Як відбувається зовнішнє і внутрішнє погодження документів в СЕД? Використовується лист погодження або створюються нові версії документа?
Жодна організація не обходиться без процесів узгодження. Сюди відноситься не тільки розгляд і оцінка документа, але це і інструмент, який дозволяє забезпечити керованість процесами в організації.
Метою узгодження документів є підвищення якості документів, рішень і управлінських процесів. Звідси і необхідність вибудовування процесу узгодження чітко і прозоро. В результаті узгодження ми отримуємо візування документа всіма зацікавленими особами, а його результатом є підписання керівником узгодженого документа.
Найчастіше узгодженню підлягають документи, що стосуються зони відповідальності різних підрозділів, наприклад фінансової служби, юридичної служби, і т.д.
Представники цих служб переважно повинні узгоджувати розділи документа, які стосуються саме до їх зоні відповідальності.
В результаті узгодження документів буває три види резолюцій, а саме на документі може стояти відмітка "погоджено", "потрібна доробка", це відноситься до внутрішніх і вихідних документів, або може стояти відмітка «погоджено із зауваженнями», це відноситься до узгодження зовнішніх документів, рідше для внутрішніх. Також може бути резолюція в вигляді «відмовлено».
Нас цікавлять перші два варіанти, тому що в разі відмови процес узгодження можна сказати, що завершується. Якщо ж документ повернувся до резолюції «потрібна доробка» або «погоджено із зауваженнями», то виникає необхідність фіксації виникли зауважень.
Одними з найбільш поширених способів відображення зауважень в документі є оформлення листа узгодження та фіксація в ньому зауважень, а також створення нової версії документа і внесення в документ правок.
Протиставляти один одному дані способи не можна. Це пов'язано з тим, що кожен з них застосовується на певному етапі узгодження та в певній ситуації. Перетин цих способів можливо тільки при відображенні зауважень до документа. Можна розглянути особливості використання обох способів.
Створення нової версії і внесення зауважень до документа
Кожен узгоджувальний може внести правки в прикріплений файл (в нову версію документа), узгодити документ або відхилити його, а також може додати нові файли, все це вони можуть зробити в режимі рецензування. При цьому інформація, яка була внесена кожним з узгоджувальних, буде збережена.
Скоротити час на узгодження і виключити необхідність отримання повідомлення про звільнення документа дає можливість режим одночасної роботи.
Плюсами даного способу є те, що погоджує може внести зауваження безпосередньо в сам согласуемое документ, він бачить версії документа і зауваження, які були створені іншими учасниками процесу, при повторному узгодженні узгоджувальний також бачить, яким чином були усунуті його зауваження і бачить самі зауваження. Також плюси даного способу в тому, що є можливість підписати свою версію документа електронним підписом, щоб дозволить гарантувати її незмінність.
Але не обійшлося і без мінусів, які полягають в тому, що ініціатору завдання необхідно об'єднувати зауваження узгоджувальних з різних версій в один документ, а також мінус в тому, що даний спосіб застосовується тільки для документів, які були створені всередині організації. Документи, які надійшли від інших організацій, на жаль, редагувати неможливо.
Фіксація зауважень в листі узгодження
Незважаючи на всі плюси, даний спосіб має і своїми мінусами, до яких можна віднести те, що якщо зауважень до документа досить багато, то їх буде незручно фіксувати в звіті «Лист узгодження».
Якщо ж у узгоджувальних немає зауважень або якщо їх успішно усунули, то узгоджувальний повинен завізувати документ електронним підписом. Для прийняття остаточного рішення керівниками, які підписують документи, необхідні візи узгодження в документах.
СЕД протоколює всю роботу з документом і збереже в системі історію всіх змін, які були зроблені користувачами, в т. Ч. І інформацію про те, хто їх користувачів вніс візу в документ.
Якщо в результаті документ роздруковується з СЕД і підписується на паперовому носії, то можливий наступний порядок роботи. Спочатку на підставі віз, внесених в документ в СЕД, автоматично формується і друкується з системи лист погодження, а також сам документ. Потім уповноважений співробітник перевіряє лист погодження, перевіряє візи, внесені в СЕД, а потім запевняє лист погодження та роздрукований документ. Після цього роздрукований і завірений документ передається керівнику на підпис разом з роздрукованим і завіреним листом узгодження. У систему електронного документообігу вноситься відмітка про цю подію після того, як документ був підписаний на паперовому носії. Таким чином, в якості висновку, можна відзначити, що при узгодженні внутрішніх документів, все-таки, найбільш зручним є створення нової версії документа. Кількість створених версій при узгодженні може бути зумовлене різними факторами. До таких факторів можна віднести те, що якщо узгоджувальних трохи, а термін узгодження великий і ризик внесення согласующим змін в документ відсутній, то буде досить однієї версії документа на кожне коло узгодження. Всі зміни вносяться в документ у вигляді приміток або в режимі редагування. Ще один фактор полягає в тому, що якщо узгоджувальних багато, а термін узгодження є обмеженим і є ризик того, що погоджує внесе до документа зміни, то кожен погодиться слід створити свою версію документа і підписувати її електронним підписом.
При узгодженні зовнішніх документів, створення версій зазвичай не використовується, тому що це ускладнює процес, якщо узгоджувальних більше ніж один. Всі зауваження краще фіксувати в листі узгодження, і в подальшому можна буде на їх основі створити протокол розбіжностей. При цьому вихідний документ залишається незмінним.
Деякі компанії в якості оптимального варіанту і виходу для багатостороннього узгодження документа останнім часом стали використовувати спеціальні системи, які дозволяють вносити правки і примітки кільком зовнішнім согласующим в один документ, розташований в універсальному хмарному сховище (наприклад, Google Docs).
У підсумку, ми прийшли до висновку про те, що необхідно прагнути до однаковості способів фіксації зауважень і відображення факту узгодження при вибудовуванні процесу узгодження. Це потрібно для того щоб ініціатор і погоджують не думали про те, яким чином потрібно це робити в залежності від виду документа. Це також критично і для керівника, що підписує документ на підставі віз узгоджувальних.
Анонси майбутніх номерів