Розберемося, як списати основний засіб, яке було вкрадено або через пошкодження прийшло в непридатність. Розповімо, які оформити документи, зробити проводки, як порахувати податки.
Як списати основний засіб в бухгалтерському обліку
Компанія може втратити основного засобу не по своїй волі - через крадіжку або надзвичайної ситуації, наприклад пожежі. Щоб відобразити в обліку вибуття або псування ОС, насамперед проведіть інвентаризацію. Факт крадіжки або псування зафіксуйте в інвентаризаційного опису за формою № інв-1 і порівнювальної відомості за формою № інв-18. Результати ревізії керівник повинен затвердити своїм наказом. Після цього ви складете акт про списання ОЗ за формою № ОС-4 або № ОС-4а. Використовувати саме перераховані форми не обов'язково, компанія може розробити зразки документів сама.
Після того як інвентаризація закінчена, недостача відображається в обліку записами:
ДЕБЕТ 01 субрахунок «Вибуття основних засобів» КРЕДИТ 01
- списана первісна вартість зниклого ОС;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субрахунок «Вибуття основних засобів»
- списана сума амортизації, накопичена по об'єкту;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 субрахунок «Вибуття основних засобів»
- відбито збиток в розмірі залишкової вартості викраденого ОС.
Подальший облік суми збитку залежить від того, будуть знайдені зловмисники чи ні. Збиток буде або списаний на рахунки винних осіб, або на фінансові результати. У першому випадку проводка - дебет 73 (76) кредит 94, а в другому - дебет 91 субрахунок «Інші витрати» кредит 94.
А як бути, якщо зловмисники вкрали не всі основний засіб, а тільки деякі деталі або зіпсована тільки частина ОС? В цьому випадку збиток буде дорівнює вартості ремонту.
Припустимо, була викрадена деталь верстата. За допомогою внутрішнього розслідування зловмисника знайшли, ним виявився співробітник компанії. Свою провину він визнав і погодився відшкодувати збитки. Бухгалтер відобразить пропажу і ремонт основного засобу такими проводками:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 60
- відображені витрати на ремонт ОС;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 20
- відображено суму збитку від крадіжки;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- списаний збиток на рахунок винуватця.
А коли співробітник компенсує збитки, бухгалтер запише:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
- отримані гроші від співробітника.
Є питання
Як бути в тому випадку, якщо викрадене ОС все-таки повернеться до компанії, в той час як його вже списали і врахували в витратах?
Ні Податковий кодекс, ні ПБО не пояснюють, як визначити вартість повернутого майна і які проводки зробити компанії в цьому випадку. Можна вчинити так. Спочатку відновити первинну вартість ОС проведенням за дебетом рахунка 01 і кредитом рахунку 91 субрахунок «Інші доходи». А потім і амортизацію. Запис: дебет рахунку 91 субрахунок «Інші витрати» і кредит рахунку 02. Залишкову вартість знайденого ОС потрібно включити в податкові доходи (адже при розкраданні компанія врахувала її у витратах). Амортизуватися об'єкт почне з наступного місяця після повернення.
Як списати основний засіб в податковому обліку
Як списати основний засіб, якщо викрадач виявлений? Списати збиток до витрат відразу не можна. Спочатку включіть в доходи суму збитку, яку вдалося стягнути з винуватця (п. 3 ст. 250 НК РФ). Позареалізаційні доходи компанія визнає в той момент, коли вступить в силу рішення суду або зловмисник визнає свій борг перед компанією (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Тільки після цього організація має право врахувати вартість вкраденого майна у витратах на підставі підпункту 20 пункту 1 статті 265 Кодексу.
Такий же порядок діє, якщо майно було застраховано і компанія отримала відшкодування. Сума, виплачена страховою, стане доходом, а залишкову вартість ОС можна врахувати у витратах.
Якщо згодом винуватця все ж знайдуть і суд зобов'яже його відшкодувати збитки, то суму в межах відшкодування компанія поверне страховику. Повторно в доходи її включати не потрібно.
У травні слідство у справі було припинено, і страхова виплатила відшкодування. Бухгалтер запише:
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки по майновому і особистому страхуванню»
- 500 000 руб. - отримано відшкодування від страхової компанії;
ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки по майновому і особистому страхуванню»
- 175 000 руб. (675 000 - 500 000) - включена до витрат різниця між залишковою вартістю ОС і сумою страхового відшкодування.
Якби вартість страхового відшкодування виявилася більше залишкової вартості ОС, то у компанії виник би дохід. Наприклад, компанія отримала від страхової не 500 000, а 700 000 крб. Тоді бухгалтер зробив би запис:
ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки по майновому і особистому страхуванню» КРЕДИТ 91 субрахунок «Інші доходи»
- 25 000 руб. (700 000 - 675 000) - включена в доходи різниця між сумою страхового відшкодування і залишковою вартістю ОС.
Основний засіб прийшло в непридатність через пожежу або іншої надзвичайної ситуації? Компанія має право врахувати втрату у позареалізаційні витрати (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Якщо сталася пожежа, то зберіть наступні документи: довідку Управління Державної протипожежної служби, акт про пожежу та протокол огляду місця події, а також акт інвентаризації.
Окремо зупинюся на обліку витрат від крадіжки і псування для компаній на ССО. Суму відшкодування шкоди упрощенщік включає в доходи на дату надходження грошей на рахунок. Тут потрібно керуватися пунктом 1 статті 346.15 і пунктом 3 статті 250 НК РФ.
ПДВ. Мінфін говорить, що з вартості викраденого або зіпсованого майна потрібно відновити податок. Адже через вибуття компанія не буде більше використовувати об'єкт в операціях, що обкладаються ПДВ.