Економісти зазвичай близько половини свого робочого часу проводять в програмі Excel. При цьому багатьом з нас спілкування з програмою доставляє чимало головного болю, тому що виконання рутинних операцій забирає купу часу. Давайте поговоримо про те, як працювати швидше в Excel.
Альтернативи Excel практично немає. Тож не дивно, адже Excel дозволяє зробити практично все. Він як порожній мольберт для художника. Ти сідаєш за нього і починаєш писати свою картину.
Мазок, ще мазок. Проходить кілька годин і. Пару невеликих табличок і графік з стандартним оформленням. Сумно чи не так?
І у мене таке бувало. Працюєш, працюєш. Уже вимотався, а робота тільки розпочата. Що ж з цим робити?
Вихід є! Правда далеко не всі про нього знають і тому їм доводиться затримуватися на роботі відкладати посиденьки з друзями, побачення з коханими і просто вигоряти на роботі. Не знаю як вас, а мене це не влаштовує і сьогодні я розповім вам свої секрети швидкісної роботи в Excel.
Цікаво? Тоді поїхали!
Рада з Excel номер РАЗ. мишка
Перше що потрібно зробити - викинути мишку!
Саме так ви все вірно прочитали. Щоб працювати швидше в Excel потрібно прибрати мишку. ТІЛЬКИ не поспішайте закривати вкладку, зараз все стане зрозуміло.
Я розумію, що мишка вам дуже дорога. Ви без неї жити не можете, але повірте саме вона вас і зупиняє. Я не зійшов з розуму просто знаю набагато більше зручний і швидкий спосіб переміщатися сторінок Excel і просто не використовую цей чудовий гаджет.
Вся справа в гарячих клавішах які дозволяють просто блискавично перемикатися між сторінками, виділяти, додавати або видаляти будівництва / стовпці. Загалом знання буквально 5-7 комбінацій прискорює роботу на порядок. Багато навігаційні операції за допомогою миші робляться в 3-5, а то і 10 разів довше.
Наведу приклад. Щоб додати кілька рядків в Excel є три варіанти:
- Варіант 1. Взяти миша, навести її на відповідний стовпець або декілька стовпців залежно того скільки стовпців потрібно вставити. Натиснути правою кнопкою, у випадаючому віконці вибрати вставити.
- Варіант 2. За допомогою кнопок на вкладці Основне в групі осередки. Знову ж виділяємо, йдемо на вкладку Головна. Клацаємо по відповідним кнопкам для отримання результату.
- Варіант 3. Для виділення стовпця натиснути Ctrl + 'Пропуск'. для додавання стовпця натиснути Ctrl + '+'.
Ви можете сказати, що економія не велика. Одним способом я зроблю за 15-20 секунд, іншим за 3-5. І що я буду робити з вивільненими 12-15 секундами? І взагалі скільки потрібно вивчити гарячих клавіш щоб відчути різницю?
Згоден! Час, заощаджений однієї гарячої клавішею не велике, але вся наша робота в Excel - це монотонне повторення одних і тих же операцій по сотні разів на різних послідовностях. Значить якщо умовна економія на одній операції припустимо 10 секунд. При повторенні однієї операції 20-30 разів в день економія від знання однієї комбінації гарячих клавіш - 3-5 хвилин. Значить знання 10 гарячих клавіш економить 30-50 хвилин часу. А ось це вже круто.
Рада з Excel номер ДВА. Гарячі клавіші
Порада номер два випливає з першого - вчіть гарячі клавіші. Корисних гарячих клавіш не так вже й багато, тому вивчивши 10-20 поєднань ви швидко відчуєте різницю в швидкості роботи.
"Гарненький рада!" - заперечите ви. - "І як їх вчити? Ставати на табуретку перед колегами і розповідати як вірші?" 🙂
Ні. Звичайно ж все не так. спробуйте знайти свій зручний для вас шлях вивчення гарячих клавіш. Що для цього можна зробити?
Наприклад, можна взяти список гарячих клавіш і вибрати 3-5 найбільш використовуваних функцій. Спробувати відпрацювати їх, потренуватися як вони працюють. Звикнути натискати їх коли вони потрібні. Згодом пальці самі ляжуть на клавіатуру так, щоб швидко і зручно перемикатися між листами. Вивчили ці - переходите до наступних, а потім ще і ще.
Ну і звичайно ж ось вам список корисних швидких і гарячих клавіш:
Перемикання між відображенням формул в осередках та їх результатів- F2 Редагувати активний осередок
- SHIFT + F2 Редагувати примітку до осередку
- CTRL + Delete Видаляє текст від курсора до кінця рядка (при редагуванні вмісту комірки)
- CTRL + ALT + V Спеціальна вставка (після копіювання)
- CTRL + плюс Додасть виділене кількість рядків або стовпців
- CTRL + мінус Видалить виділені рядки або стовпці
- CTRL + D Заповнює вниз виділений діапазон значеннями / формулами з першої виділеної комірки
- CTRL + R Заповнює вправо виділений діапазон значеннями / формулами з першої виділеної комірки
- CTRL + H Діалог «Знайти і замінити»
- SHIFT + F11 Вставити порожній лист
- CTRL + Z Скасувати останню дію
- CTRL + Y Повторити дію, яку
- ALT + SHIFT + → Згрупувати виділені рядки / стовпці
- ALT + SHIFT + ← Розгрупувати виділені рядки / стовпці
Швидкий доступ вже точно допоможуть вам рабоатать швидше в Excel. Треніуртесь в їх використанні і дуже швидко швидкість вашої роботи суттєво зросте. Але це ще не все!
