Як автоматизувати склад

На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті

- Які факти вказують на те, що автоматизація складу необхідна
- Які нюанси автоматизації складу
- Скільки коштує автоматизація складу
- Як позбавити комірників від страху перед роботою в новій системі

Віктор Ярута | Генеральний директор. ЗАТ «Нієншанц», Санкт-Петербург

Автоматизувати склад ми вирішили близько трьох років тому. На це вплинули наступні фактори:

  1. Неможливо було оперативно отримувати інформацію по складських залишків. На складі площею 3200 кв. м, оперувати номенклатурою понад 10 тисяч найменувань, застосовувався переважно паперовий облік. Виняток становила програма «1С», але вона використовувалася виключно в бухгалтерських цілях. Через відсутність системного обліку не було єдиного номенклатурного довідника товарів: один і той же товар міг значитися на складі під різними кодами і назвами.
  2. Залежність від людського фактора. Вся робота складу повністю залежала від навичок і швидкості дій комірників. Незважаючи на їх професіоналізм, помилки періодично траплялися, і це не могло не гальмувати роботу.
  3. Нераціональне використання складського простору. Типовою була ситуація, коли у відповідь на моє запитання: «Скільки ще товара ми можемо розмістити на складі?» - комірник знизував плечима.

Важливим був і стратегічний момент: неавтоматизованих склад цікавий лише дрібним клієнтам, що працюють з одиничними замовленнями. Про перспективні клієнтів, що мають справу з номенклатурою в десятки тисяч найменувань, можна було тільки мріяти.

Що потрібно зробити, перед тим як автоматизувати склад?

Показуйте особисту зацікавленість в автоматизації. На початковому етапі автоматизації дуже важливо особисту участь Генерального Директора. Я і директор по складських операціях очолили проект, а потім призначили його керівником директора з розвитку, у якого вже був досвід організації складської логістики в Норвегії.

Найважливіші завдання Генерального Директора

Якщо Ви вирішили автоматизувати склад, виробництво або торгівлю, то необхідно зробити наступні дії:

  • визначити загальну стратегію автоматизації підприємства (будете використовувати єдину програмну платформу або дві-три основні, або автоматизуєте тільки окремі бізнес-процеси за допомогою різних програмних комплексів);
  • вибрати керівника проекту по впровадженню з числа топ-менеджерів Вашої компанії;
  • визначити цілі і завдання автоматизації;
  • виробити заходи щодо вирішення адміністративно-кадрових питань, пов'язаних з впровадженням системи. Наприклад, доручити HR-відділу розробити систему мотивації, методи контролю над виконанням прийнятого плану автоматизації та ін.

Всі ці питання необхідно пропрацювати ще до першої зустрічі з виконавцем, це значно скоротить терміни впровадження і гарантує успішний результат.

Каже Генеральний Директор

Ростислав Дублін | Генеральний Директор ТОВ «Бізнес-Дата», Москва

Автоматизація складу має на увазі досить складну багаторівневу логіку бізнес-процесів. Зокрема, необхідно відстежувати належність товару клієнту, комплектацію товару, артикул, дату виробництва, термін придатності, номер партії і т. П. Крім того, в кожному випадку існують свої схеми відвантаження, резервування, замовлення, приходования товару. Тому, якщо прийнято рішення про автоматизацію складу, важливо заздалегідь, ще до початку впровадження проекту, прописати схеми руху товарів на папері. До тих пір, поки Ви максимально чітко не опишете механізм роботи складу, з автоматизації нічого не вийде. Адже виконавець спирається на вже відпрацьовані управлінські механізми конкретного замовника, так як навіть в межах однієї галузі кожен склад унікальний (в силу сформованих відносин з постачальниками і покупцями). І тому роль виконавця як консультанта, як правило, незначна.

Етапи автоматизації складу

Як налаштувати персонал на роботу в новій системі?

