Необхідно відповідати на листи швидко
На думку Шмідта і Розенберга, швидкість відповіді на листи багато говорить про працездатність і продуктивності людини. Дійсно зайняті люди, які багато встигають, намагаються швидше відповідати на вхідну кореспонденцію. При цьому вони не виділяють друзів або колег, на листи яких намагаються відреагувати скоріше, а однаково ставляться до всіх повідомлень.
Топ-менеджери Google вважають, що подібний підхід до листування дозволяють створити позитивну зв'язок між співрозмовниками і командами, які працюють над проектами.
Колеги з великим задоволенням будуть обговорювати з вами важливі питання, така чуйність створюють позитивну обстановку.
Лист повинен бути у справі і без «води»
Керівники пошукового гіганта впевнені в тому, що при електронному листуванні варто намагатися уникати непотрібного тексту. Це не так-то просто зробити, але добре написаний лист, що не містить нічого зайвого, буде більш ефективним. Для того, щоб цього домогтися Шмідт і Розенберг рекомендують писати чернетку листа, а потім перечитувати його, видаляючи всі слова, які можна опустити без втрати сенсу.
Джонатан Розенберг і Ерік Шмідт
Топ-менеджери наводять як приклад цитату письменника Елмора Леонарда, який на питання про природу успіху своїх творів відповів: «Я пропускаю місця, які люди не читають». А в більшості електронних листів досить багато інформації, яку можна викинути без всякої втрати сенсу.
Папку вхідних листів потрібно постійно очищати
Шмідт і Розенберг вважають, що будь-яке зволікання при роботі з поштою є тратою часу - до таких ситуацій належать роздуми про те, з якого листи почати роботу, перечитування листів по кілька разів і так далі.
Використовуйте абревіатуру OHIO (Only Hold It Once). Якщо ви прочитали лист і знаєте, що потрібно зробити, то потрібно це робити відразу. Інакше ви прирікаєте себе на необхідність перечитування листи в подальшому, що є стовідсотковою тратою часу.
При використанні запропонованого підходу папка вхідних листів перетворюється в to-do список складних справ, які вимагають глибокого занурення і опрацювання (для таких листів Шмідт і Розенберг рекомендують створювати відповідні ярлики), а також набір декількох листів, які можна прочитати пізніше. При цьому важливо не допускати поширення проблеми переповненості поштової скриньки листами на цей «список справ» - топ-менеджери Google говорять, що необхідно прагнути до нуля записів в папці «Вхідні», але допустимо наявність до п'яти елементів. В іншому випадку користувачеві доведеться постійно витрачати час на повторне читання старих повідомлень.
Корисно використовувати метод LIFO і спочатку відповідати на останні листи
Метод LIFO (Last in First Out - останній прийшов, перший вийшов) полягає в тому, щоб спочатку займатися справами, які виникли останніми. Шмідт і Розенберг вважають, що часто, вирішенням питань, що містяться в старих листах, вже починає хтось займатися, що знижуємо ймовірність необхідності відповіді.
Вхідні листи можуть бути корисні і іншим людям
Прихована копія - зло
Єдиний випадок, коли використання прихованої копії виправдано - це видалення з гілки листування людей, які більше в ній не потрібні. При відповіді на лист за допомогою функції «відповісти всім» потрібно помістити таких співрозмовників в поле прихованої копії і вказати в тексті листа, що це зроблено. Таким чином співрозмовники зрозуміють, що більше не беруть участь в дискусії, і в їх поштовій скриньці буде на один даремний тред менше.
Не варто кричати
У разі необхідності донесення емоцій, це КУДИ КРАЩЕ зробити при особистій зустрічі, ніж використовувати Caps Lock.
Важливо відстежувати результати листування
Потрібно допомагати самому собі знайти потрібну інформацію в майбутньому
Наприклад, Розенберг перед туристичними поїздками сканує документи членів своєї сім'ї (паспорта, ліцензії, бланки страховки), а потім відправляє собі на поштову скриньку з додаванням кількох описових ключових слів. Якщо якийсь із документів буде втрачено в дорозі, скачати його копію не складе труднощів.