Багато власників компаній, виробничих і торгових підприємств часто замислюються про те, як поліпшити якість праці свого персоналу, щоб отримувати більшу віддачу від трудових ресурсов.В даній статті наводяться основні ідеї щодо того, як можна підвищити продуктивність і якість праці на підприємстві.
Низькі показники ефективності працівника можуть бути обумовлені цілим рядом причин:
- нездатністю управляти сприйняттям або тиском з боку;
- нездатністю правильно розставити пріоритети;
- відсутністю необхідних навичок, знань або мотивації;
- конфліктом особистісних характеристик або стилів;
- надмірно швидким просуванням по службі (це явище часто називають «принципом Пітера»), коли співробітник досягає рівня своєї некомпетентності;
- відсутністю ресурсів, підтримки або співпраці з боку інших членів трудового колективу;
- зміною систем (процесів) управління продуктивністю.
З огляду на чималі витрати на наймання нових працівників, перш ніж попрощатися незадоволюючий вас новачком, завжди слід зробити все можливе, щоб допомогти йому підвищити рівень ефективності праці. Так що ефективний менеджмент продуктивності, особливо якщо вона низька, - надзвичайно важлива сфера діяльності управлінців. І далі ми обговоримо деякі шляхи вирішення завдань такого роду.
Нещодавно ми реструктуризували свій бізнес, і у мене склалося враження, що мій помічник тепер не справляється зі своїми обов'язками. Що мені робити? Людям часто необхідний час, щоб звикнути і пристосуватися до нової ситуації, причому деяким це вдається краще, ніж іншим. Поговоріть зі своїм помічником і з'ясуйте, як саме змінилися його посадові обов'язки після реструктуризації. Проблеми в оновленій робочому середовищі часто виникають через недостатньо чітких комунікацій, через що деяким людям буває важко правильно розставити пріоритети, особливо якщо немає підтримки з боку колег і організації. Віз- можна, людям треба налагодити нові взаємини, необхідні в зміненому середовищі. Підтримайте їх, допоможіть зрозуміти, що найважливіше в їх нові обов'язки.
Деякі члени групи збуту, якій я керую, постійно не справляються зі своїми завданнями, і це сильно демотивує інших працівників. Що мені робити? Існують теорії управління групами збуту, що пропонують регулярно відсівати найгірших працівників, відокремлюючи, так би мовити, зерна від плевел. Управління такими людьми зазвичай вимагає значних витрат часу, але ж усім менеджерам хочеться витрачати якомога більше часу на підтримку співробітників з високими показниками праці. Перш за все вам треба зрозуміти, чому ця група постоян- але працює гірше інших, і прийняти більш активні, цілеспрямовані заходи щодо підвищення її ефективності. Переконайтеся також, що ви готові до неминучих наслідків такої зміни стилю управління.
Мені не подобається моя робота, і я вважаю, що мене недооцінюють. Це, звичайно, позначається на моїй продуктивності. Що ви мені порадите? Якщо ваше ставлення до роботи впливає на продуктивність, необхідно обговорити проблему з менеджером. Можливо, ви виросли з поточної ролі, і, щоб робота приносила задоволення, вам потрібні інші, більш важкодоступні цілі. Поговоріть з менеджером про причини ситуації, що склалася. Як її виправити? Проаналізуйте вашу сьогоднішню роль. Може, змінилися ваші життєві цілі? Іноді при зміні обставин люди змінюють і свої очікування. Пам'ятайте, що для будь-якої організації економічно вигідніше правильно мотівіроватьсвоего співробітника, що буде більше відповідати його очікуванням, ніж наймати, готувати і розвивати новачка.
