Не секрет, що бухгалтеру доводиться виконувати великий спектр завдань, які часто виходять за рамки його прямих посадових обов'язків. При цьому понаднормові стають не способом додаткового заробітку, а «альтруїстичним» витрачанням особистого часу. В рамках V Податкового форуму «Російський податковий кур'єр» генеральний директор групи компаній «Деліс Архів» Денис Авдюшин відповів на два актуальних питання: як знизити непрофільну навантаження на бухгалтера і як зменшити рівень ризиків, які виникають в компанії через перевантаженість співробітників бухгалтерії?
Навантаження на бухгалтера - ризики для організації
Всім відомо, що зазвичай відносять до основних завдань бухгалтера. Це, зокрема, організація бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства, контроль за використанням ресурсів компанії, складання калькуляцій собівартості продукції і послуг, підготовка і здача звітності до контролюючих органів, взаємодія з контрагентами та ін.
На виконання цих завдань зазвичай йде весь робочий час бухгалтера. Однак ніхто не враховує трудовитрати і тимчасові витрати бухгалтера на:
Досвід «Деліс Архів» та інших компаній, які вивчали дане питання, показує: на виконання цих завдань в середньому бухгалтер витрачає додатково не менше 20 відсотків свого особистого часу. Образно кажучи, в його робочому році з'являється 13-й місяць, який він, як правило, відпрацьовує безкоштовно.
- розробка власних форм первинних документів, їх затвердження та включення до складу облікової політики;
- розробка форм бухгалтерських регістрів і регламентів по веденню інвентаризації своїх активів і зобов'язань;
- обов'язок економічного суб'єкта організовувати і регулярно здійснювати внутрішній контроль здійснюються фактів господарської діяльності.
При цьому треба враховувати, що найчастіше готувати документи головбухові або заступнику головного бухгалтера допомагають співробітники з низькою кваліфікацією. В результаті дії всіх перерахованих факторів бухгалтеру просто не вистачає робочого часу на ефективне виконання поставлених завдань.
А збій в роботі бухгалтера створює певні ризики, які можуть негативно вплинути на ділову життєздатність всієї організації.
По-перше, існує небезпека того, що податкові та інші контролюючі органи оштрафують компанію як за порушення правил ведення обліку, так і за порушення вимог щодо зберігання документів (докладніше див. «Як пояснити керівникові важливість архівної обробки документів»).
По-друге, не можна виключати ризик несанкціонованого доступу до бухгалтерських документів, які містять конфіденційну інформацію. Більш того, будь-який документ бухгалтерського обліку може загубитися або бути знищеним на увазі неписьменною організації архівного приміщення (якщо таке є).
По-третє, в тому випадку якщо компанія порушує терміни надання документів, які вимагали уповноваженими органами (наприклад, бухгалтер не зміг вчасно знайти фінансовий звіт), в дію вступають санкції податкового, адміністративного та кримінального законодавства.
Докладно описавши проблему, давайте спробуємо відповісти на питання: які заходи можна вжити, для того щоб оптимізувати бізнес-процеси, в які так чи інакше залучений (головний) бухгалтер?
Розробити номенклатуру справ
Номенклатура справ являє собою класифікований список всіх документів компанії із зазначенням типу документа, термінів зберігання, індексами справ та інформацією про його місцезнаходження. Для великих підприємств розробка номенклатури справ є дуже трудомістким процесом. Однак номенклатуру досить скласти один раз і згодом лише вносити зміни у вже наявний перелік або дублювати його.
Номенклатура справ дозволяє в оперативному режимі отримати доступ до документів організації без зайвих витрат часу бухгалтера та інших фахівців, що працюють з документацією. При цьому всі документи без винятку обробляються за єдиними стандартами, що в подальшому допомагає бухгалтеру зрозуміти:
- які документи слід зберігати, а які можна знищити;
- які документи знаходяться в судовому процесі і повинні зберігатися до винесення остаточного рішення у справі;
- яка документація містить конфіденційну інформацію або представляє особливу цінність для компанії, тобто вимагає спеціальних умов для забезпечення схоронності відомостей.
Впровадити систему обліку зберігання документів
Для автоматизації роботи з бухгалтерськими документами реалізовані спеціалізовані програмні продукти, за допомогою яких стала можливою суттєва оптимізація трудовитрат бухгалтера:
- оперативний пошук документів і їх угруповань;
- контроль за доступом, використанням та поверненням документів;
- впорядкування процесів роботи з документами і архівом (ідеальний порядок в архіві).
Крім того, за допомогою системи обліку можна виконати автоматизований відбір документів на знищення (з підготовкою акта) і скласти акт прийому-передачі справ / документів.
Створити електронний архів бухгалтерських документів
Електронний архів документів не слід плутати з базою електронних документів. Останні спочатку створені в електронному вигляді і не мають паперових оригіналів. А електронний архів документів складається з електронних образів відсканованих паперових документів.
Зручність використання системи електронного архіву для бухгалтера очевидно. Це дозволяє здійснювати миттєву обробку і вивантаження результатів пошуку документа (виводити на друк, копіювати на носії, відправляти по електронній пошті) і мати оперативний віддалений доступ до інформації.
У разі перевірок бухгалтер не витрачає додатковий час на виконання запиту в рамках підбору, копіювання і сканування документів. У разі вилучення оригіналів документів співробітники організації мають доступ до їх електронних копій, що дозволяє підтримувати бізнес-процеси в робочому стані.
У свою чергу для керівника організації з'являється можливість скорочення загальних витрат, оскільки впровадження електронного архіву дозволяє підвищити продуктивність роботи персоналу та звільнити дорогі офісні площі від накопиченої документації за рахунок своєчасного виділення справ до знищення.
Відібрати документи з простроченим терміном зберігання для знищення
Знищення документів є однією з найбільш затребуваних послуг серед комерційних організацій, оскільки рано чи пізно перед кожним бухгалтером постає питання: «Навіщо зберігати те, що можна знищити на абсолютно законних підставах?»
Зберігати документи поза офісом
При Позаофісне зберігання документів бухгалтерський архів розміщуються в спеціалізованому сховищі архівної компанії. В результаті створюється територіально розподілений архів, що в разі перевірок допомагає виграти резервний час для вжиття необхідних заходів.
Для бухгалтера важливим є той факт, що при здачі документів на Позаофісне зберігання всі роботи з підготовки і подальшого обслуговування може взяти на себе архівна компанія. При цьому отримати копію або оригінал документа можна на першу вимогу. У деяких випадках це займає не більше 15 хвилин. Не можна забувати і те, що всі роботи в максимально стислі терміни виконують кваліфіковані фахівці архівної справи. Відповідальність за конфіденційність, терміни і якість виконання роботи цілком лежить на архівної компанії.
Для того щоб переконати свого керівника в необхідності передачі документів на Позаофісне зберігання, говорити про зниження непрофільної навантаження на бухгалтера недостатньо. В даному випадку в справу вступає мову цифр.
Порівняння витрат на зберігання 5000 папок «Корона» (1000 архівних коробів)
Корпоративний архів документів
Позаофісне зберігання документів