Кадрова робота (діловодство і управління персоналом) стратегічно важливу ділянку діяльності в будь-якій компанії. Однак на практиці часто виникають питання. Наприклад, такі: чи варто створювати окремий структурний підрозділ, що відповідає за кадри? Або для цього досить виділити одного фахівця? Як трансформувати кадрову службу при злитті компаній? І як в цьому випадку організувати роботу її співробітників? Давайте розберемося.
Діяльність будь-якої організації неможлива без підбору співробітників, управління ними, а так само ведення і обліку відповідних кадрових документів. Найбільш поширеним варіантом вирішення даного питання є створення в компанії спеціалізованої служби з управління персоналом (кадрової служби) або відділу кадрів.
Однак, якщо компанія невелика або тільки з'явилася, окремий підрозділ можна не створювати, поклавши обов'язки по підбору кадрів та ведення діловодства на головного бухгалтера або навіть на рядових співробітників. В такому випадку необхідно включити відповідний пункт в посадові їх інструкції і закріпити такий стан в трудовому договорі.
У кожній організації робота з персоналом будується по-різному. Тому процес і система організації залежить від того, які конкретні завдання буде необхідно вирішувати кадровій службі в подальшому.
Цілі і завдання кадрової служби
Заснована мета кадрової служби - організація роботи всіх співробітників таким чином, при якому дана компанія буде найбільш ефективно функціонувати. Серед основних завдань можна умовно виділити кілька напрямків. По-перше, це організаційна діяльність. Наприклад, формування, розробка, вдосконалення та оптимізація чисельності та штату компанії. По-друге, робота з співробітниками компанії: підбір, адаптація, мотивація працівників, планування кар'єри і розробка навчальних програм. По-третє, облік і контроль, а саме організація документообігу, ведення кадрового діловодства, облік робочого часу і контроль за дотриманням трудового законодавства. Залежно від того, які конкретно цілі ставляться перед даними структурним підрозділом, більше уваги буде приділятися тому чи іншому напрямку діяльності.
Як розподілити ролі?
Спосіб організації діяльності, так само як і розподіл обов'язків в кадровій службі залежать від декількох параметрів. По-перше, від цілей і завдань самої компанії, по-друге, від розмірів компанії. Так, наприклад, на малому підприємстві кадрова служба може бути представлена одним менеджером з персоналу, який веде діловодство, здійснює підбір і адаптацію персоналу, коли це потрібно.
Чисельність співробітників малих підприємств не перевищує ста чоловік, серед малих підприємств виділяються мікропідприємства - до п'ятнадцяти чоловік.
Якщо компанія буде розвиватися, і чисельність співробітників буде збільшуватися - то має сенс створювати кадрову службу, що складається з фахівця з кадрового діловодства і фахівця з управління персоналом. При розподілі обов'язків між фахівцями їх коло відповідальності та обов'язки не будуть перетинатися, але при необхідності вирішувати складні і проблемні питання вони будуть доповнювати один одного, що сприятиме ефективній та чіткій роботі кадрової служби. При бажанні управління персоналом та ведення кадрового діловодства можна доручити різним структурним підрозділам компанії. Однак, при такій організації роботи слід чітко закріпити в локальних актах компанії порядок взаємодії таких відділів або департаментів.
Для великих компаній найбільш оптимальним є наступний варіант розподілу обов'язків всередині кадрової служби. Практичний досвід показує, що зручніше розділити кадрову службу на кілька підструктур. Наприклад, на відділ підбору персоналу, відділ кадрів, відділ навчання персоналу і т.д. При цьому, чисельний склад відділу залежить від різних явищ, в тому числі і від кадрової політики компанії, але зазвичай це не менше 4-6 співробітників.
Як визначити склад кадрової служби?
Як ми вже згадували, склад працівників, так само як і структура кадрової служби буде залежати від профілю діяльності компанії і від її розмірів. Однак, в будь-якому випадку, до складу кадрової служби рекомендується включати наступних фахівців. По-перше, це керівника, який очолить цю структуру і забезпечить її функціонування. По-друге, фахівець з персоналу, який здійснює заходи з пошуку та підбору персоналу, вивчає ринок праці і організовує проведення співбесід і тестувань при прийомі на роботу. По-третє, інспектор з кадрів, здійснює ведення кадрового діловодства. При необхідності до складу служби можна включити юриста (фахівця) з питань трудового права, архіваріуса, відповідального за ведення системи зберігання та обліку документів організації, а так само діловода, відповідального за обробку та облік кореспонденції, створення довідкової бази документів організації.
