У медицині легко зрозуміти різницю між лікуванням симптомів і хвороби. Зламане зап'ясті дуже болить, тому потрібно усунути не тільки хворобливі відчуття за допомогою знеболюючих, але і призначити лікування, яке допоможе кістках зростися правильно. Однак, як відрізнити симптом від проблеми, якщо мова йде про бізнес? Адже якщо ви почали лікувати симптоми, це призведе лише до того, що через якийсь час проблема все одно вилізе назовні.
Пам'ятайте, що її джерела завжди знаходяться всередині. І навіть якщо вам здається, що ви знайшли причину, копайте далі і можливо натрапите на першоджерело.
В англомовному варіанті назва описаного в статті методу - The Root Case Analysis (RCA). Якщо максимально спростити метод, то він складається з трьох кроків:
- Визначте що трапилося.
- Визначте чому це сталося.
- Усуньте проблему і зменшите вірогідність її повторної появи.
RCA передбачає, що існує три причини проблем:
- Фізичні причини. Наприклад, механізм перестав працювати.
- Людський фактор. Людина зробила щось не так, що призвело до виникнення проблеми. Наприклад, фізичної поломки.
- Організаційні причини. Система, процес або політика, яким слід людина.
RCA розглядає всі три причини, тому метод можна застосовувати практично в будь-якій ситуації.
Процес пошуку першоджерела проблеми
Визначте проблему
- Що відбувається? Опишіть проблему своїми словами, це важливо, тому що зазвичай людина навіть не може підібрати правильні слова. а значить не визначив для себе проблему.
- Які специфічні симптоми? Ваша проблема може мати відмінні риси. Опишіть їх.
Зберіть інформацію
- Які у вас є докази того, що проблема дійсно існує? Це здається дивним, але в багатьох випадках люди вважають проблемою те що або ще нею не є, або може бути взагалі перевагою.
- Як довго існує ваша проблема?
- Який вплив цієї проблеми?
Ви повинні повністю все проаналізувати перш ніж шукати чинники, які на неї впливають. Щоб використовувати метод RCA на повну, проконсультуйтеся з людьми з різних областей і зберіть всі точки зору.
Хорошим інструментом на даному етапі буде CATWOE. Він дозволить подивитися на проблему під різними кутами.
Визначте ймовірні причинні фактори
- Яка послідовність подій привела до виникнення проблеми? Це питання можна застосувати у всіх сферах вашого життя. Навіть якщо ви не збираєтеся використовувати цей інструмент, задавайте його собі якомога частіше.
- Які обставини дозволили проблеми з'явитися?
- Які інші проблеми оточили вашу центральну проблему? Біда, як ви знаєте, не приходить одна.
На цьому етапі виявите і запишіть так багато причинних факторів, скільки можливо. Як правило, люди визначають два чинники і починають шукати корінь проблеми. Тому вони не здатні копнути дуже глибоко.
Використовуйте такі прийоми як метод «П'яти чому» (на першорядне питання кожен раз уточнюйте «Чому?») Або її модифікації «Чому?». Ці прості техніки допоможуть знайти джерело проблеми. Звичайно, якщо вона не дуже комплексна.
Визначте першоджерело (і) проблеми
- Чому першоджерело проблеми існує?
- Яка реальна причина того, що проблема з'явилася?
Використовуйте ту ж техніку «П'яти чому», вона теж підійде на цьому етапі. Поринайте якомога глибше в першоджерело проблеми.
впроваджуйте рішення
- Що ви можете зробити для того, щоб проблема більше не виникала?
- Як саме рішення буде впроваджено?
- Хто буде відповідальний за впровадження рішення?
- Які ризики при впровадженні рішення?
Важливо планувати на цьому етапі, щоб передбачити наслідки від впровадження вашого рішення. І якщо воно призведе до поганих наслідків, ви будете до них готові.
Хорошою стратегією буде введення в вашій компанії (якби займаєтеся бізнесом) філософії Гемба кайдзен. Це японський метод безперервного вдосконалення робочого процесу: крок за кроком, але кожен день. При такому підході першоджерела проблеми знаходяться значно швидше і ефективніше.
Бажаємо вам удачі!