# 1 Зрозумійте важливість систем управління продуктивністю праці. Найчастіше буває, що, коли виявляється низька ефективність того чи іншого працівника або групи, організації вже завдано певної шкоди. Як відомо, профілактика краще, ніж лікування, і впровадження постійних систем менеджменту продуктивності - т. Е. Структурованих методів виявлення низьких показників праці і їх підвищення - в даному випадку буде ідеальним рішенням. Це означає, що кожен працівник повинен мати гранично чіткі цілі; розуміти, як його ефективність впливає на інших членів організації; знати, що треба, щоб поставлені перед ним завдання були вирішені; бути впевненим, що він володіє всіма необхідними знаннями та навичками. Впровадивши такі системи до того, як виникнуть які-небудь серйозні проблеми, ви заощадите час управлінського персоналу і позбавите себе від зайвих тривог.
# 2 Дайте чітке визначення низької продуктивності. Недостатньо висока ефективність праці визначається цілою низкою чинників, характерних для всієї організації, а інші стосуються від- слушних конкретних посад. Дуже важливо, щоб менеджер умів розрізняти, які з цих факторів віднести до поведінкових проявів, а які - до реальних здатностей і компетентності працівника, адже до кожної з цих груп проблем потрібен різний підходу.
# 3 Заходи на рівні організації. У цій сфері організація повинна діяти гранично послідовно і справедливо; якщо можливо, необхідно показати людям, що в компанії є чіткі процедури, що направляють їх поведінку в потрібне русло, і впроваджена система наставництва. Якщо ж проблема таким способом не дозволяється, мож-ли, потрібно вдатися до заходів дисциплінарного впливу, для чого також повинні бути розроблені чіткі процедури. Ось кілька найбільш загальних рекомендацій.
- Переконайтеся, що проведено повноцінне і всебічне розслідування інциденту.
- Організуйте офіційне слухання.
- Переконайтеся, що провинився людини заздалегідь сповістили про бесіду, щоб він міг підготуватися.
- Проаналізуйте всі свідчення і докази. Офіційно сформулюйте, яка дисциплінарний захід буде прийнята.
- Постарайтеся чітко розмежувати поведінкові аспекти і проблеми, обумовлені недоліком професійної компетентності і здібностей співробітника. Так роблять багато організацій. Якщо мова йде про дефіцит професіоналізму, працівникові дають два шанси для виправлення ситуації. Якщо ж проблема в поведінці, процедура буває менш терпимою і м'якою, але і тут після застосування заходів дисциплінарного впливу треба дати людині час для виправлення.
# 4 Заходи на рівні менеджера. У будь-якій ситуації проблему краще запобігти, ніж потім усувати. Однак, якщо це неможливо, менеджеру слід:
- завжди бути справедливим і неупередженим;
- діяти послідовно;
- проявляти особисту увагу до інциденту;
- вміти розмежовувати поведінковий і професійний аспект проблеми;
- якщо проблема перейшла на стадію дисциплінарного стягнення, використовувати процедури і принципи, прийняті в організації;
- визнати важливість тренінгів і чіткого напрямку.
# 5 Заходи, що вживаються самим «поганим працівником». Якщо ви відчуваєте, що для досягнення поставлених перед вами цілей не вистачає навичок, досвіду або кваліфікації, слід звернутися за допомогою ще до того. як низькі показники праці привернуть увагу менеджера і це стане управлінської проблемою.
Постарайтеся зрозуміти причину ситуації, що склалася. Яка підтримка вам потрібна, щоб підвищити ефективність праці і почати виконувати пропоновані до вас вимоги? Якщо стоять перед вами цілі недостатньо чіткі, попросіть сформулювати їх конкретніше, щоб ви точно знали, чого необхідно досягти, щоб задовольнити очікування організації.
Якщо ж ваша низька продуктивність пояснюється ставленням до роботи, постарайтеся зрозуміти, як реагують на вашу поведінку оточуючі. Пам'ятайте: що працює в одній культурі, абсолютно не підходить для іншого робочого середовища. Те, як ви щось говорите, часто не менш важливо, ніж те, що ви говорите. Постарайтеся виявляти точки тертя з колегами, перш ніж вони призведуть до серйозних проблем в сфері ефективності праці.
