Процедура скорочення чисельності або штату працівників - досить складна і не дуже приємна. Необхідно підготувати багато документів і ознайомити з ними співробітників, з якими доведеться попрощатися. Розповімо, що саме оформляється і в які терміни потрібно вкластися, щоб мінімізувати ризик суперечок і розглядів.
Іноді через складне фінансове становище або з якихось інших причин керівництво організації може прийняти рішення про скорочення чисельності або штату працівників. Розглянемо, які документи необхідно складати в подібній ситуації.
Наказ про скорочення
Перший і найважливіший документ, який слід підготувати при скороченні чисельності або штату, - це безпосередньо наказ керівника організації. Тут можливі варіанти.
Перший варіант - скорочується штат. Якщо проводиться скорочення штату організації, то оформляється наказ про зміну штатного розкладу. З штатного розкладу необхідно видалити певні посади.
Другий варіант - скорочується чисельність. При скороченні тільки чисельності працівників організації посади не видаляються, а зменшується кількість працівників. У цьому випадку оформляється наказ про скорочення чисельності. У ньому вказуються посади і кількість скорочуваних одиниць за цими посадами.
Третій варіант - скорочується і штат, і чисельність. На практиці такий варіант зустрічається частіше за інших. У цьому випадку складається один наказ про зміну штатного розкладу та скорочення чисельності. У наказі будуть і посади, які видаляються з штатного розкладу, і кількість скорочуваних одиниць за рештою посад.
Уніфікованих форм зазначених документів немає, організація може розробити і затвердити власну форму. Але в ній обов'язково потрібно вказати наступні реквізити: перелік скорочуваних посад із зазначенням кількості одиниць і дату скорочення співробітників. Також можна відобразити в наказі причину скорочення співробітників. При зазначенні дати не забудьте, що попередити співробітників про плановане скорочення слід не пізніше ніж за два місяці. Зразок наказу про скорочення штату і чисельності дано при застосуванні 1 (с. 96).
Зразок наказу про скорочення штату і чисельності
Товариство з обмеженою відповідальністю «Тюльпан»
Наказ № 175
про внесення змін до штатного розпису
і скорочення чисельності працівників
- завідувач магазином в кількості 1 одиниці (оклад 45 000 руб.);
- продавець в кількості 6 одиниць (оклад 15 000 руб.);
- прибиральниця в кількості 1 одиниці (оклад 8000 руб.);
- охоронець в кількості 2 одиниць (оклад 18 000 руб.).
2. Скоротити чисельність працівників за такими посадами:
- бухгалтер - на 1 одиницю (оклад 30 000 руб.);
- водій-експедитор - на 1 одиницю (оклад 28 000 руб.).
3. Менеджеру з кадрів Володиної А.П. підготувати:
- список працівників, які підлягають скороченню;
- повідомлення про наступне вивільнення працівників до органу зайнятості;
- повідомлення про майбутнє скорочення кожного працівника з пропозицією інших посад (при їх наявності).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з кадрів Зуеву Е.С.
Генеральний директор Ковальов А.А. Ковальов
З наказом ознайомлені:
Володіна А.П. Володіна
Повідомлення до органу зайнятості
Про майбутнє скорочення працівників необхідно повідомити службу зайнятості не пізніше ніж за два місяці до початку проведення заходів зі скорочення. Повідомлення складається в довільній формі. У ньому вказуються посади, професії, спеціальності та кваліфікаційні вимоги до них, а також умови оплати праці кожного конкретного працівника (ст. 25 Закону України від 19.04.91 № 1032-1 «Про зайнятість населення в Укаїни»). У разі коли рішення про скорочення чисельності або штату організації може привести до масового звільнення, то інформувати службу зайнятості слід не пізніше ніж за три місяці.