У мене в запасі є ще кілька порад. Чи готові? Поїхали!
Рада з Excel номер ТРИ. Функції та їх комбінації, які обязатлеьно освоїти
Може бути звучить і банально, але потрібно знати функції, щоб працювати швидше в Excel. Я впевнений, що ти, мій дорогий читачу, прекрасно володієш функціоналом Excel і можеш зробити дуже круті звіти і розрахунки в Excel. Однак не виключено, що не всі функції тобі підвладні, і є до чого прагнути.
Також у кожній функції може бути безліч особливостей використання. Так, наприклад, зает ви що функція СУММ може суміровать значення з різних листів вашої книги і при цьому не потрібно виділяти кожне з них окремо? Тобто
= СУММ (Лист1! А1; Аркуш2! А1; Ліст3! А1; Ліст4! А1; Ліст5! А1; Ліст6! А1; Ліст7! А1 ;. ЛістN! A1)
Формула буде виглядати як
Все це до чого? Крім багатого функціоналу Excel, який є в його стандартних формулах, існує безліч комбінацій, знання яких дозволяє вирішувати і не стандартні завдання. Так, у Excel зовсім немає функції МІНЕСЛІ. Так, є СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛІ, а МІНЕСЛІ не зробили. Також МАКСЕСЛІ, МЕДІАНАЕСЛІ і т.п. але при цьому все це вирішується шляхом використання функцій областей. Можливо ви бачили, коли формула одягається в фігурні дужки.
Деякі функції відмінно працюють тільки в зв'язці. Це я зараз кажу про ІНДЕКС та ПОИСКПОЗ. Здавалося б, безглузді функції окремо, але в парі дають відмінний функціонал.
Загалом пані та панове, рекомендую вам вчити формули і всякі трюки з цими формулами.
Також подивіться список формул, на які я рекомендую вам звернути увагу:
ВСД, МВСД, ЧПС, ЧИСТВНДОХ, ЧИСТНЗ
Функцій у Excel на багато більше, але ви можете поки розібратися з цими. Упевнений, що більшість з них допоможе вам працювати швидше в Excel і бути як мінімум істотно ефективніше.
Рада з Excel номер ЧОТИРИ. Структура і форматування в файлах
Якщо ви стикалися з принципами моделювання, то очевидно знаєте, що для того, щоб уникнути помилок досить навести у себе в розрахунках порядок.
Як цього можна уникнути? Дам кілька порад:
- Відформатуйте файл. Нехай у вас буде однакова кількість знаків після коми, однаковий шрифт по всьому документу і обмежена колірна гама. Мені ось подобається використовувати палітри одного кольору але різних тонів (блакитний, синій і темно-синій). Виглядає дуже стильно.
- Розділіть вихідні дані, розрахунки та результати. Не завжди це потрібно, але коли даних стає дуже багато наявність зведеної таблички просто рятує.
- Робіть однакові формули по стовпцю або рядку. погодьтеся не дуже правильно коли один і той же показник в різні періоди вважається по різному. При цьому зазвичай цього не видно поки не заглянеш в формулу. а често можна ще й забути.
- Намагайтеся уникати циклічних посилань і посилань на зовнішні файли. Зазвичай саме вони дають різний результат на різних комп'ютерах. Був випадок, коли похибка при оновленні зовнішніх посилань була більше ніж з 7 нулями. Ай!
- Спрощуйте і не еконономьте місце. Excel дозволяє зробити як завгодно багато рядків і стовпців. За свої 10 років роботи з програмою я ніколи не використовував лист повністю. Навряд чи у вас це вийде, тому не городите складні формули. Краще зробіть розрахунок в кілька дій.
Рада з Excel номер П'ЯТЬ. Запорука успіху - повторення
У цьому совеете я не оригінальний абсолютно. Як не дивно, але досягнення майстерності залежить тільки від вас і від того, як багато і старанно ви будете практикуватися.
Хотілося б дати інтенсив на 28 хвилин, після якого всі будуть знати Excel краще ніж знають його розробники, але на жаль. Такого не буває. Постійна і старанна робота призводить до воістину вражаючих результатів. Саме тому зовсім скоро ми запускаємо тренінг по Excel, який можна буде пройти на нашому сайті абсолютно безкоштовно (принаймні першим 1000 користувачів).
Тому, підписуйтесь на наші розсилки, вступайте в групу в Facebook і стежте за публікаціями.