Звертаючись до різних органів і організації, від заявника часто потрібне пред'явлення правовстановлюючого документа або його копії (договору купівлі-продажу, дарування, міни тощо), що підтверджує права на об'єкт нерухомого майна. Однак в силу різних причин у правовласника не завжди є екземпляр такого документа. Для тих, хто ще не знає, повідомляємо: в разі відсутності правовстановлюючого документа власник нерухомості може отримати копію (дублікат) такого документа в органі, що реєструє.
Орган, який здійснює державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним видає правовласникам за їхніми заявами в письмовій формі копії договорів, укладених в простій письмовій формі.
Звертаємо увагу заявників на те становище, що орган з питань державної реєстрації видає тільки копії тих договорів, які здійснені в простій письмовій формі (не в нотаріальній!). Щоб отримати копію договору правовласнику необхідно звернутися до органу, який здійснює державну реєстрацію прав, із заявою в письмовій формі, пред'явивши документ, що засвідчує особу, та квитанцію про оплату державного мита за видачу копії договору (оригінал і копію). Представник також пред'являє документ, що підтверджує його повноваження діяти від імені особи, якій може бути видана копія договору. Якщо про видачу копії договору клопоче спадкоємець або юридична особа - правонаступник правовласника (при реорганізації), перехід права до якого не був зареєстрований на дату подання заяви про видачу копії договору, то в орган, який здійснює державну реєстрацію прав, також подається документ, що підтверджує, що заявник є належним особою, якій може бути видана копія договору. Наприклад, в якості документа, що підтверджує, що звернулася із заявою про видачу копії договору особа є спадкоємцем правовласника, може розглядатися документ, виданий нотаріусом (довідка, повідомлення тощо) і підтверджує даний факт. Копія договору, вчиненого в простій письмовій формі, видається правовласнику, як у випадку, коли він таким є на момент видачі копії договору, так і особі, яке було стороною за договором, але на момент отримання копії договору правовласником не є, оскільки об'єкт їм відчужений (проданий, подарований і т.д.).
За видачу копій договорів, скоєних в простій письмовій формі, стягується плата, розміри якої, порядок її справляння, зарахування до федерального бюджету встановлені Урядом Російської Федерації. Розмір плати за видачу копії договору для фізичних осіб становить 200 рублів, для юридичних осіб - 600 рублів. У видачі копії договору може бути відмовлено, якщо:
- державна реєстрація права на підставі запитуваної договору не проводилася;
- відсутня справжній екземпляр вчиненого в простій письмовій формі договору;
- за видачею копії договору звернулося неналежне особа, в тому числі представник правовласника (особи, якій може бути видана копія договору) не уповноважений належним чином на отримання копії договору;
- не представлені документ, що підтверджує оплату державного мита за що видається копію договору.