п'ять ліцензій можуть влаштувати і відділ, в якому працює більше п'яти осіб. Досягається така можливість завдяки конкурентоспроможності ліцензії. Одночасно вводити дані в програму або редагувати їх можуть не більше п'яти користувачів.
Якщо ж в програму увійде шостий користувач, то він вже не зможе цього робити (діятиме технічне обмеження). Однак в демо-режимі подивитися дані, введені іншими користувачами, можливість залишиться. Побачити можна звіти, документи, реєстри.
Для співробітників, які для здійснення своєї діяльності повинні мати дані з них, цієї можливості цілком достатньо. Більш того, навіть нагадування про важливі події користувач, який працює в програмі в демо режимі, отримувати буде. Наприклад, це нагадування про закінчення термінів дії договорів та інших документів.
Є розробники, які дотримуються правила, що не дозволяє навіть в демо-режимі переглядати дані. Компанія «АЛТІУС СОФТ» до таких не належить.
Порівнюючи вартість ПО
Метою цієї частини статті не є очорнити кошторисна програмне забезпечення (його ми наведемо для наочності). Просто це найбільш близький за змістом приклад. Програма «Готове рішення для СДО» кошторисну програму чи не дублює і не замінює.
Якщо будівельна компанія працює в кількох регіонах, то для того, щоб складати кошториси для замовника і визначати вартість будівельних робіт, їй необхідно придбати кошторисну програму з нормативами тих регіонів, в яких вона здійснює свою діяльність.
Зазвичай вартість однієї кошторисної програми з необхідними збірками на одного кошторисника складає близько 100 000 рублів. І для того щоб підтримувати кошторисні нормативи в актуальному стані на поточний період часу будівельна компанія для кожної кошторисно-нормативної бази повинна купувати індекси перерахунку кошторисної вартості в поточний рівень цін і довідники поточних цін на матеріали. Середні щомісячні витрати в цьому випадку складуть від 5000 до 15 000 рублів. У підсумку, 100 000 рублів будівельної компанії потрібно виділити на покупку однієї кошторисної програми і від 60 000 до 180 000 рублів на рік слід виділяти на її оновлення.
При цьому кошторисна програма автоматизує одного кошторисника, а програма «Готове рішення для СДО» автоматизує цілий відділ. До того ж, те, що вказується в кошторисах для замовника, не відповідає реально виконуваних робіт і структурі витрат. Кошторисні нормативи ніяк не допомагають компанії-виконавцю (підряднику) розуміти її реальний стан. Склад витрат, договірні витрати, кошторисний прибуток, фонд оплати праці - все це міститься в кошторисної програмі, але по суті є лише обгрунтуванням вартості для замовника, і ніяк не сприяє поліпшенню, стандартизації внутрішнього управління компанії-виконавця. Управляти ресурсами, фінансами підприємства кошторисні програми не допомагають. І часто кошторису робляться для того, щоб затвердити фінансування. А в ряді випадків без кошторисів, складених за цими нормативами, замовник будівництва просто не підпише договір.
Справедливості заради треба сказати, що кошторисна програма використовується не завжди. Тобто, стосовно до деяких проектів купувати її не потрібно. Але залежить це «потрібно» або «не потрібно» виключно від вимог замовника будівництва. Якщо фінансування бюджетне, то в більшості випадків наявність кошторисних нормативів і, як наслідок, кошторисних програм обов'язково. Коли ж робота йде за рахунок комерційних інвестицій, то необхідності в кошторисної програмі може і не бути.
Співробітники шукають, розробник знайомить, начальник СДО відгукується
До речі, за відгуками слухача одного з минулих інтернет-семінарів, начальника СДО компанії «Капітал-буд» Курносова Євгенія, правильно і важливо працювати в єдиній базі даних субпідрядних організацій. Однак такі інструменти, як Word або Excel, зручними для цієї мети не є. На думку Євгена, програма «Готове рішення для СДО» містить безліч корисних функцій для даного відділу, і її освоєння було б відмінним кроком на шляху до автоматизації бізнесу.
Вся інформація на сайті носить довідковий характер і не є публічною офертою, яка визначається положеннями Статті 437 Цивільного кодексу Російської Федерації. Технічні параметри (специфікація), комплект поставки товару, ліцензій, складу послуг можуть бути змінені виробником без попереднього повідомлення.
+7 (495) 229-45-49 / +7 (499) 682-95-22