У процесі автоматизації складу я зіткнувся з деякими психологічними складнощами, що виникли у співробітників.

По перше. персонал не хотів виконувати додаткові операції. Для того щоб переломити цю ситуацію, необхідно стимулювати співробітників працювати по-новому. Я зробив це в такий спосіб: заздалегідь оголосив, що після впровадження інформаційної системи за підсумками атестації кожного буде нарахована премія. В результаті її отримали і керівники вищої ланки, і рядові співробітники (близько 40% від окладу).

По-друге. комірники боялися працювати в інформаційній системі. Багато з них міркували так: «Як я можу довірити інформацію цієї тупої машині, яка може в будь-який момент відмовити, а я не буду знати, де і що лежить. Адже я стану безпорадним і непотрібним ». Через деякий час ставлення змінилося, люди стали більше довіряти інформаційній системі. Допомогло те, що ми уклали з розробником договір із супроводу системи, і комірники отримали максимально прості і зрозумілі алгоритми.

  1. Постановка задачі. В цей процес з нашого боку були залучені три людини (я, директор по складських операціях і директор з розвитку) і одна людина з боку розробників.
  2. Вибір постачальника та програмного забезпечення. При виборі постачальника програмного забезпечення керівники компаній дивляться на співвідношення ціна-якість, термін використання продукту на ринку і на конкретні рішення. Всі ці критерії були важливі і для нас. Однак, проаналізувавши ринок, ми зупинилися на компанії, яка раніше автоматизувала в нашому холдингу інші процеси (наприклад, управління комерційною нерухомістю), а досвіду автоматизації складу не мала. Ми брали на себе певні ризики, фактично брали участь в розробці програмного продукту.
    На сьогоднішній день дуже небагато компаній автоматизують роботу різних підрозділів за допомогою тільки однієї програми. Виходить клаптева ковдра - ERP впроваджується за допомогою однієї системи, документообіг - за допомогою іншої. Ми теж не визнали за необхідне інтегрувати складську систему з єдиною інформаційною системою холдингу - для нас досить надходить звітної документації.
  3. Розробка дослідного екземпляра програмного забезпечення. Ми формулювали завдання - програмісти розробляли і оптимізували програму.
  4. Організація IT-структури (закупівля та встановлення обладнання). На цьому етапі у нас виникали проблеми: десь обладнання було налаштовано невірно, десь програмне забезпечення виявилося недостатньо добре опрацьовано. В результаті між адміністраторами і програмістами почали виникати конфлікти. Щоб уникнути неприємних наслідків, чітко розділяйте зону відповідальності співробітників.
  5. Виділення тестового клієнта. Не можна налагоджувати роботу складу тільки на тестових прикладах, необхідно впроваджувати систему в життя. Ми заздалегідь повідомили одного з клієнтів, що будемо використовувати його в якості піддослідного кролика. Він погодився, терпів затримки в відвантаженнях товарів та інші незручності, розуміючи, що згодом зможе мати будь-яку звітність і статистику проходження власних матеріальних цінностей, а також скоротити витрати на персонал.
  6. Впровадження. Після того як процедура була налагоджена, почалося її послідовне впровадження на всіх складі. Протягом трьох місяців співробітники використовували паперові документи і одночасно вносили дані в інформаційну систему. До цього моменту у нас з'явився ще один склад, площа якого була в кілька разів більше за попередній, і роботу на ньому ми відразу ж організували за допомогою інформаційної системи.

Каже Генеральний Директор

Ростислав Дублін | Генеральний Директор компанії «Бізнес-Дата», Москва

Треба зауважити, що ситуація, коли хтось із клієнтів терпить незручності через впровадження системи автоматизації, зустрічається досить рідко. Досвідчені інтегратори, як правило, запускають в промислову експлуатацію вже повністю налагоджену і протестовану систему.

