Ви керуєте своїм часом або час управляє вами? Підвищити продуктивність свого часу можна використовуючи підхід ППО. Він складається з трьох основ: передавати, виконувати і скасовувати. Прохання не плутати з іншим позначенням: Почекай Виконувати - скасують.
Ваші поглиначі часу
Вже те, що цей список попався вам на очі - корисна подія. Чим частіше ви будете повертатися до нього і проходити від початку до кінця, тим більше шансів, що поглиначі часу поступово почнуть відступати під вашим тиском. Якщо ж не звернути уваги, вони можуть вирости до неймовірних розмірів, що неодмінно призведе до серйозних проблем.
Як підвищити продуктивність свого часу
Як же можна поліпшити продуктивність свого часу?
Після того як список складений, необхідно використовувати підхід ППО. Він складається з трьох основ: передавати, виконувати і скасовувати. Прохання не плутати з іншим позначенням: Почекай Виконувати - скасують.
Передавати повноваження на виконання діяльності Б і В інших працівників відділу, адміністративному або іншому персоналу в компанії. Передача повноважень іншим підвищує відповідальність і створює мотивацію для працівників, а також вивільняє чимало часу керівника. Хороші керівники багато доручають виконувати іншим, а погані - намагаються все робити самі.
Скасовувати повністю деякі види діяльності В або робити їх не так часто. Слід поставити запитання: «Чи постраждав би бізнес, якби це взагалі ніхто не робив?»
Наприклад, керівник великої компанії один раз забув здати щомісячний звіт. Ніякої реакції не послідувало, і тоді він вирішив подавати звіти тільки раз в два місяці - ніхто цього навіть не помітив, і так він робить вже багато років. Будьте господарем, а не рабом нікому не потрібних процедур. Частіше використовуйте кошик для паперів.
Делегування повноважень
Закликаючи вас до того, щоб частіше передавати повноваження на виконання діяльності «Б» і «В» іншим, буде правильно, якщо зупинимося трохи докладніше на тому, як краще це робити. Передача повноважень іншими словами називається делегування. Воно включає в себе:
Передачу завдання, влади, відповідальності.
Постановку мети перед кимось і одночасно надання йому коштів її досягнення і відповідальності за якість результатів.
А тепер підкреслимо, ніж делегування не є:
Розкиданням «пожежних завдань», тому що воно є основою для тривалого розподілу обов'язків в системі управління.
Способом позбавлення керуючого від зайвої роботи.
Способом нав'язування додаткової роботи керованим.
Правила делегування повноважень
Делегування повноважень повністю виправдає очікування щодо підвищення ефективності процесу управління, якщо керівник буде знати і користуватися такими правилами.
1. Чітко визначати рівень виконання і необхідні дії
2. Визначати час звіту про результати
3. Інформувати колектив, на який поширюється делегована влада
4. Забезпечувати підлеглого необхідною інформацією
5. Оцінювати строки та методи досягнення результату
6. Делегувати послідовно, а не тільки нудні або зриваються завдання
7. Надавати підлеглим можливість для вибору делегованих завдань.
Крім правил, існують також кілька принципово різних схем делегування повноважень.
А. Повний делегування. Підлеглий виконує роботу і несе відповідальність за неї. Керівник не втягнуть в роботу.
Б. Обмежене делегування. Підлеглий виконує роботу і спільно з керівником несе відповідальність за неї.
В. Нульове делегування. Підлеглий виконує роботу, але відповідальність за неї несе керівник.
Г. Делегування навпаки. Підлеглий перекладає роботу на керівника.
Вибір схем і форм залежить від особистості конкретного співробітника, а також від специфіки делегованих повноважень.