Отже, всі ваші митарства і сумніви з вибором технічного підрядника для заходу позаду: вибір зроблено, сфера робіт визначена, договір підписаний. І тут настає, як правило, раптово і несподівано день монтажу - і ви в паніці! Тому що, з одного боку, їхати на нічний монтаж і дивитися, як техніки збирають сцену і монтують звук, вам не хочеться (та й ні до чого це!), А з іншого боку, ви починаєте хвилюватися на тему, чи буде в порядку. Що ж робити? Як проконтролювати свого підрядника так, щоб спокійно виспатися перед завтрашнім заходом?
По-перше, крім договору непогано було б підряднику відправити якесь докладне письмове завдання з побажаннями і з описом того, що в результаті завтра вранці ви хочете побачити на майданчику. Даний «документ» буде відмінною інструкцією до дії, а також зможе відобразити деякі моменти, які важливо дотримати. Наприклад, в ньому абсолютно точно можна написати про те, що все монтажники на майданчику повинні знаходитися у змінному взутті (якщо є така вимога майданчики), або те, що у всіх при собі на монтажі повинні бути документи, що засвідчують особу і т.д.
По-друге, до початку монтажу було б здорово відправити райдер заходи підряднику, в якому будуть прописані важливі відомості: час монтажу і демонтажу, вимоги до форми одягу на заході, інформація про диск з потрібною музикою і т.п.
По-третє, створіть зі своїм підрядником точні домовленості по часу робіт: у скільки він приїде, у скільки закінчить, коли буде саундчек.
По-четверте, добре було б вам приїхати на майданчик до початку монтажу і проговорити всі на місці.
Ростислав Бірюков, «Бюро« Креативні технології »:
«Контроль технічного підрядника перед заходом - питання дуже складне, багатогранне і животрепетне. Контроль починається з грамотної постановки задач. Так, саме так. Продакшн-менеджеру, організуючого і контролюючого роботу технічних служб (щоб уникнути пошуку складних відповідей на прості питання незадоволеного замовника), варто дуже уважно поставитися не лише до вибору підрядника, а й його всебічної поінформованості щодо необхідної від нього функції і взаємодії з іншими учасниками заходу.
Завжди проводите наради з запрошеними фахівцями на майданчику з похвилинною відпрацюванням заходи. Завжди спілкуйтеся з тим представником компанії-підрядника, який буде присутній безпосередньо на заході. Дуже неприємна ситуація, коли менеджер на переговорах вам розповідає про те, що він може все, а бригадир на монтажі, а то і того гірше - на самому заході, вам дохідливо пояснює, що це неможливо за законами фізики. З менеджером ви потім розберетеся, але це потім - після того, як вам доведеться неприємно висловлюватися з вашим замовником.
Не полінуйтеся, якщо ви маєте в своєму розпорядженні часом, - відвідаєте склад тих. підрядника (особливо це стосується «шатрових» і «сценових» компаній) на предмет огляду ступеня презентабельності пропонованого обладнання. Без цієї простої, але ефективної заходи, вас може чекати досить «кумедний брудно-гнутий облуплений сюрприз», дуже недоречний, скажімо, на презентації Bentley.
План-графік заходу. Тема для окремої статті. У три цих слова закладений глобальний сенс. Спробую коротко. Це є основний робочий документ, в якому прописано все: обладнання, персонал, майданчики. Ці всі компоненти пов'язані зі сценарієм (з прив'язкою до хвилини). У подібному документі повинно бути відображено весь захід - від моменту завантаження устаткування по машинам і до демонтажу. Правильно складений план-графік найкраще довести під розпис представників підрядних організацій на підсумковій нараді перед заходом.
Забезпечення взаємодії технічних підрядників і технічного персоналу майданчика (особливо електриків і охорони) - теж окрема розмова.
Як не банально це звучить, але тут неодмінно має бути документальне (договірне) закріплення покладених зобов'язань. При виконанні візуалізованими матеріалів (банери, перетяжки і логотипи, вогняні написи, лазерні проекції) завжди вимагайте фінальну верстку, навіть якщо ви самі вислали то, що треба надрукувати або відтворити - нехай підрядник надішле то, що він відтворить. За своїм підписом.
