Матеріально відповідальна особа перебуває в лікарні і фізично не може бути присутнім при передачі в підзвіт іншій особі товарно-матеріальних цінностей, що зберігаються на складі. Підприємству необхідно терміново передати ТМЦ і провести інвентаризацію, яка може виявити як надлишки таких цінностей, так і їх нестачу.
Чи існує можливість у підприємства провести таку передачу без присутності передавального матеріально відповідальної особи і якщо так, то як юридично грамотно її оформити?
Така можливість існує, але за умови виконання підприємством і передавальним ТМЦ матеріально відповідальною особою деяких вимог ряду норм чинного законодавства. Розглянемо все по порядку.
Проведення інвентаризації при зміні матеріально відповідальних осіб на день прийому-передачі справ є обов'язковим згідно п. 3 (в) Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, а також документів і розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р № 69 (далі - Інструкція № 69).
З працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням в процесі виробництва переданих їм цінностей, підприємством (установою, організацією) укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність ( ст. тисячі триста п'ятьдесят один КЗпП). Забезпечення збереження майна та інших цінностей, переданих такому працівникові для зберігання або інших цілей, - ключовий момент цього договору. Причому, Главою IX даного документа передбачені види матеріальної відповідальності за можливі збитки (псування, розкрадання і т.д.), нанесений підприємству (установі, організації) працівником, з яким укладено такий договір.
При цьому відзначимо, що Інструкція № 69 не містить вимоги щодо обов'язкової присутності обох (і передавального, і що приймає) матеріально відповідальних осіб при проведенні інвентаризації та передачі ТМЦ, які є об'єктом договору про повну матеріальну відповідальність. Подання про склад присутніх при проведенні такої інвентаризації можна сформувати, звернувшись до наказу Мінстату України від 21.06.96 р № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів». Так, при складанні інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей типової форми № М-21 повинні ставити підписи всі члени комісії і матеріально відповідальні особи. Хоча застосування в наведеній формулюванні даного терміна у множині не дає підстав стверджувати, що в даному випадку йдеться про обов'язкову присутність саме передавального і приймаючої матеріально відповідальних осіб, так як при цьому може матися на увазі присутність кількох матеріально відповідальних осіб, одночасно в підзвіті у яких перебувають підлягають інвентаризації ТМЦ (наприклад, зав. складом, комірник, майстер).
Але перш за все, безпосередня присутність при вказаних подіях буде в інтересах саме передавального матеріально відповідальної особи, оскільки йому доведеться нести відповідальність за результати проведеної інвентаризації. А в зв'язку з тим, що матеріально відповідальна особа через хворобу не може виконувати свої безпосередні трудові функції і фізично не має можливості бути присутнім при проведенні інвентаризації та передачі ТМЦ в підзвіт новому матеріально відповідальної особи, підприємство фактично опинилося в непередбаченій ситуації і тільки лише по цій причини не може призупинити свою діяльність.
Тому, грунтуючись на нормах чинного законодавства, можна запропонувати наступний вихід з ситуації, що склалася:
1. Керівник підприємства підписує:
а) наказ про проведення обов'язкової інвентаризації, пов'язаної зі зміною матеріально відповідальної особи, визначає терміни її проведення, призначає членів інвентаризаційної комісії; б) наказ про призначення нового матеріально відповідальної особи.
3. Після закінчення інвентаризації її результати оформити відповідно до вимог Інструкції № 69 (протокол засідання інвентаризаційної комісії). Всі питання, що виникають за результатами проведення інвентаризації (по заліку виявлених нестач і надлишків, стягнення сум нестач з винних осіб, списання нестач в межах норм природних втрат і т. Д.), Розглядаються інвентаризаційною комісією і керівником підприємства в установленому порядку.
На завершення зауважимо, що в проведенні зазначених дій зацікавлене як підприємство, так і передає цінності матеріально відповідальна особа, оскільки таким чином буде зведена до мінімуму ймовірність виникнення між ними різних непорозумінь при проведенні інвентаризації та отриманні її результатів. А в зв'язку з тим, що представник при цьому виступає від імені довірителя, відповідальність за результати інвентаризації несе довіритель.
Анна Айвазова
Бухгалтер-експерт