Здається, що може бути простішим, ви знайшли той же самий товар за вигіднішою ціною, і вам слід відмовити іншого постачальника, з яким у вас давно налагоджено ділове співробітництво. Але в цьому випадку звичайні фрази типу «ми змушені відмовитися від подальшої співпраці» можуть бути перекручено витлумачені і сприйняті як образа. У діловому світі слід з повагою ставитися до своїх партнерів і уникати повного розриву взаємин, тому слід написати лист-відмову таким чином, щоб залишити можливість співпраці в майбутньому, адже не виключено, що умови цієї співпраці в подальшому можуть бути змінені до вашої вигоді.
Перш за все, слід внутрішньо налаштуватися, що нічого поганого ви писати не збираєтеся, і відмова в діловому спілкуванні зовсім не означає якусь образу. І ви, і ваші постійні партнери переслідуєте свої цілі, вони можуть збігатися або не збігатися, але кожен з вас має право досягати їх будь-якими більш вигідними, оптимальними і раціональними шляхами. Вашим завданням є відмовити в максимально тактовної і коректній формі. Зробити це не так вже й важко.
Переходячи власне до відмови, необхідно чітко сформулювати і сам відмову, і причини, що спонукали вас відхилити пропозицію або призупинити подальшу співпрацю. Наприклад: «У даний час ми не можемо прийняти вашу пропозицію, оскільки наша компанія не має можливості придбати пропонований товар за вказаними цінами» або: «Ми змушені тимчасово відмовитися від співпраці з Вами з цього питання, оскільки нам були запропоновані більш вигідні умови, що дозволяють підвищити ефективність діяльності нашої компанії ».
Лист-відмова має містити згадку альтернативних варіантів співпраці в майбутньому: «Ми висловлюємо надію, що наше співробітництво продовжиться, і в подальшому ми залишимося партнерами і зможемо реалізувати кілька нових проектів».