З моменту налаштування до запуску система повинна пройти ще як мінімум два етапи: наповнення даними і внутрішнє тестування (коли співробітниками компанії-інтегратора спільно з співробітниками компанії-замовника моделюються в спеціальній тестовій базі даних різноманітні сценарії використання системи і проводяться останні доопрацювання).

Після такої підготовки систему вже можна запускати в повному обсязі, без ризику зіпсувати відносини з клієнтами.

Що дала автоматизація?

  1. Систематизували номенклатурний довідник. Один з наших клієнтів займається корпусних меблями. Перелік комплектуючих однієї шафи в обліковій базі складається з 15 найменувань. До впровадження системи робота була організована в такий спосіб: приходив товарознавець клієнта і разом з нашим комірником і грузчікомходіл по складу, шукав необхідні деталі. Тепер же у нас з'явився уніфікований номенклатурний довідник (його створення ми домагалися від компанії-розробника цілих півроку - а це досить великий термін), тому стало можливим за кожним товаром розкласти дерево найменувань із зазначенням точних місць зберігання, і товарознавець з боку клієнта більше не потрібно . Комірники стали збирати замовлення набагато швидше.
  2. З'явилася можливість оперативно отримувати відомості по залишкам товару на складі. Інформаційна система складу стала частиною інформаційного поля фірми-клієнта. Тепер клієнти можуть увійти в систему через Інтернет і подивитися кількість залишився товару в режимі реального часу, побачити стан своїх накладних (на різних стадіях складання замовлення: «збирається», «зібраний», «відвантажено») і т. П.

Більш того, ми додали в прайс-лист умова: якщо замовник надає заявку на відвантаження на папері і нашим економістам доводиться вручну забивати інформацію в систему, клієнт оплачує цю послугу. Якщо ж заявка надходить в електронному вигляді, оформлення замовлення безкоштовне, однак відповідальність за правильність заявки лежить на клієнті.

  1. Стало можливим керувати складським простором. Ми прагнемо до того, щоб на складі працював кожен кубічний метр. В даний момент ця задача вирішується. Я виділив людину, яка стежить за ситуацією за допомогою програми і може спрогнозувати, який товар в яку комірку можна буде поставити. В результаті процесу автоматизації частина складського простору звільнилася, тому були закуплені нові стелажі та спеціальне обладнання для вантажів різного типу (наприклад, дуже непроста в обслуговуванні меблі: її складно знімати зі штабеля, тому при обробці замовлень часто використовується ручна праця).
  2. Збільшилося число операцій. Вантажі багатьох наших клієнтів потребують додаткових операціях обробки, наприклад, розукрупнення партій, розукомплектування та наклеюванні стікерів на товар, передпродажної підготовки. Фактично тепер ми виконуємо ще й функції розподільного центру.
  3. Залучати нових клієнтів стало легше. В середньому «термін дозрівання клієнта» (період часу від ознайомчого приходу на склад до укладення договору) може досягати півроку. Йому потрібно змінити всю систему логістики, а цей процес дуже непростий. Після автоматизації прийшли клієнти, яким була важлива сучасна система обліку.
  4. Підвищили продуктивність складу за рахунок введення відрядної оплати праці. Апетит приходить під час їжі, і тепер до мене постійно надходять пропозиції автоматизувати ті чи інші процеси. Так, нещодавно ми автоматизували процес розрахунку відрядної оплати праці співробітників складу. Люди почали отримувати диференційовані зарплати, які нараховуються в залежності від виконаного числа операцій і робіт. В одній і тій же бригаді співробітники можуть отримувати різну зарплату: якщо хтось виконує більшу кількість робіт на складі, то і отримує більше. В кінці місяця система пропонує, кому і які премії нарахувати, і на цій основі керівник приймає остаточне рішення. У свою чергу я поставив завдання досягти певного рівня оплати праці протягом трьох місяців. Якщо він буде менше - вони повинні будуть або збільшити зарплату співробітників, або збільшити кількість оброблюваного вантажу на людину, або скоротити персонал.

Схожі статті