Сьогодні ми отримуємо велику кількість листів і складаємо відповіді на них. Найчастіше в листах ми про щось просимо співрозмовника і сподіваємося, що він у відповідь виконає наше прохання або доручення. Таким чином, якщо приблизно порахувати, скільки ж ми витрачаємо робочого часу на складання відповідей на листи, то отримаємо повний робочий день. Погодьтеся, що це дуже багато? Так як же можна скоротити цей час і написати ідеальне лист?
Дотримуючись наступних порад, ви навчитеся писати листи швидко і грамотно і гарантовано отримувати відповіді.
1.Пішіте менше, та краще. Для цього, перш ніж відправити лист, відредагуйте свій текст так, щоб він зменшився в два рази. Викиньте все зайве. Пишіть коротко, але по справі. Краще написати менше тексту, але щоб можна було швидко і легко зрозуміти сенс.
2.Начніте з найважливішого. Найважливіша інформація в листі повинна бути виділена і поміщена на початку. Виділяйте кольором, або шрифтом, або і тим і іншим найважливіше. Наприклад, місце і час зустрічі, терміни виконання завдання, найголовніше в листі, що треба зробити одержувачу і так далі.
Завжди чітко вказуйте на початку листа, що ви хочете від одержувача. Особливо, якщо ви написали довгий лист.
3. Використовуйте розбивку тексту. Виділіть декілька пунктів, параграфів, проставте нумерацію. Необхідно, щоб текст виглядав структурованим. Співрозмовнику буде набагато простіше орієнтуватися в ньому, і лист не буде виглядати громіздким.
7. Пам'ятайте про те, що багато ваших одержувачі вкрай зайняті люди. Особливо, якщо ви пишете керівництву або людині на керівній посаді.
І наостанок ще одна порада. Якщо ви не знаєте іноземну мову, а вам необхідно відповісти іноземцеві, то краще напишіть свій текст російською і попросіть перекладача його перекласти. Повірте, це буде виглядати набагато краще, ніж якщо ви напишіть не те, що хочете, а то, що можете сказати на мові одержувача.
Сподіваємося, наші поради допоможуть вам писати листи швидко і ефективно. І нехай всі ваші листи будуть ідеальними!
Більше інформації про те, як написати ідеальне лист, можна отримати, пройшовши наш онлайн-тренінг «Навички ділового листа». навчатися на якому можна в будь-який зручний час.