Критерії масового звільнення визначаються в галузевих і (або) територіальних угодах між профспілкою і працедавцями (ст. 82 ТК РФ). Якщо ж в угодах критерії не регламентовані, масовим вважається звільнення за скороченням (п. 1 Положення, затвердженого постановою Уряду України від 05.02.93 № 99):
- 50 і більше осіб протягом 30 календарних днів;
- 200 і більше осіб протягом 60 календарних днів;
- 500 і більше осіб протягом 90 календарних днів.
Відзначимо, що перед повідомленням служби зайнятості необхідно скласти список скорочуваних працівників. При цьому необхідно мати на увазі наступне. Згідно ст. 179 ТК України право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою продуктивністю праці і кваліфікацією. За інших рівних умов (продуктивності праці і кваліфікації) залишати на роботі слід:
- сімейних працівників, що мають двох і більше утриманців (непрацездатних членів сім'ї, які перебувають на повному утриманні працівника або отримують від нього допомогу, яка є для них постійним і основним джерелом засобів до існування);
- осіб, у сім'ї яких немає інших працівників з самостійним заробітком;
- осіб, які отримали в період роботи у даного роботодавця трудове каліцтво або професійне захворювання;
- інвалідів Великої Вітчизняної війни та інвалідів бойових дій по захисту Батьківщини;
- працівників, що підвищують свою кваліфікацію по напрямку роботодавця без відриву від роботи.
- жінки, які мають дитину у віці до трьох років;
- одинокі матері, які виховують дитину-інваліда віком до 18 років або малолітньої дитини (у віці до 14 років);
- працівники, які виховують дитину-інваліда віком до 18 років або малолітньої дитини без матері;
- батьки (інші законні представники дитини), що є єдиним годувальником дитини-інваліда віком до 18 років або єдиним годувальником дитини у віці до трьох років в сім'ї, яка виховує трьох і більше малолітніх дітей, в разі, якщо другий з батьків (інший законний представник дитини ) не перебуває в трудових відносинах.
Фрагмент повідомлення служби зайнятості дано при застосуванні 2.
Фрагмент повідомлення служби зайнятості про майбутнє скорочення штату і чисельності працівників
Товариство з обмеженою відповідальністю «Тюльпан»
Керівнику центру зайнятості населення
Південно-Західного адміністративного округу
м Москви
Генеральний директор Ковальов А.А. Ковальов
Якщо в організації є профспілковий орган, його необхідно також поінформувати про майбутнє скорочення. Повідомлення можна скласти по тій же формі, що підготовлена для служби зайнятості. І терміни будуть ті ж. У загальному випадку проінформувати виборний орган первинної профспілкової організації слід не пізніше ніж за два місяці до скорочення. Якщо ж скорочення може привести до масового звільнення, то повідомити профспілку потрібно не пізніше ніж за три місяці. Повідомляти проф-союз необхідно при скороченні будь-яких працівників. При цьому звільнити працівника, який є членом профспілки, дозволяється з урахуванням мотивованої думки виборного органу первинної профспілкової організації відповідно до ст. 373 ТК РФ. Для цього в профспілки необхідно направити проект наказу про звільнення і прикласти до нього копію наказу про зміну штатного розкладу або скорочення чисельності. Після цього профспілковий орган повинен письмово висловити свою думку протягом семи робочих днів. Заперечення, що надійшли після закінчення цього терміну, на підставі ст. 373 ТК Україна роботодавець може не враховувати. У разі, якщо виборний орган первинної профспілкової організації висловив незгоду зі звільненням, він протягом трьох робочих днів проводить з роботодавцем або його представником додаткові консультації. Результати цих консультацій оформляються протоколом. Якщо ж загальна згода так і не було досягнуто в ході переговорів, роботодавець після закінчення десяти робочих днів з дня надіслання до виборного органу первинної профспілкової організації проекту наказу та копій документів має право прийняти остаточне рішення. Рішення роботодавця може бути оскаржене в державній інспекції з питань праці.
