Як правильно оформити копії документів при аудиторській перевірці, чи їх прошивати? Чи потрібно ставити на документах позначку «Копія вірна»?
Підкажіть, як правильно оформити копії документів при аудиторській перевірці, чи їх прошивати? Чи потрібно ставити на документах позначку «Копія вірна»?
Документознавець, г. Брянск
Порядок засвідчення копій - це той розділ делопроізвод-ства. який не врегульовано нормативними документами, як то кажуть, «від і до». Фактично у нас є два документи, в яких містяться положення про завірення копій докумен-тів:
Указ Президії Верховної Ради СРСР встановлює, що вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою. Уповноваженою особою, яка має право завіряти копії документів (для цього керівником повинен бути виданий наказ), може бути керівник (спеціаліст) кадрової служби організації та / або служби діловодства. У наказі повинно бути сказано: «Покласти на (посада, прізвище, ініціали працівника) обов'язки по засвідченню копій доку-ментів (вказати яких)». Якщо організація має складну структуру, територіально відокремлені підрозділи, пра-під завіряти копії може бути надано кільком ра-цівників (наприклад, керівникам територіально обособ-них підрозділів).
Указом також встановлено: «На копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що справжній доку-мент знаходиться в даному підприємстві, установі, орга-нізації».
Інспектор служби кадрів Особистий підпис І.О. Прізвище Дата
Відмітка про завірення копії може оформлятися від руки або з використанням штампа, який включає слово «Віри-но», посаду працівника і позначки для проставлення під-писи, ініціалів і прізвища, дати, наприклад:
Інспектор з кадрам_І.О. Прізвище
При передачі копії документа в зовнішнє середовище, як випливає з Указу, підпис посадової особи засвідчується друк-ма організації.
Нормативними документами не встановлено спеціально-го порядку засвідчення копій багатосторінкових документів. На практиці застосовуються два способи:
1. Відмітка про завірення проставляється на кожній стра-ниці копії, внизу, на вільному місці і відповідно завіряється печаткою організації.
2. Листи копії прошиваються ниткою, відмітка про запевнив-ванні копії і друк проставляються тільки на останній сторінці, при цьому вказується кількість аркушів копії: «Всього в копії. л. ».
Оскільки прошивка досить трудомістка справа, на прак-тику для подання копій документів при аудиторських перевірках, податкових та інших частіше вважають за краще завіряти кожну сторінку копії.
Надсилайте свої запитання до редакції журналу "Сучасні технології діловодства і документообігу". Відповіді наших експертів з найактуальніших питань ми розмістимо на сторінках журналу. Підпишіться на журнал "Сучасні технології діловодства і документообігу" в нашому інтернет-магазині.
Анонси майбутніх номерів