Основними операціями при роботі з будь-якими файлами документів є операції відкриття існуючого файлу, збереження відредагованого доку-мента і закриття файлу. У цьому розділі ми розглянемо особливості роботи з файлами робочих книг.
Робоча книга Excel є файлом у форматі Microsoft Excel. Для того щоб працювати з збереженої раніше робочою книгою, необхідно відкрити файл, який містить цю робочу книгу. Такий файл може знаходитися як в цій папці, так і в будь-який інший, або на іншому диску, або навіть в мережі. Стандартний робочий книга Excel має одне з двох розширень:
- xlsx (якщо робоча книга не містить макросів);
- xlsm (якщо робоча книга містить макроси).
Для того щоб відкрити робочу книгу, збережену раніше:
- Виконайте команду Файл → Відкрити або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + O. Після виконання будь-якого з цих дій на екрані з'явиться діалогове вікно Відкриття документа (рис. 1). У середній частині вікна зображений список файлів, що знаходяться в цій папці. Зліва розташовані значки найбільш часто використовуваних папок Windows.
- Якщо в цій папці потрібний файл відсутній, знайдіть і відкрийте папку, яка містить шуканий файл. Для цього скористайтеся списком Папка. який розташований у верхній частині вікна. Натисніть кнопку праворуч від списку, а потім виберіть диск, на якому знаходиться файл. При переміщенні по дереву каталогів зручно користуватися кнопкою Перехід на один рівень вгору, має вигляд жовтої папки зі стрілкою вгору. Ще одна корисна кнопка розташована зліва від неї. На ній зображена жирна стрілка вліво. Ця кнопка дозволить швидко повернутися назад до папок, порушеними.
- Виділивши потрібний файл, зробіть подвійне клацання кнопкою миші або натисніть кнопку Відкрити.
Існує й інший спосіб. Він повільніше, але зате надає додаткові можливості. Якщо вам доведеться вирішувати контрольних робіт на замовлення. то зверніть увагу на невелику стрілку праворуч на кнопці Відкрити. Якщо її натиснути, на екран буде виведено додаткове меню, що містить команди Відкрити. Відкрити для читання. Відкрити як копію. Відкрити в браузері. Відкрити і відновити.
Мал. 1. Діалогове вікно Відкриття документа
Наведемо ще один швидкий спосіб відкриття файлів. Якщо з вихідним файлом недавно працювали, то його ім'я може зберігатися в списку останніх відкритих файлів. Для того щоб скористатися цим списком, перейдіть на вкладку Файл і в розпочатому поданні виберіть пункт Останні. Тепер у вікні виводяться імена останніх двадцяти п'яти відкритих файлів (установка кількості запам'ятовуються імен файлів може змінюватися). Якщо ім'я потрібного файлу є в списку, виберіть його. В іншому випадку скористатися цією можливістю не вдасться.
Для зміни кількості файлів, що відображаються в списку Останні, можна задати потрібне значення в поле з лічильником Число книг в списку останніх файлів, розташованому під списком. Для первинного включення можливості редагування цього поля встановіть прапорець, розташований поруч.
Є можливість змінювати розміри діалогового вікна Відкриття документа. Зверніть увагу на маленький трикутник у правому нижньому кутку цього вікна - якщо за-вистачити його мишею і потягнути, то розміри вікна Відкриття документа зміняться.