Як правильно придбати трудову книжку і вкладиш? Прошу вказати покроково. Особливо щодо оплати за доставку книжок в бюджетна установа, що знаходиться в Красноармійському районі з обмеженим бюджетом. Від Москви дуже і дуже далеко. Платити доведеться пристойно. І особисто їхати природно не реально. Дуже хочу знати, що б Ви особисто зробили на моєму місці?
Покроково процедура придбання організацією бланків трудових книжок і вкладишів виглядає наступним чином:
Вибирається організація, у якій буде проведений замовлення відповідних бланків;
Виробляються переговори з представниками такої організації;
Приймається рішення про спосіб доставки;
Підписується договір з організацією.
Звертаю Вашу увагу, що процедура замовлення бланків трудових книжок і вкладишів до них є однаковою як для комерційних організацій, так і для бюджетних.
З огляду на цей факт, придбання відповідних бланків саме в організаціях мають право продавати їх є обов'язковим для організацій.
В даний час уповноважені наступні організації:
Ви можете зв'язатися з будь-якої з зазначених фірм або з Держзнаком. Під час обговорення питання про доставки, цілком можливо прибуття представника Вашої організації безпосередньо в місцезнаходження фірми буде необов'язково. Представник організації-постачальника може сам приїхати до Вас для обговорення подробиць угоди. Або, можливо укладення договору іншим способом.
службами доставки захищеної поліграфічної продукції;
роботодавцем зі складу Виробника або розповсюджувача;
іншим способом за угодою сторін відповідно до законодавства Російської Федерації.
Додаткову інформацію з питання придбання бланків трудової книжки і вкладишів до неї Ви зможете знайти в додатку (Відповідь: Як враховувати і зберігати трудові книжки).
Подробиці в матеріалах Системи:
Відповідь: Як враховувати і зберігати трудові книжки.
Плата за новий бланк трудової книжки
Бланки трудових книжок оформите співробітникам безкоштовно, якщо:
сталася надзвичайна пригода (пожежа, повінь), в результаті якого трудові книжки співробітників були пошкоджені;
бланк трудової книжки зіпсував співробітник організації, відповідальний за кадровий облік, при первинному заповненні.
Чи можна утримати вартість бланка трудової книжки (вкладиша до неї) із зарплати за заявою співробітника
Чи можна не брати гроші за покупку бланків трудових книжок з співробітників бюджетних установ
Законодавство не містить відповіді на це питання.
У бюджетних установах безкоштовна видача співробітникам трудових книжок, придбаних за рахунок бюджетних коштів, може призвести до порушення виконання бюджетного процесу (ст. 28. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Це пов'язано з тим, що установа (в рамках виконання бюджетних повноважень) має забезпечити досягнення заданих результатів з використанням найменшого обсягу коштів (ст. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Безкоштовна видача трудових книжок, придбаних за рахунок бюджетних коштів співробітникам, призведе до збільшення видатків установи (кошти, сплачені за трудову книжку співробітника, що не будуть відшкодовані до бюджету). Тобто задані результати будуть досягнуті з використанням більшого (немінімально) обсягу коштів, що є порушенням принципу результативності та ефективності використання бюджетних коштів (ст. 28. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Отже, умова про стягування грошей за видачу бланків трудових книжок з працівників роботодавець організації може встановити на свій розсуд. Така умова можна закріпити в локальному нормативному акті організації (наприклад, в Правилах трудового розпорядку).
Зіпсований бланк трудової книжки
Чи зобов'язаний працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, відшкодовувати вартість бланка трудової книжки, зіпсованого їм при заповненні
Так, зобов'язаний, якщо бланк трудової книжки зіпсований з його вини.
За загальним правилом роботодавець має право стягнути з винного працівника суму заподіяної ним шкоди, якщо вона не перевищує середнього місячного заробітку винного. Для утримання створіть комісію по встановленню обставин події та визначення розміру збитку (вартості бланка трудової книжки). З співробітника, відповідального за ведення трудових книжок, винищили пояснення за фактом псування бланка книжки. Оскільки вартість бланка трудової книжки, як правило, менше середнього місячного заробітку працівника, роботодавець має право стягнути його вартість із заробітку винного співробітника на підставі власного розпорядження. При цьому розпорядження видайте не пізніше одного місяця з дня остаточного встановлення розміру заподіяної співробітником шкоди.
Такі висновки випливають із сукупності положень статей 232. 233. 238. 241. 247. 248 Трудового кодексу РФ.
Бланк від співробітника
Чи не оформляйте трудові книжки на бланках, які принесли самі співробітники. Бланки організація повинна закуповувати тільки у їх законних розповсюджувачів.
У яких організаціях роботодавець має право придбавати бланки трудових книжок
Хоча бланки трудових книжок можна придбати в магазинах канцелярських товарів або кіосках друку, робити це, щоб уникнути відповідальності не рекомендується з наступних підстав.
Таким чином, для того щоб перевірити контрагента, у якого організація набуває бланки трудових книжок (вкладишів), на предмет законності такого придбання, необхідно звернутися до вищезгаданого переліку. Крім того, роботодавець може уточнити цю інформацію в територіальному органі Роструда (державної інспекції праці) за місцем свого знаходження, направивши відповідний запит.
для посадових осіб (наприклад, керівника організації) від 1000 до 5000 руб .;
для організації від 30 000 до 50 000 руб.
Такі заходи відповідальності передбачені в статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Облік трудових книжок
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї ведеться в бухгалтерії організації. Записи в неї вносите відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію про вартість бланків.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна вести кадрова служба організації. Але якщо такої служби немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. В цю книгу внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію і номер трудової книжки і вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.
Всі листи в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Відповідальність за відсутність обліку
За відсутність книг обліку трудових книжок або неправильне їх оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію і її посадових осіб.
Розмір штрафу становить:
для посадових осіб (наприклад, керівника організації) від 1000 до 5000 руб .;
для організації від 30 000 до 50 000 руб.
Такі заходи відповідальності передбачені статтею 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Керівник (посадова особа) організації, який раніше вже притягувався до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, може бути дискваліфікований на термін від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Зберігання трудових книжок
Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Бланки видавайте особи, відповідальної за ведення трудових книжок за його заявкою, складеної в довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, складається в довільній формі.
Повернення трудової книжки при звільненні
Іван Шкловец, заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Верховний Суд Російської Федерації
Касаційна КОЛЕГІЯ
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів