Корисні поради про те, як ефективно організувати документообіг в організації.
Пропонуємо вашій увазі серію матеріалів про програми та рішеннях, які істотно полегшують рутинну працю бухгалтера. Перший матеріал присвячений огляду інструментів, пов'язаних з контролем, обліком і обробкою первинної документації.
Інформація надана Групою компаній «Ефективні рішення» - провідним розробником систем електронного документообігу на базі платформи «1С: Підприємство».
Діяльність сучасних компаній базується на розрахунках з постачальниками і клієнтами, всі доходи і витрати необхідно документально враховувати при підготовці податкових звітів. Чим складніша структура підприємства і кількість що відбуваються внутрішніх процесів, тим складніше вести документальний облік змін. Практично всі господарські операції необхідно документувати, оскільки кожна з них пов'язана з отриманням прибутку або витратами.
Найбільш типові ситуації виникнення труднощів і помилок при роботі з документами в сучасних компаніях такі:
- Неможливо знайти оригінал друкованої версії документа. Чим більше компанія, тим більше ймовірність втрати часу у зв'язку з довгим пошуком документів. Якщо в організації створено електронний архів, це не виключає усунення проблеми, оскільки шукати потрібно документ по заздалегідь відомим реквізитами, які також не завжди відомі або доступні.
- Трудно або зовсім неможливо визначити актуальну версію вихідного документа. В процесі множинних візуальних звірок виникає велика кількість неточностей, наприклад, при обробці багатосторінкових рахунків на оплату або товарних накладних, які раніше друкувалися менеджерами. Документи можуть перероблятися, але при цьому в базі зберігаються всі версії разом. Через це ускладнюється контроль оплат або затримуються терміни відвантажень товарів.
Це найбільш типові ситуації виникнення складнощів в документообігу організацій. Питання полягає в тому, як часто вони можуть виникати і до яких наслідків призводять.
Найгострішою проблемою являетсяпроблема з швидким пошуком оригіналів первинних документів. В першу чергу це різко відчутно при закритті періодів або підготовці звітів для зустрічних або камеральних перевірок.
Розглянемо найбільш типову ситуацію, як відбувається реєстрація первинних документів, які надходять в компанії після підписання контрагентами.
До оли торгова організація працює з клієнтами через посередника (наприклад, через транспортно-логістичну компанію), накладна відправляється разом з відвантажених товаром. Отримавши товар, клієнт повертає документ з підписом і печаткою поштою або через кур'єрську службу. Після того, як документ надходить до канцелярії, бухгалтеру потрібно відразу про це повідомити, але в силу технічних причин це відбувається вкрай рідко. Для цього повинна діяти система оповіщення. На практиці, для того, щоб отримати необхідні документи при закритті періоду, бухгалтеру необхідно самостійно організувати пошук, звертаючись безпосередньо до менеджерів або працівникам канцелярії.
Це ускладнює роботу бухгалтера і перетворює в рутину. Найкращий спосіб змінити ситуацію - організувати дієву систему контролю документообігу, що дозволяє вести облік вхідних і вихідних документів.
Система контролю первинних документів повинна базуватися на наступних функціональних можливостях:
- кожен документ, який друкується менеджером, повинен автоматично реєструватися в системі з унікальним цифровим номером або штрих-кодом;
- після підписання документа і його повернення від контрагента факт отримання повинен реєструватися в базі;
- при реєстрації документа досить вважати штрих-код і поставити позначку «Документ в наявності» (при цьому відбудеться зміна статусу документа); після зчитування документа можна легко встановити додаткову інформацію про створення документа.
Такий підхід в організації документообігу дозволить бухгалтеру отримати інструмент, за допомогою якого можна легко формувати звіти про всі надходять або вихідних документах.
Сформувавши звіт про відсутніх документах, можна ініціювати процес збору документів. Відповідальним за подальший пошук документів може бути не тільки бухгалтер, а офіс-менеджер або співробітник архівного відділу.
З огляду на всі зазначені критерії, на основі яких повинен бути налагоджений облік первинної документації, фахівці Групи компаній «Ефективні рішення» розробили просту і легку у використанні програму «Ефективні рішення: Штрихкодування і управління документами». Програма інтегрується в існуючу базу «1С: Підприємство», не вимагаючи значних змін системи.
Для того, щоб докладніше дізнатися про програму - досить залишити заявку на безкоштовну демонстрацію програми. Фахівці компанії-розробника дадуть відповідь на всі питання і протягом 15 хвилин продемонструють переваги використання даного продукту.