У процесі роботи будь-якої медичної організації накопичується чимало кількість документації різного типу - карток пацієнтів, бухгалтерських паперів, особистих справ співробітників і т.д.
Тому рано чи пізно перед керівництвом установи встає закономірні питання: як зберігати документи, куди їх помістити і яким чином забезпечити безпечних даних. Оптимальним рішенням для клінік є організація архівного зберігання документів.
Для цього необхідно орендувати, купити або виділити в стінах клініки приміщення і обладнати його відповідним чином. До даних об'єктів пред'являють чимало вимог. Справа в тому, що паперові носії відносяться до числа тендітних і «примхливих». При недотриманні деяких тонкощів зберігання можна позбутися важливих документів або відомостей, розміщених на них.
Небезпечним для паперів буде, до прміеру, різке підвищення температури або її перепади, ненормалізованих рівень вологості, занадто яскраве світло. Іншими словами - мікроклімат в цій справі грає першорядну роль.
Фахівці рекомендують виділяти під архів сухі приміщення далеко від всіляких інженерних комунікацій. Навряд чи вдалим буде рішення помістити архів в підвалі або на горищі, оскільки в цьому випадку високий ризик затоплення. Крім того, з метою нормалізації вологості в архіві можна обзавестися спеціальним обладнанням - осушувачем повітря. Подібні пристрої можуть працювати в автоматичному режимі, підтримуючи встановлений режим.
Приділити увагу варто і висвітлення. Воно повинно бути штучним, оскільки природні ультрафіолетові промені згубні для паперів. При цьому необхідно використовувати пожежобезпечні світильники.
І, звичайно, варто найняти на роботу досвідченого архіваріуса, який буде не тільки стежити за мікрокліматом, а й займатися документообігом.
У зв'язку з великою кількістю вимог і складнощів в справі організації архівів багато сучасних клініки, переважно приватні, вважають за краще піти за спрощеним шляху - скористатися архівними послугами (докладніше - тут). Вони віддають корпоративну документацію на зберігання професіоналам. Сьогодні діє безліч спеціалізованих компаній, в розпорядженні яких є власні складські комплекси, які відповідають усім нормам і вимогам, що пред'являються до приміщень даного типу.
Крім того, фірми такого плану також надають послуги сканування документації та створення електронних архівів. Сучасні медичні установи все частіше вдаються до допомоги фахівців даного профілю, знаходячи в такий спосіб зберігання картотек та інших різновидів документів безліч переваг. Зручність, надійність, необтяжливість - лише деякі, але найбільш значущі в їх числі.