Сьогодні здати алкогольну декларацію своїми силами під силу як великим організаціям з виділеним штатом, так невеликим роздрібним магазинам. Як правило, основні страхи і складності в підготовці документа суворої звітності базуються на відсутності повнофункціональної системи обліку і, як наслідок, нерозуміння яка кількість ресурсів буде потрібно для цього заходу. Тим часом спеціалізовані системи автоматизації враховують всі нюанси галузі, мають попередні налаштування в частині ведення обліку алкоголю і, тим самим, дозволяють істотно заощадити трудовитрати.
Автоматизація обліку алкоголю дозволяє сформувати алкогольну декларацію, домогтися прозорості обороту алкоголю як для самого підприємства, так і для перевіряючих органів.
«Наріжним каменем» в питанні здачі суворої звітності служить перевірка алкогольної декларації на відповідність даним постачальника. Наявність розбіжностей призведе до того, що документ буде відхилено РосАлкоРегулірованіем.
Далі ми розповімо про те, як здати алкогольну декларацію без розбіжностей з даними постачальника за допомогою системи автоматизації магазина Даліона.
Чи можна уникнути розбіжностей з даними постачальника?
Велика частина розбіжностей обумовлена людським фактором:
- Прибуткова накладна не заведена в облікову систему
- У прибутковій накладній вказані невірні або неповні дані
Кількість подібних помилок можна знизити шляхом внутрішнього регламенту, який передбачає обов'язкову звірку з даними постачальника по кожному приходу. Для цього достатньо погодити з постачальником форму додатка до прибуткової накладної, де будуть відображені всі реквізити, необхідні для заповнення алкогольної декларації:
- Код виду алкогольної продукції
- Найменування виробника
- ІПН виробника
- КПП виробника
- Обсяг алкоголю в дкл.
Аналогічна форма формується в обліковій системі Даліона. На цьому етапі відбувається ручна звірка.
Перевірка алкогольної декларації на відповідність даними постачальника
Перевірка алкогольної декларації служить для отримання точної відповідності даних магазину з даними постачальника. Ефективна звірка можлива тільки автоматичним шляхом, з повним виключенням людського фактора.
Для здійснення перевірки досить запросити у постачальника дані за формами 11,12 або 6. З вимогами до файлу для звірки з даними постачальника можна ознайомитися тут.
В процесі звірки в програмі Даліона перевіряються:
- Код виду продукції
- ІПН і КПП виробника
- ІПН і КПП одержувача / постачальника (в залежності від форми)
- дата постачання
- номер ТТН
- номер ВМД
- Обсяг поставленої продукції
За результатами звірки формуються загальна і детальні зведення з посиланням на документ руху.
Важливо пам'ятати, що виявлення розбіжностей - це тільки частина завдання. Після перевірки декларації та виявлення розбіжностей неминуче слід коригування в управлінській системі.
Теги: облік алкоголю