1. Беремо тахокарт і ручку
2. В поле з чоловіком в кепці пишемо прізвище та ініціали водія. Заповнюватися може англійською мовою або рідною для водія мовою. Про мову це всіх полів стосується.
3. Дивимося на стрілочки: від будиночка - пункт відправлення, до будиночка - пункт прибуття. Якщо будиночка немає, то знайте, що пункт прибуття завжди жирна стрілка. Вписуємо в відправлення місто відправлення, в прибуття місто прибуття, нічого складного.
4. Далі йде номер транспортного засобу. На нього відводиться дві маленькі рядки
5. Дата відправлення - ставимо дату відправлення (не на часі)
6. Дата прибуття - заповнюємо коли витягаємо тахокарт
7. Значення з одометра по прибуттю. Заповнюємо коли витягаємо тахокарт
8. Значення з одометра по відправленню. Вписуємо значення пробігу з одометра тахографа автомобіля.
9. Пройдена відстань. Обчислюється і записується в кінці робочого дня
Якщо так сталося, що самописці тахографа вийшли з ладу, шайбочки необхідно заповнювати вручну. На зображенні показана тахокарт Veeder Root, але принцип у всіх однаковий. Малюються лінії ручкою по шайбі відповідно до часу. На прикладі показаний режим праці та відпочинку водія за добу:
з 0-00 до 6-00 водій відпочивав
з 6-00 до 8-00 водій займався роботою, не пов'язаної з водінням. Тобто проходив медкомісію, підкачувати колеса, протирав лівий задній габарит і т.д.
з 8-00 до 12-30 відбувалася робота за бубликом.
з 12-30 до 13-30 відпочинок
з 13-30 до 15-30 робота
з 15-30 до 16-00 відпочинок
з 16-00 до 19-00 робота
Далі відпочинок. Таким чином, загальне робочий час становить 11 годин, час водіння 9 годин, що допустимо. За великим рахунком, правильна транспортна компанія, а точніше її логісти, повинні відразу до рейсу підказувати водієві можливі варіанти відпочинку. Це їх безпосередньої роботи.