Як організувати відділ закупівель

Щоб організувати грамотно відділ закупівель необхідно поєднати відразу кілька видів діяльності. А саме: побудова відділу закупівель, налагодження комунікаційних зв'язків даного відділу з іншими структурними підрозділами компанії, підбір персонал, постановка перед кваліфікованим персоналом цілей, а також його моральна і матеріальна мотивація.

Перш ніж приступати до організації відділу закупівель необхідно визначити його роль і місце в структурі компанії в цілому, встановити його коло завдань, функції та розробити правила документообігу. Взагалі під поняття «організація» розуміється визначення необхідної кількості співробітників і складання посадових інструкцій цих співробітників.
Щоб дана організація відповідала цілям Вашої компанії, потрібно в першу чергу проаналізувати ситуацію на ринку, досвід інших фірм з організації роботи із закупівлями товарів, розробити політику компанії, якій необхідно дотримуватися при роботі з постачальниками товарів, виключити можливість зловживань при роботі співробітників відділу закупівель з постачальниками , вирішити питання корпоративної відповідальності. І це ще далеко не весь список необхідних справ.
До організації відділу закупівель необхідно підходити поетапно, кожен етап повинен бути присвячені вирішенню певних завдань. етапи:

1. I етап. На даному етапі будується функціонал, а також складаються і затверджуються посадові інструкції. Це потрібно зробити щоб відразу визначиться навіщо взагалі в компанії потрібен відділ закупівель, як оцінювати роботу цього відділу, як краще планувати роботу відділу для виключення авральних ситуацій і щоб розділити відповідальність між співробітниками відділу. В результаті цього етапу у Вас в компанії з'являється готовий до функціонування відділ закупівель.
   

II етап. На цьому етапі відбувається навчання співробітників та підвищення їх кваліфікації. А ще складають регламент щодо ціноутворення і формування асортименту. Дані дії потрібні, щоб оптимізувати асортимент, поліпшити оборотність, визначити критерії оцінки ефективності асортименту, а також роботи з постачальниками, і чітко розмежувати функції співробітників.

III етап. Він включає в себе розробку системи мотивації співробітників, схеми нарахування заробітної плати та бонусів.

IV етап. На ньому розробляється і впроваджуються вимоги до корпоративної інформаційної системи, щоб Ви, як керівник мали можливість контролювати роботу кожного співробітника відділу, а співробітники мали в своєму розпорядженні дієвий інструментарій для прийняття управлінських рішень, що стосуються закупівельної діяльності, володіли інформацією про залишки товарів, цінами, парафіям , і могли контролювати ситуацію із закупівлями в динаміці.