У Пенсійному фонді обов'язково вимагають завірені копії всіх сторінок трудової книжки для нарахування пенсії. Якщо копія завірена неправильно, то офіційним документом вона вважатися не буде. Куди звернутися і як завірити копію трудової книжки для Пенсійного фонду?
Куди слід звернутися
- Ви працюєте у великій організації.
У такому випадку потрібно звернутися до відділу кадрів і попросити копію (завірену) трудової книжки.
- Ви працюєте в невеликій організації.
Зверніться до секретаря, головному бухгалтеру або уповноваженій особі, призначеному наказом керівником підприємства. В організаціях з невеликим штатом зазвичай ці співробітники займаються вирішенням питань по оформленню документів. Директор компанії теж уповноважений завіряти всі копії документів, в тому числі і трудових книжок для Пенсійного фонду.
В цьому випадку трудова книжка буде у вас, і робити копію доведеться теж вам. Запевнити ксерокопії має право або нотаріус, або співробітник Пенсійного фонду, або довірена особа організації, в якій ви працювали останнім часом. Не потрібно забувати, що засвідчення копії у нотаріуса вимагає витрат часу і грошей.
Як запевнити правильно копію?
Щоб правильно оформити даний документ, треба послідовно виконувати наступні дії:
- Необхідно зняти копії з усіх станиць, причому кожну сторінку, включаючи титульний лист, на окремому аркуші формату A4.
- Потрібно проставити на кожному аркуші напис або штамп «Копія вірна», потім - дату і підпис відповідальної особи, яка засвідчує копію, з розшифровкою прізвища.
- Слід поставити печатку підприємства так, щоб в її поле потрапив текст відксерокопіювати документа і підпис.
- Необхідно вказати на останньому аркуші копії номер запису і написати фразу: «Працює по теперішній час» або «Звільнений (а) з (вказується дата), по (вказуються обставини)». Нижче записаного ставлять дату посвідчення копії, займану посаду і підпис того особи, хто запевнив. Поруч з підписом пишуть прізвище та ініціали. Друк повинна охопити підпис.
- Слід обов'язково пронумерувати і прошнурувати все листи. Кінці ниток на зворотному боці отриманої книги пов'язують, заклеюють невеликим (досить 5? 5 см) чистим аркушем паперу. На цьому аркуші особа, яка засвідчує копію, оформляє запис: «Пронумеровано і прошито (вказується кількість аркушів)» і ставить підпис, прізвище та ініціали. Потім потрібно поставити печатку, яка повинна охопити всю написану інформацію.
Що неприпустимо при знятті копії з трудової книжки
Існує кілька заборонених моментів при знятті копій з трудової книжки:
- Сканування документа не допускається.
- Масштаб при знятті копій з трудової книжки міняти не можна.
- Приписки, виправлення в копіях неприпустимі.
- Копія повинна бути дуже гарної якості, з чіткими літерами і цифрами.
Термін дії завіреної ким-небудь ксерокопії трудової книжки для Пенсійного фонду триває один місяць. Будь-які нові записи в трудовій книжці в цей період робити не рекомендується, так як копія буде вважатися недійсною.
Що робити, якщо співробітники Пенсійного фонду вимагають трудову книжку
Співробітники Пенсійного фонду можуть витребувати оригінал трудової книжки, щоб самим завірити копії. Це неправильно, так як законодавством передбачена робота співробітників Пенсійного фонду з копіями трудових книжок без нотаріального засвідчення.
В цьому випадку краще надати оригінал трудової книжки з копіями. Співробітник організації не має права віддавати працівникові трудову книжку на вимогу. Видається вона тільки після звільнення. Тому ви правильно зробите, якщо попросите співробітника відділу кадрів (або довірена особа, яка має доступ до зберігання трудових книжок) самого віднести потрібні документи в Пенсійний фонд.
Не треба забувати, що пошкодження або втрата трудової книжки тягнуть за собою адміністративну відповідальність. Якщо загублена трудова книжка, то передбачено накладення стягнень: від 1000 рублів до 5000 рублів - для посадових осіб, від 30000 рублів до 50000 рублів - для юридичних осіб.
Є один момент, який полегшує засвідчення таких документів. Великих зусиль завірення копії трудової книжки для Пенсійного фонду не зажадає, якщо ви замовите спеціальний штамп. Він буде містити реквізити в повному наборі, а вам залишиться тільки поставити печатку і розписатися.