- Прошиваються чи особисті справи працюючих співробітників або зберігаються в папці?
- Як присвоюється реєстраційний індекс документа у внутрішній опису?
- Як присвоюється номер особової справи?
Відповідь на 1 запитання: прошивається чи особисті справи працюючих співробітників або зберігаються в папці?
Особиста справа зберігається в окремій папці на кожного співробітника.
Якщо, не дивлячись на відсутність законодавчих приписів, організація вирішить ввести систему особистих справ, то в якості рекомендаційних матеріалів можна використовувати наведений вище указ, що стосується службовців. Крім того, дотримуйтесь правил оформлення документів, встановлені, зокрема:
Відповідь на 2 питання: Як присвоюється реєстраційний індекс документа у внутрішній опису?
Внутрішній опис містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, найменування та кількості аркушів справи. При цьому самі листи внутрішнього опису необхідно пронумерувати окремо.
Відповідь на 3 питання: Як присвоюється номер особової справи?
При реєстрації особистих справ відбувається їх індексація. Тобто кожній справі потрібно присвоїти певний номер і умовне позначення (індекс). Індекси необхідні при пошуку, обліку та систематизації документів. Протягом року реєстраційний індекс не повторюється.
Ми розповідали раніше про прошивці документів в матеріалі за посиланням.
Реєстраційний індекс складається з:
Поповнення новими документами
Як розміщувати документи в особовій справі співробітника
Питання з практики: коли потрібно скласти внутрішній опис документів особової справи
Внутрішній опис містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, найменування та кількості аркушів справи. При цьому самі листи внутрішнього опису необхідно пронумерувати окремо.
Зберігання особистих справ
Як зберігати особисті справи співробітників
заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії
2. Відповідь: Як індексувати (нумерувати) документи, що надходять в кадрову службу
Ніна Ковязіна. заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії
При реєстрації документів відбувається їх індексація. Тобто кожному документу потрібно присвоїти певний номер і умовне позначення (індекс). Індекси необхідні при пошуку, обліку та систематизації документів. Протягом року реєстраційний індекс не повторюється.
Реєстраційний індекс складається з:
Крім того, в реєстраційний індекс часто входить номер справи за номенклатурою.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1. Відповідь: Як оформити особисту справу співробітника
Формування особової справи
Як сформувати особиста справа співробітника
Особиста справа формуйте в окремій папці на кожного співробітника. * Це зручна, хоча і не обов'язкова для всіх організацій форма систематизації персональних даних. Як правило, в організаціях особисті справи заводять на керівників, фахівців, матеріально відповідальних співробітників.
Порядок формування особистих справ співробітників стверджує керівник відділу кадрів, а якщо такого підрозділу немає, то - керівник організації. Зазначений порядок може бути прописаний в наказі, розпорядженні або в спеціальній інструкції. Як правило, до особової справи включають такі документи:
Питання з практики: чи справді організація вести особисті справи співробітників
Відповідь на це питання залежить від роду діяльності організації.
Якщо, не дивлячись на відсутність законодавчих приписів, організація вирішить ввести систему особистих справ, то в якості рекомендаційних матеріалів можна використовувати наведений вище указ, що стосується службовців. Крім того, дотримуйтесь правил оформлення документів, встановлені, зокрема:
Наприклад, у наказу про прийом співробітника на роботу може бути номер 134-к, де 134 - порядковий номер документа, а «до» - позначення структурного підрозділу.
Крім того, в реєстраційний індекс часто входить номер справи за номенклатурою. У відповіді на лист реквізити індексу розташовуються в зворотній послідовності: наприклад, в номері 08-11 / 144 першим йде цифровий індекс структурного підрозділу - 08, потім через дефіс номер справи за номенклатурою - 11, від якого похилою рискою відокремлений порядковий номер документа - 144.
З повагою і побажанням комфортної роботи, Юлія Месхі,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