Повідомлення для працівників
Наступний крок - підготувати і подати повідомлення про майбутнє скорочення кожному з працівників, яких передбачається звільнити (ст. 180 ТК РФ). Знову ж, роботодавець зобов'язаний це зробити не пізніше ніж за два місяці до планованого звільнення.
Всім працівникам, яких планується звільнити, потрібно запропонувати інші вакантні посади, наявні в організації. При цьому пропонована посада повинна відповідати кваліфікації та стану здоров'я працівника. Допускається пропонувати нижчі посади з меншим окладом, ніж був у працівника. Відзначимо, що пропонувати вакансії в інших місцевостях працедавець зобов'язаний, тільки якщо це прямо передбачено колективним договором, угодами, трудовим договором. Про це сказано в ст. 81 ТК РФ.
Повідомлення складається в довільній формі. Зразок повідомлення працівника про майбутнє скорочення дано при застосуванні 3.
Зразок повідомлення працівника про скорочення
Товариство з обмеженою відповідальністю «Тюльпан»
Завідуючої магазином Петрової О.М.
Повідомлення про майбутнє скорочення
Шановна Ольго Михайлівно!
1) менеджер із закупівель з окладом 35 000 руб .;
2) спеціаліст відділу продажів з окладом 38 000 руб.
Якщо ці посади Вам не підійдуть, трудовий договір з Вами буде розірвано у зв'язку зі скороченням штату працівників організації на підставі п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодексу. При цьому Вам виплатять компенсацію, рівну середньому місячному заробітку зі збереженням такого на період працевлаштування, але не більше ніж за два місяці. Протягом третього місяця з дня звільнення середній заробіток може бути виплачений за рішенням органу служби зайнятості, якщо Ви звернетеся туди в двотижневий термін після звільнення.
Генеральний директор Ковальов А.А. Ковальов
З повідомленням ознайомлена Петрова О.М. Петрова
Один нюанс. Досить часто зустрічаються такі ситуації, коли на момент складання повідомлення для працівника немає відповідних вакансій в організації. Тоді в повідомленні вакансії не пропонуються, а відбивається факт їх тимчасової відсутності.
Фрагмент повідомлення дано при застосуванні 4.
Фрагмент повідомлення працівника про майбутнє скорочення
Якщо ж за час до звільнення вакансії з'являться, потрібно буде ще раз проінформувати працівника в письмовій формі.
Наказ про переведення
Зразок наказу про переведення
Товариство з обмеженою відповідальністю «Тюльпан»
Наказ № 176
про переведення на іншу роботу
Нове місце роботи: відділ продажів, посаду - спеціаліст відділу продажів, посадовий оклад - 38 000 руб.
Колишнє місце роботи: магазин «Продукти», посада - завідувач магазином.
Генеральний директор Ковальов А.А. Ковальов
З наказом ознайомлений: Петрова О.М. Петрова
На підставі наказу про переведення потрібно зробити записи в трудовій книжці працівника і особистій картці.
Наказ про звільнення
Якщо працівник відмовився від запропонованих вакансій або їх не виявилося, після закінчення встановленого терміну його потрібно звільнити. Для цього складається наказ за уніфікованими формами № Т-8 або Т-8а, затвердженим постановою № 1, або за іншою формою, затвердженою внутрішнім наказом організації.
Відзначимо, що працівник, який потрапив під скорочення, має право звільнитися раніше встановленого терміну, якщо письмово підтвердить свою згоду. Заява складається у довільній формі. Підставою для звільнення і в цьому випадку залишається скорочення штату. Дострокове звільнення може бути вигідно працівнику, так як при цьому йому надається додаткова компенсація в розмірі середнього заробітку працівника, обчисленого пропорційно часу, що залишився до закінчення строку попередження про звільнення (ст. 180 ТК РФ). Наказ складається не пізніше дня звільнення.
Приклад наказу про звільнення за уніфікованою формою № Т-8 дан в додатку 6 (с. 104).