Ситуація, коли підприємці стикаються з необхідністю прошити документи, далеко не рідкість. Папери можуть знадобитися для податкової інспекції, пенсійного фонду або для зберігання в архіві.
Загальні правила
На перший погляд може здатися, що ніяких складнощів в скріпленні документів виникнути не повинно, але це не зовсім так. До процесу потрібно підійти відповідально, щоб папери були в належному вигляді. Багато типографические контори можуть виконати цю роботу за встановлену плату і в короткі терміни, але не кожен підприємець ризикне довірити важливі папери стороннім людям. Щоб не користуватися кожен раз послугами професіоналів, варто розібратися, як правильно прошити документи.
Контролюючі структури не надають підприємцям конкретні вказівки з цього питання, тому доведеться розбиратися самостійно. Інформацію можна почерпнути з Методичних рекомендацій в сфері діловодства.
Зшиваємо паперу за допомогою ниток
Як прошити документи таким способом? Для цього необхідно підготувати приналежності. Потрібно мати нитки, голки і клей. Процес складається з трьох етапів:
- Підготовка документів. Всі папери необхідно розкласти в потрібному порядку і пронумерувати їх олівцем в куточку аркуша. Отвори можна робити шилом або використовувати дирокол. У тому випадку, коли паперів дуже багато і проткнути їх діркопробивачем неможливо, варто скористатися гострим цвяхом і молотком. Кількість отворів залежить від важливості і призначення документа. Особливо секретні документи зшиваються в п'ять дірочок, щоб уникнути підміни листків. Отвори потрібно розташувати зліва, по центру вільного поля. Відстань має становити приблизно три сантиметри від одного проколу до іншого.
- Списання. Розбираючись, як прошити документи нитками, потрібно знати важливі нюанси. У більшості випадків прийнято використовувати шпагат або нитку ЛШ-210. Допускається застосування і інших міцних ниток. Починати процес необхідно з тильної частини того отвору, яке розташоване посередині. Прийнято зшивати документи двічі, щоб надати потрібну міцність. Нитка виводиться на тильну сторону з центрального проколу і зав'язується вузликом. Якщо потрібно скріпити паперу, які не несуть особливої цінності, можна використовувати звичайну нитку.
- Засвідчення документа. Щоб правильно завірити папери, необхідно підготувати невеликий листочок з розмірами 4 на 5 см. Його потрібно наклеїти на вузлик так, щоб кінці нитки були вільні. На листочку необхідно вказати кількість підшитих паперів числом і прописом, а також посаду, прізвище та ініціали відповідальної особи. Після цього посвідчує ставить свій підпис і печатку, якщо вона є. Краї підпису та печатки обов'язково повинні виходити за межі листочка-наклейки.
Як підготувати папери для податкової інспекції?
Будь-який підприємець зобов'язаний надавати різні звіти про свою діяльність, тому знання про те, як прошити документи для податкової служби, є необхідними. Щоб уникнути неузгодженостей, бажано уточнити у відповідальної особи про правила скріплення документів.
До готового документу слід скласти перелік усіх доданих паперів. Опис потрібно вкласти в самому початку справи і пронумерувати окремо. Також необхідно вказати дати документів і кількість аркушів. Потрібно пам'ятати, що номер ставиться саме на аркушах, а не на сторінках. Якщо документ багатотомний, листи кожного тому нумеруються окремо.
Для податкових органів потрібно прошити документи в 3 дірки, не більше і не менше. Відстань між проколами повинне бути більше трьох сантиметрів. Розташувати їх потрібно на полях з лівого боку. Отвори робляться за допомогою шила або товстої голки. Проколи повинні бути в середині поля, щоб текст добре проглядався. Всі дірки потрібно зробити так, щоб вони були строго один під одним.
Який ниткою шити?
Документи для податкової потрібно зшивати тільки прошивний голкою, використовуючи шпагат або нитку ЛШ-210. В крайньому випадку допускається прошивка капроновою ниткою, складеної в кілька разів.
Нитка виводиться на звороті останнього аркуша. Кінці, довжина яких не може бути більше 6 см, потрібно зав'язати. Наклейка робиться за загальноприйнятими правилами і завіряється підписом і печаткою. Кінці нитки повинні бути вільними.
Якщо документ буде зберігатися більше десяти років, необхідно зробити п'ять проколів. В цьому випадку наклейка повинна бути з цигаркового паперу.
Обкладинка документа
Необхідно знати не тільки те, як прошити документи, а й як підібрати до них обкладинку. Вони можуть бути трьох типів: стандартні, нестандартні та ті, які використовуються для тривалого зберігання паперів. Як правило, найчастіше габарити обкладинки становлять 229 на 324 мм, їх застосовують для аркушів формату А4.
Якщо документ більшого розміру, потрібно виготовити нестандартну обкладинку. Для цього можна звернутися в друкарню або зробити її самостійно. Ті папери, які необхідно зберігати більше 25 років, повинні бути оформлені в міцну обкладинку з щільного картону. Якщо мається на увазі передача документа до державного архіву, матюкав для обкладинки повинен бути безкислотний.
Прошивка в 4 отвори
Залежно від того, які терміни зберігання документів, оформлення може бути двох видів:
- Часткове, при якому листи можуть бути не пронумеровані. У цьому випадку опис і листок-засвідчувач складати не потрібно. Таке оформлення допускається до документів, які зберігаються не більше десяти років.
- Повне оформлення необхідно в тому випадку, коли папери лежать в архіві більше десяти років. При цьому потрібно прошити документи в 4 дірки.
Для прошивки в 4 отвори потрібно приготувати шило, пристосування для затиску, великі голки і нитки. Якщо листів дуже багато, доцільніше взяти дриль.
Тонкощі «архівного зшиваючи»
Перед тим як прошити документи, потрібно перевірити всі папери і розкласти в правильному порядку. Листи опису повинні бути пронумеровані окремо. В кінці необхідний засвідчувач справи.
Якщо справа оформляється частково, зверху і знизу потрібно накласти картон. У разі повного оформлення необхідно зшити і зробити палітурка, застосовуючи клей ПВА.
Щоб затиснути пачку, слід використовувати гніт або спеціальний пристрій. Нижня і верхня прокол потрібно розташувати на відстані 30 мм від кордонів полів. Решта два отвори знаходяться на відстані десь 80 мм від крайніх проколів.
Кінці нитки необхідно протягнути в різні голки і провести в середні проколи з лицьового боку. Виводиться нитка з тильного боку через крайні проколи на лицьову сторону. Далі протягується в сусідні отвори. Кінці потрібно зв'язати з тильного боку.
висновок
Правильне оформлення звітності та ведення документообігу - один з обов'язкових аспектів успішної діяльності. Тому керівники повинні підходити до цієї справи з усією відповідальністю і знати, як правильно прошити документи.