# 6 Превентивні заходи. Найкращий спосіб впоратися з проблемою, пов'язаною з низькою продуктивністю праці, - вжити заходів заздалегідь, щоб взагалі уникнути подібної ситуації.
- Пам'ятайте про важливість комунікацій; лідери повинні встановити для своєї компанії конкретні цілі; менеджери - дбали спільні цілі на окремі ділянки для кожного працівника організації, щоб люди чітко розуміли, як їх робочі завдання узгоджуються з цілями компанії і, отже, наскільки важливий внесок кожного з них у загальну справу.
- Уникайте занадто різко підвищувати підлеглих по службі. Те, що людина дуже добре працює на своєму робочому місці, ще не означає, що він неодмінно впорається з обов'язками на більш високому ієрархічному організаційному рівні.
- Переконайтеся, що менеджери постійно спілкуються з кожним підлеглим, виявляючи зони ризику, перш ніж вони призведуть до проблем ефективності праці.
- Чи не ускладнюйте мети. Вони повинні бути реалістичними і зрозумілими кожному співробітнику.
- Пам'ятайте про культуру організації і стежте за тим, щоб поставлені перед людьми цілі повністю з нею погоджувалися.
Типові помилки при впровадженні заходів щодо підвищення продуктивності праці
Ви занадто гостро реагуєте на ситуацію і ігноруєте реальні фактори, що зумовлюють зниження продуктивності праці. Якщо Ви менеджер, працюючи над підвищенням трудових показників своїх співробітників, завжди стежте за тим, чините ви справедливо, послідовно і без упередженості. Обов'язково вивчіть спочатку причини ситуації, що склалася і виявите всі фактори, які сприяли погіршенню ефективності.
Визначте, це звична модель або просто вийшла з-під контролю ситуація, яку досить легко виправити. Зайве бурхлива і необдумана реакція на зниження виробничих показників не принесе користі ні вам, ні працівникам, ні організації.
Ви занадто високо встановили планку і недостатньо чітко намітили мети. Встановлюючи цілі, переконайтеся, що вони чітко окреслені і досяжні. Пам'ятайте, що здібності у людей різні. Намітьте конкретні короткострокові віхи, завдяки яким можна швидко визначити, де стався збій і знизилася продуктивність. І, що найважливіше, максимально точно і повно донесіть всю отриману інформацію до співробітників.
Ви не здатні вирішити проблему низької продуктивності праці на ранньому етапі. Ефективність праці повинна бути вимірюваної. Чим легше її оцінити, тим простіше нею керувати. Перевірки необхідно проводити регулярно; лише так ви зможете визначити, наскільки близько той чи інший співробітник підійшов до досягнення постав- ленной перед ним цілі. Складіть графік регулярних оглядів і заохочуйте людей до самостійної оцінки ефективності своєї праці. Попросіть їх надавати ці відомості вам. Хороший менеджмент продуктивності гарантує виявлення можливого збою на ранньому етапі і передбачає ефективне управління ризиком.
Ви не бачите різниці між низькою продуктивністю і зіткненням особистостей. Зіткнення особистостей - це проблема, з якою впоратися досить важко, особливо якщо вона йде рука об руку з низькими виробничими показниками. Якщо ви бачите, що ситуація виникла на грунті особистісного конфлікту, залучіть НЕ-зацікавлену третю сторону в якості рефері. Чітко розмежуйте ці два типи проблем і вирішуйте їх різними способами. Цілком можливо, що, вирішивши одну, ви автоматично позбудетеся і від другої. Нерідко буває, що низька ефективність праці є не реальною, а сприймається проблемою. Це трапляється, якщо менеджер і його підлеглий по-різному підходять до справи. Наприклад, вони можуть по-своєму бачити вирішення тієї чи іншої задачі, при цьому кожен із способів цілком ефективний.