Переваги і недоліки
Структуровані рекомендації, примірні форми звітів - гідність цього рішення. Пропонований підхід можна використовувати не тільки для будівельних, але і для будь-яких інших проектів.
Контролюючи виконання бюджету будівельного проекту, не обмежуйтеся перевіркою витрат на відповідність плановим значенням. Відстежуйте, виконують чи план його реалізації підрядники або власні будівельні підрозділи. Якщо гроші витратили в встановлених лімітах, а планові роботи не виконали, - бюджет не виконали. Важливо також своєчасно прогнозувати, як зміняться цільові показники проекту (наприклад, дата здачі об'єкта, вартість квадратного метра) через відхилення факту від плану, коригувань останнього. Для оперативних і стратегічних рішень по проекту буде потрібно спеціальна звітність.
Управляти будівельним проектом простіше, якщо розділити його на стадії - роботи. Наприклад, підготовка території під будівельний об'єкт, будівництво фундаменту і т. Д. У такій деталізації зручно формувати плани і контролювати їх виконання.
Як контролювати оплати за будівельним проектом
Виплати за проектом (виконання бюджету руху грошових коштів) варто контролювати в прив'язці:
- до термінів виконання робіт. Необхідно, щоб для кожної роботи, як і для всього проекту, технічні служби компанії встановили (погодивши з виконавцями) момент початку, закінчення, склали графік виконання;
- до результатів (обсягами) робіт. Для кожної роботи технічні служби повинні вказати, що вважати результатом її виконання (в загальному і по кожному етапу). Результати робіт вимірюються в натуральних величинах - кілограмах, метрах, квадратних метрах, літрах і т. Д. Якщо одиницю виміру визначити складно, як універсальної можна вибрати відсоток виконання робіт.
Контроль платежів по роботах варто організувати так: приймати заявки на оплату по кожній конкретній роботі з моменту її початку або заздалегідь (якщо, наприклад, необхідно закупити матеріали) і до закінчення. Якщо робота повністю виконана - не проводити платежі по ній без обґрунтування і додаткового узгодження з фінансовою службою або керівництвом компанії. Коли виникає перевитрата - фінансувати його за рахунок передбаченого в бюджеті резерву або коригувати бюджет.
Списувати кошти з виконану роботу в рахунок оплати майбутніх робіт не бажано, так як до їх початку грошей може просто не вистачити.
Контроль термінів виконання робіт. Перш ніж перераховувати кошти підрядникам або оплачувати матеріали відповідно до бюджету руху грошових коштів проекту, переконайтеся, що фактичні терміни виконання робіт відповідають плановим. Для цього можна використовувати звіт з діаграмою Ганта. Його приклад на малюнку.
Малюнок. Звіт про терміни виконання робіт будівельного проекту
У звіті дані представлені в деталізації за видами робіт: план, а рядком нижче - факт. Вид роботи позначений кодом (однаковим для плану і факту) згідно з довідником робіт компанії. Зліва в табличній частині вказані дата початку, тривалість роботи, дата її закінчення. Праворуч - графічна ілюстрація. Так наочно видно, чи дотримуються виконавці плановий графік.
Якщо за даними звіту будь-яку роботу не почали виконувати своєчасно, необхідно з'ясувати причини, подальші перспективи (коли почнуть роботу, як відставання від графіка позначиться на термінах виконання пов'язаних робіт). Можливо, варто перенести закупівлю матеріалів або оплату підряднику. Якщо за договором з ним дату платежу перенести не можна, прострочення у виконанні робіт - привід для претензії до виконавця.
Цей звіт призначений для оперативного контролю. Формувати його варто, наприклад, щотижня або в планові дати закінчення робіт. Періодичність залежить від виду робіт, а також від того, наскільки детально їх розкрили в плані.
- план реалізації;
- дані управлінського обліку про фактичні терміни початку і закінчення всіх робіт проекту. Ці відомості формують технічні служби.
Контроль результатів робіт. Контроль результатів (обсягів) робіт має на увазі порівняння запланованих обсягів у одиницю часу з фактичними. Наприклад, робота «Розробка грунту» за планом триває 10 робочих днів. Обсяг - 100 куб. м. Її виконання запланували рівними частинами - по 10 куб. м в день. Встановити, чи виконується цей план, допоможе звіт, представлений в таблиці 1.
Звіт про результати будівельних робіт призначений для контролю добових (або щотижневих) обсягів виконання кожної роботи і причин відхилень. Він дозволить з'ясувати, чому роботи по проекту виконуються довше, ніж заплановано, якщо є відхилення за термінами.
Таблиця 1. Форма звіту про результати будівельних робіт (фрагмент)
Періодичність формування звіту - щодня (або щотижня).
- план результатів (обсягів) в деталізації по днях (тижнях), складений технічною службою і узгоджений з виконавцями;
- дані управлінського обліку про фактичні результати (обсягах) виконаних робіт.
