При надходженні до податкового органу письмових заперечень (пояснень, клопотань) особи (його представника), стосовно якого проводилася податкова перевірка, або особи, яка вчинила порушення законодавства про податки і збори (далі - особа), на акт податкового контролю структурний підрозділ податкового органу, в функції якого входить документальне забезпечення податкового органу (далі - підрозділ документаційного забезпечення), реєструє його в відомчої системи електронного документообігу (далі - СЕД) і направл яет на розгляд керівнику (заступнику керівника) податкового органу не пізніше наступного робочого дня після дня надходження письмових заперечень (пояснень, клопотань).
Резолюція керівника (заступника керівника) податкового органу скріплюється з письмовими запереченнями (поясненнями, клопотанням) на акт податкового контролю. У СЕД в реєстраційній картці документа формується електронна резолюція.
До виконавців, зазначених у резолюції, реєстраційна картка документа доводиться в електронному вигляді засобами СЕД. Оригінал документа видається виконавцю, зазначену в резолюції першим, соисполнителям видаються копії.
Якщо при реєстрації письмових заперечень (пояснень, клопотання) на акт податкового контролю в СЕД в реєстраційну картку вкладається сканований образ документа, направляти соисполнителям копії заперечення (пояснення, клопотання) на паперовому носії не потрібно.
Структурний підрозділ податкового органу, яка склала акт податкового контролю, не пізніше 2 робочих днів з дня надходження в зазначений підрозділ письмових заперечень особи забезпечує можливість ознайомлення посадових осіб підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок з матеріалами податкової перевірки або матеріалами справи про виявлення фактів, що свідчать про передбачених Кодексом податкових правопорушення (далі - матеріали податкового контролю), і документами, представленими особою, а також направ яет в підрозділ досудового врегулювання податкових суперечок копію повідомлення особи про дату, час і місце розгляду матеріалів податкового контролю.
При підготовці висновку по письмовим запереченням (поясненням, клопотаннями) підрозділ досудового врегулювання податкових суперечок при необхідності направляє до структурного підрозділу податкового органу, яка склала акт податкового контролю, і (або) інші структурні підрозділи податкового органу запит про надання пояснень по доводам письмових заперечень і матеріалами податкового контролю. Структурний підрозділ податкового органу, яке отримало зазначений запит, не пізніше 2 робочих днів або іншого строку, погодженого з керівником (заступником керівника) податкового органу, що координує діяльність підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок, представляє в підрозділ досудового врегулювання податкових суперечок пояснення з поставлених питань.
Розгляд матеріалів податкового контролю проводиться за участю представників структурного підрозділу податкового органу, що склав акт податкового контролю, підрозділи досудового врегулювання податкових суперечок, правового підрозділу податкового органу.
У разі відсутності в податковому органі підрозділи досудового врегулювання податкових суперечок, виділеного як окремий структурний підрозділ, необхідність одночасної участі двох співробітників правового підрозділу податкового органу відсутня.
При необхідності до участі в розгляді матеріалів податкового контролю за рішенням керівника (заступника керівника) податкового органу, що розглядає матеріали податкового контролю, можуть бути притягнуті представники інших структурних підрозділів податкового органу.
При розгляді керівником (заступником керівника) податкового органу матеріалів податкового контролю, а також заперечень (пояснень, клопотань) особи співробітниками структурного підрозділу податкового органу, до функцій якого входить підготовка висновків з запереченням (поясненням, клопотаннями), складається протокол.
За рішенням керівника (заступника керівника) податкового органу, що розглядає матеріали податкового контролю, і при наявності згоди особи, щодо якої складено акт (його представника), може вестися аудіозапис, яка долучається до протоколу. Ведення аудіозаписи здійснюється співробітниками структурного підрозділу податкового органу, до функцій якого входить підготовка висновків з запереченням (поясненням, клопотаннями).
Протокол і аудіозапис (при наявності) передаються до структурного підрозділу податкового органу, яка склала акт податкового контролю, для долучення до матеріалів податкового контролю.
Відповідальним за вручення (направлення) особі (його представнику) всіх документів (повідомлень, повідомлень, рішень та інших), які формуються в процесі і за результатами розгляду матеріалів податкового контролю, є структурний підрозділ податкового органу, яка склала акт податкового контролю. Копії зазначених документів передаються до підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок не пізніше наступного робочого дня після їх підписання.
Посадова особа структурного підрозділу податкового органу, що склав акт податкового контролю, в разі відправки особі документів поштою керується порядком направлення документів, встановленим в пункті 5 статті 31 Кодексу.
Підрозділ досудового врегулювання податкових суперечок за результатами оцінки письмових заперечень (пояснень, клопотань) і матеріалів податкового контролю готує по ним висновок. Висновок видається керівнику (заступнику керівника) податкового органу, який розглядав матеріали податкового контролю, не пізніше 2 робочих днів з дня розгляду матеріалів податкового контролю, але не пізніше дня винесення рішення за результатами розгляду матеріалів податкового контролю. Копія висновку направляється до структурного підрозділу податкового органу, яка склала акт податкового контролю.
Висновок підписується посадовою особою підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок, безпосередньо які підготували висновок, і узгоджується з начальником підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок. Наявність позначки «Для службового користування» на укладення не є обов'язковим.
Висновок повинен містити позицію підрозділу досудового врегулювання податкових суперечок по кожному доводу особи, заявленому в письмових запереченнях, поясненнях, а також за клопотаннями особи із зазначенням норм законодавства Укаїни, листів Служби, письмових роз'яснень МінфінаУкаіни і судової практики з даного питання (при наявності). Крім того, висновок повинен містити оцінку обставин, що виключають притягнення особи до відповідальності за вчинення податкового правопорушення і обставин, що пом'якшують і обтяжують відповідальність за вчинення податкового правопорушення, незалежно від наявності доказів платника податків щодо зазначених обставин.
У разі призначення і проведення додаткових заходів податкового контролю особа повинна бути ознайомлена з їх результатами. При цьому обов'язок на запрошення платника податків на ознайомлення з результатами проведених додаткових заходів податкового контролю покладається на структурний підрозділ податкового органу, яка склала акт податкового контролю.
Підрозділ досудового врегулювання податкових суперечок при необхідності за дорученням керівника (заступника керівника) податкового органу, що розглядає акт податкового контролю та матеріали податкового контролю, готує в строк, встановлений керівником (заступником керівника) податкового органу, додаткове висновок з пояснень особи та документів, отриманих за підсумками проведення додаткових заходів податкового контролю.
Відповідальним за підготовку проекту рішення, прийнятого за результатами розгляду акту податкового контролю, матеріалів податкового контролю, письмових заперечень (пояснень, клопотань) особи і результатів додаткових заходів податкового контролю (за наявності), є структурний підрозділ податкового органу, яка склала акт податкового контролю.
У разі наявності письмових заперечень (пояснень, клопотань) особи з зазначеним проектом направити прокуророві копію підготовленого за ним підрозділом досудового врегулювання податкових суперечок ув'язнення.
Правове підрозділ податкового органу розглядає даний проект протягом 2 робочих днів, але не пізніше встановленого Кодексом терміну для винесення рішення за результатами розгляду матеріалів податкового контролю. У разі якщо правове підрозділ податкового органу не погоджує проект рішення повністю або в частині, то проект рішення візується із зауваженнями, які викладаються в поданій до проекту рішення доповідній записці на ім'я керівника (заступника керівника) податкового органу, який розглянув матеріали податкового контролю. Копія доповідної записки направляється до структурного підрозділу податкового органу, яка склала акт податкового контролю.