Можна багато розмірковувати на тему, що про все це повинен думати сам підрядник (ми йому і платимо за те, щоб самим цим не займатися), але, повірте, розмовляти з клієнтом будете тільки ви, і краще, якщо теми цих бесід будуть «обоюдопріятнимі », а це можливо лише в тому випадку, якщо у вас, як у фахівця, все добре і все під контролем».
Катерина Кирилова, Генеральний директор, SoundRental:
«Існує ряд моментів, які повинен відпрацювати будь-якого технічного підрядник практично перед будь-яким заходом. Залежно від розміру заходи деякі з пунктів можуть бути пропущені.
1) Зустріч на майданчику за кілька тижнів до заходу разом з режисером, декораторами та інженерними службами майданчика. Складання технічного завдання.
2) Затвердження специфікації обладнання та кошторису щодо заходу. У цьому випадку допомагають не помилитися схеми розсадження і тривимірні креслення. Зазвичай на новому майданчику ми робимо свої заміри.
Дуже важливо мати перед заходом хоча б схематичний план майданчика, на якому і агентство, і замовник бачили розташування не тільки видимих частин (портали, фермові конструкції), а й розміщення технічних служб під час заходу (пультові, генератори, мережеві роздачі).
3) Також важливо узгодити з підрядником терміни монтажу і демонтажу.
Хоча б за добу до початку монтажу підрядник повинен надати графік заїзду на монтаж і графік монтажних робіт, а також списки технічного персоналу і транспорту.
4) Необхідно також узгодження з підрядником кількість людей, які обслуговують сам захід.
5) Обов'язково проведення саундчеків, прогонів і репетицій.
7) У технічних служб обов'язково повинен бути на руках сценарій заходу.
Світлана Таганова, Генеральний Директор, ТОВ «Stage Service»:
Проконтролювати роботу підрядника і зрозуміти, наскільки вона якісно
виконана і чи відповідає поставленим вимогам, можна тільки в тому
випадку, якщо спочатку підряднику було видано точне технічне завдання по
проекту. Оскільки технічне забезпечення у всіх його видах - це завжди
конкретика і точність. Замовник повинен ясно розуміти, з якою метою він
переслідує, що він хоче отримати в результаті. Він повинен спочатку
поставити перед підрядником чітке завдання, докладно домовитися про обсяг
виконуваних робіт, терміни, місце проведення. Тобто, якщо в технічному завданні були вказані точні розміри сценічних конструкцій, колір обробки, що застосовуються матеріали, типи і кількість світлових приладів, то можна легко визначити, чи відповідає той продукт, який ви хотіли отримати того, що зроблено.
Технічне завдання (райдер) має бути сформульовано гранично чітко, обов'язково представлено підряднику в письмовому вигляді і підписано обома сторонами - замовником і підрядником. Всі зміни і доповнення по роботах повинні фіксуватися в письмовому вигляді.
Підряднику для успішної роботи потрібно знати всі вимоги по світу, звуку, екранів, сцені, і до решти не тільки з боку клієнта, а й з боку інших підрядників (якщо вони є), оскільки всі технічні роботи між собою взаємопов'язані. Наприклад, при формуванні технічного завдання на постановку сценічних конструкцій необхідно враховувати вимоги до цих конструкцій з боку декораторів, світлових і звукових компаній.
В процесі роботи над підготовкою заходу необхідно провести
хоча б одне технічна нарада.
Як правило, якщо завдання були чітко поставлені, вони чітко і
виконуються. І в цьому випадку є критерії оцінки якості і результату
роботи. Якщо робота проходила за принципом «зробіть нам красиво», але при цьому не було чітко обумовлено, що конкретно потрібно від підрядника, то претензії виконавцю пред'являти не варто. Якщо ви не змогли точно і чітко
сформулювати завдання, поставити завдання, яку треба виконати, то варто
просто задуматися про власний професійний рівень і необхідності його підвищити ».
Ось такий «круглий стіл» з безліччю рад і принципів роботи вийшов у Eventmarket.ru. Є чому повчитися!
Ольга Костюк, eventmarket.