При проведенні загальних зборів в садівничому або дачному товаристві складається протокол. Відсутність протоколу, помилки, допущені при його складанні, можуть привести до того, що рішення загальних зборів буде визнано недійсним. Щоб цього не сталося, в протоколі загальних зборів членів садівничого товариства повинно бути вказано місце і дата проведення зборів. Кількісний склад членів СНТ, кількість приймаючих в зборах членів. Якщо хтось брав участь в зборах через свого представника, ця обставина також має знайти своє відображення в протоколі загальних зборів.
У протоколі вказується порядок денний, питання, що виносяться на обговорення загальних зборів.
Відповідно до даної норми, в протоколі про результати очного голосування повинні бути вказані:
1) дата, час і місце проведення зборів;
2) відомості про осіб, які взяли участь в зборах;
3) результати голосування з кожного питання порядку денного;
4) відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів;
5) відомості про осіб, які голосували проти прийняття рішення зборів і зажадали внести запис про це в протокол.
Протоколи загальних зборів членів садівничого, городницьких або дачного некомерційного об'єднання (зборів уповноважених) підписують голова і секретар таких зборів; дані протоколи завіряються печаткою такого об'єднання і зберігаються в його справах постійно.
Деякі особливості оформлення протоколу загальних зборів необхідно дотримати, якщо такі збори проводилося в формі заочного голосування.
У такому протоколі повинні бути вказані:
1) дата, до якої приймалися документи, що містять відомості про голосування членів цивільно-правової спільноти;
2) відомості про осіб, які взяли участь в голосуванні;
3) результати голосування з кожного питання порядку денного;
4) відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів;
5) відомості про осіб, які підписали протокол.
У тому випадку, якщо допущено істотне порушення правил складання протоколу, в тому числі правила про письмову форму протоколу, то рішення загальних зборів може бути оскаржене.
Звертаю увагу на те, що оскаржувати в судовому порядку треба не протокол загальних зборів, а прийняті рішення.
Сам по собі протокол загальних зборів членів товариства може розглядатися як доказ проведення загальних зборів і прийняття рішень на ньому.
Відповідно до пункту 3 статті 27 Закону № 66-ФЗ з протоколом загальних зборів може ознайомитися і отримати його копію як член садівницького або дачного товариства, так і громадянин, який не є членом цієї організації.
Відповідно зазначеною нормою членам садівничого, городницьких або дачного некомерційного об'єднання і громадянам, провідним садівництво, городництво або дачне господарство в індивідуальному порядку на території садівничого, городницьких або дачного некомерційного об'єднання, на їх вимогу повинні надаватися для ознайомлення, в тому числі, протоколи загальних зборів членів садівничого, городницьких або дачного некомерційного об'єднання (зборів уповноважених), засідань правління, ревізійної коміс ії (ревізора) об'єднання, комісії об'єднання з контролю за дотриманням.
У пункті 4 статті 27 Закону № 66-ФЗ зазначено, що садівниче, городницьких або дачне некомерційне об'єднання зобов'язане надати члену об'єднання, громадянину, який веде садівництво, городництво або дачне господарство в індивідуальному порядку на території такого об'єднання, на їх вимогу копії протоколу загальних зборів.
Для отримання копії протоколу загальних зборів, потрібно звернутися до правління садівницького або дачного об'єднання із заявою. Аплікаційну форму слід вручати особисто під розпис або надсилати поштою рекомендованим листом. Відмова в наданні протоколу загальних зборів оскаржується в судовому порядку.