Їх представляють технічні служби.
Якщо в якій-небудь день (тиждень) виконали менше робіт, ніж заплановано, з'ясуйте, чи можливо надалі збільшити середньодобовий обсяг виконання цієї роботи (до її закінчення). Важливо визначити, чи вдасться завершити її у встановлені терміни. Якщо так - проаналізуйте, чи вплинуть ці зміни на бюджет роботи (терміни і суми оплат). При необхідності скорегуйте його.
Якщо немає - запитайте у виконавців (технічних служб компанії) актуалізований графік виробництва і скоректуйте бюджет залежних робіт.
Можливі причини невиконання будівельних робіт:
- не вийшли на роботу субпідрядники;
- не поставлений матеріал (обладнання);
- поставлений із запізненням матеріал;
- не надано заявлений комплект машин і механізмів;
- немає електрики і (або) води;
- відсутня проектно-кошторисна документація в необхідному обсязі;
- несприятливі погодні умови;
- немає можливості проїхати по під'їзних дорогах;
- не вистачає виконавців (власними силами).
Як контролювати витрати будівельного проекту
Контролювати виконання плану витрат будівельного проекту можна за допомогою план-факт звіту.
Формувати його варто щомісяця. Приклад представлений в таблиці 2. Деталізація і угруповання даних - такі ж, як в бюджеті будівельного проекту. Наприклад, витрати по кожному виду робіт можна розділити на наступні групи:
- матеріали;
- підрядні роботи;
- експлуатація машин і механізмів;
- зарплата.
Джерела інформації для підготовки звіту:
- бюджет проекту;
- акти про приймання виконаних робіт (за формою КС-2), довідки про вартість виконаних робіт і витрат (за формою КС-3), а також інші документи, які в компанії служать підставою для списання витрат на проект.
Таблиця 2. Форма звіту про виконання плану капітальних витрат (фрагмент)
Якщо на будь-яку роботу за місяць витратили більше, ніж заплановано на цей період, з'ясуйте (обговоріть з директором з будівництва), чи можливо зберегти загальний розмір бюджету без шкоди для термінів, обсягу і якості. Якщо так, скоректуйте бюджет роботи на період, що залишився, скоротивши початковий план витрат.
Якщо немає - необхідно проаналізувати, чи виростуть витрати по ній і в наступні періоди (наприклад, якщо збільшилися ціни на матеріали, які належить закуповувати і далі), зрушаться терміни виконання роботи. При необхідності скорегуйте бюджет проекту /
Як прогнозувати зміну цільових показників будівельного проекту
Переносячи терміни роботи, коригуючи її бюджет або змінюючи графік виконання, необхідно розуміти, як це відіб'ється на показниках всього будівельного проекту. Як, наприклад, зміниться вартість квадратного метра площі або наскільки зміститься дата його здачі державної приймальної комісії.
Варто розробити управлінський звіт, що дозволяє на основі поточних фактичних показників і коригувань прогнозувати, як зміняться результати проекту. Він потрібен як інструмент оцінки впливу оперативних рішень.
Щоб розробити його, необхідно визначити, який показник проекту для компанії найважливіший. З'ясувати, від яких параметрів він залежить, встановити формулами взаємозв'язку - як для плану, так і для факту. Перш ніж прийняти рішення про зміну термінів робіт, бюджету, подивіться, як зміниться цільовий показник в порівнянні з планом. Якщо на поточний момент не вдається уникнути несприятливих відхилень, необхідно так скорегувати подальший хід робіт, щоб в результаті досягти запланованого значення цільового показника.
Приклад звіту - в таблиці 3. Проект - будівництво дилінгового центру «Ермітаж» площею 1000 кв. м. Цільовий показник - вартість квадратного метра. План представлений в деталізації по роботах. Щоб визначити, яка вартість кожної роботи доводиться на квадратний метр, загальну вартість роботи ділять на площу приміщення (див. Гр. 5 таблиці 3). Планова вартість квадратного метра - 35 000 руб.
Фактичні результати робіт на дату формування звіту вимірюють у відсотках виконання. У графі 6 представлені дані про те, скільки коштів на це витратили.
Виходячи з початкового плану і результатів, досягнутих на дату звіту, прогнозують, як зміниться загальна вартість проекту (див. Гр. 10 таблиці 3), а також вартість квадратного метра (див. Гр. 11 таблиці 3). У прикладі на дату звіту виконали лише 10 відсотків роботи «Поділ (винесення) осей», витративши 1 000 000 руб. За попереднім планом на такий обсяг роботи повинні були витратити 500 000 руб. (5 000 000 руб. × 10%). Перевитрата по ній привів до підвищення вартості квадратного метра на 500 руб. (500 000 руб. 1000 кв. М), що відображено в графі 12 таблиці 3.
Таблиця 3. Приклад форми звіту для прогнозу зміни вартості квадратного метра збудованого об'єкта (фрагмент)
