Оформленням податкової накладної повинен займатися той чоловік, який зареєстрований як платник податку на додану вартість і якій присвоєно індивідуальний податковий номер платника такої форми податку. Якщо ж оформленням накладної займаються люди або філії підприємств, які не зареєстровані в такій якості, то платник податку, до складу якого входять такі підрозділи або під керівництвом якого працює така людина може доручити право виписки накладної ім. Але при цьому він зобов'язаний попередити про подібну рокіровку податковий орган.
Обов'язково необхідно заповнювати поле порядковий номер даного документа. Як правило, він присвоюється відповідно номеру накладної в реєстрі виданих та отриманих накладних.
Далі необхідно заповнити дату виписку. Зазвичай така накладна виписується прямо в день виникнення податкових зобов'язань. Обов'язково відзначаємо поля, де необхідно вказати повну або скорочену назву фірми (в основному, це ті дані, які вказуються в статутних документах) або прізвище, ім'я, по батькові того особи, яка зареєстрована як платник податку на додану вартість.
Обов'язковою полем є опис придбаних товарів (а також робіт або послуг) і їх кількість. Тут же вказуємо основні фінансові положення - це ціна поставки без урахування податку, ставка податку та сума податку (все в цифровому значенні) і, нарешті, фіксуємо загальну суму тих коштів, які повинні бути сплачені з урахуванням податку.
Складати накладну потрібно в двох примірниках - це оригінал і копія. Не забуваючи при цьому у верхній лівій частині документа робити відповідні позначки.