Якщо юрист в компанії крім курирування своєї основної діяльності (в тому числі і питань трудового права) веде кадрове діловодство, то краще оформити це як роботу за сумісництвом. В такому випадку буде мати місце подвійне підпорядкування: керівнику юридичного відділу та керівнику служби персоналу. Це, забезпечить, по-перше, однаковість при веденні кадрового діловодства, по-друге, додатковий контроль з боку головного юриста компанії.
Слід мати на увазі, що яка б система організації кадрової служби не була обрана, сама процедура створення цієї структури не змінитися. Спрощений алгоритм створення кадрової служби:
- Напрямок службової записки, що обгрунтовує необхідність створення кадрової служби, на ім'я керівника організації. Як додаток до такої записки додається розрахунок чисельності працівників кадрової служби, а також організаційна структура кадрової служби.
- Відображення чисельного складу працівників кадрової служби в штатному розкладі;
- Видання керівником компанії наказу про створення кадрової служби та наказу про призначення її посадових осіб;
- Затвердження керівником організації Положення про кадрову службу.
Як бути з кадровими службами підприємств при їх злитті?
Якщо у вашій компанії відбувається реорганізація у формі злиття або приєднання іншої юридичної особи (ст. 57 ГК РФ), то кадрова служба нової компанії може бути створена за схемою, про яку ми говорили вище, з урахуванням особливостей «старих» кадрових структур.
Кадрова служба на аутсорсингу
Останнім часом багато російські та іноземні компанії, які мають власні представництва в Росії, почали передавати функції кадрової служби на аутсорсинг. Як показує практика, цей інструмент дозволяє істотно скоротити витрати на ведення кадрового виробництва, уникнути ризиків при перевірках трудових і податкових органів (ризики бере на себе компанія-провайдер), і в цілому, вести бізнес більш ефективно. Співробітники відділу персоналу при цьому не витрачають час на рутинні процеси і мають можливість зайнятися вирішенням стратегічних завдань, крім того, кадрове адміністрування на аутсорсингу дозволяє розвивати корпоративну культуру, утримувати та мотивувати персонал, правильно вибудовувати систему оплати праці, що в результаті веде до зниження плинності кадрів . Як правило, дана послуга надається в комплексі - бухоблік, розрахунок заробітної плати, кадрове діловодство, але оскільки провайдер має досвід з великою кількістю клієнтів, в його активі, як правило, вже сформовані універсальні рішення для різних типів бізнесу клієнта, що дозволяє підприємствам все частіше звертатися за послугами в спеціалізовані компанії.
Ми запитали наших читачів:
Яка структура кадрової служби у Вашій компанії? Скільки співробітників в неї входить і як розподіляються між ними обов'язки?
Наталія Василівна, начальник відділу кадрів, автотранспортне підприємство (таксомотора парк)
- Нас у відділі кадрів шестеро - на сімсот працівників. Структура наступна: у відділі два сектори: перший - підбору і навчання, другий - облікової документації. У першому секторі один фахівець з кадрів, який займається підбором, підвищенням кваліфікації та атестацією співробітників. У другому - два інспектора з кадрів (один оформляє прийом-переклад, напрямок на медогляди, а інший - звільнення і відпустки); табельщик, який заповнює первинні табелі для бухгалтерії; діловод, який оформляє дисциплінарні стягнення і документи для архіву. Є ще начальник відділу кадрів (це я), який здійснює загальне керівництво відділом і взаємодіє з ФМС, ПФР, ФОМС, військкоматом. У нас велика плинність кадрів, тому довелося розділити функції, і тепер ми відмінно справляємося з роботою.
Ірина, менеджер по персоналу, комерційний банк
- Наш банк невеликий, всього 250 співробітників, і на кадровій роботі я одна. Займаюся підбором персоналу і веду весь кадровий документообіг. Два рази на місяць здаю звіти для бухгалтерії - формую в програмі і додаю до кожного звіту копії первинних документів - накази і підстави до них. При необхідності розробляю або коректую локальні нормативні акти.
Тетяна, директор по персоналу, аптечна мережа
- Ми повністю передали кадровий облік і розрахунок заробітної плати, на аутсорсинг консалтингової компанії і дуже задоволені! Вийшло дешевше, ніж тримати в штаті кадровиків і бухгалтерів за цим напрямком. У нашій службі персоналу залишилися відділ навчання і розвитку, відділ з внутрішньокорпоративних комунікацій, комісія з корпоративної етики, юрист.
Аутсорсингове підрозділ BDO