А вийде з нього не справа, тільки борошно.
Одного разу лебідь, рак і щука.
Так трапляється, що за родом служби я періодично беру участь в породженні проектів. Це вкрай цікавий захід. Відомо, що правильно поставлена мета - це більше половини успіху. Але поставити мету - не така проста справа. Особливо, якщо проект передбачає участь великої кількості людей з різних областей діяльності. Кожен учасник знає (ну, або думає, що знає) навіщо проект потрібен особисто йому. Але ось навіщо він потрібен іншим учасникам буває далеко не завжди очевидно. Чужа душа - якщо прийняти її існування як даність - темний ліс. А що вже говорити про свідомість! Так що на поле битви за майбутній проект зустрічаються різні персонажі з різними завданнями і різними "хотєлками". І потрібно їм породити щось спільне - проект. Або навіть Проект. Адже тут як виходить. У кожного члена проектної команди є своє знання про майбутній проект. Найчастіше знання таємне, таємне. І не завжди люди можуть нормально, людською мовою, сформулювати чого ж вони від проекту хочуть і чекають. А буває і так, що людина і для себе точно не може визначити і формалізувати ці бажання. Як наслідок, ми отримуємо класичну картинку з обкладинки шкільного підручника фізики. Так що ж робити?
Здавалося б просто - поговоріть і буде вам щастя, ну або хоча б його пластмасова копія китайського виробництва. Але тут ми починаємо натикатися на складності в комунікаціях. Кожен учасник або група учасників починає перетягувати "ковдру" на себе. Навіть якщо вони зацікавлені в спільному успіху і один без одного їм не обійтися. В результаті процеси ініціації проекту можуть розтягуватися на невизначений час і вимагати невизначених зусиль. Навіть в разі відносно нескладних завдань. А що вже говорити про складні, багатоетапні проекти, що торкаються значну частину бізнесу? Щоб вирішити проблему комунікацій, в гру може вступити сторонній персонаж, якого зазвичай забувають в історіях про проекти. У ролі такого персонажа може виступати хтось із учасників групи, а може і зовсім стороння людина, що, ймовірно, навіть краще. Головне його завдання - допомогти людям зібрати воєдино всі знання з різних голів та довести їх до розуміння кожного. Таку людину називають фасилітатор. Назва походить від англійського слова facilitate - допомагати, содействовать.Давайте подивимося на те як це працює.
Перш за все, звичайно, потрібно поговорити з усіма учасниками змагання віч-на-віч. Позадавать їм питань про майбутній проект. Хто і як його бачить, хто і як розуміє успіх і цілі проекту. Наприклад, для представника IT це може бути певна закінчена система з деякими параметрами. Для маркетолога - інструмент взаємодії зі споживачем і т.д. Причому в процесі таких інтерв'ю люди можуть дуже по різному формулювати цілі і критерії. Навіть люди з одного департаменту. В результаті подібних бесід можна спробувати знайти деяку загальну картину, зібрати пазл з розрізнених думок, ідей, спостережень. А потім викласти всю цю красу в деякому узагальненому вигляді на всю групу. Ефект буває феєричний. У більшості випадків люди сильно дивуються з того як же насправді повинен виглядати проект. Але подібна картинка - тільки перший крок до осягнення істини.
І ось сидить перед нами проектна група і плескає в такт очима. А в очах - повне нерозуміння що ж тепер робити з усією цією красою. А через кілька хвилин, коли пройде перший шок, починається обговорення. У цей ключовий момент наш герой повинен бути гранично уважний і готовий. Фліпчарти заряджені, маркери заправлені, вуха нагострив, мозок працює. Хто-небудь з учасників обов'язково скаже: "Так Ви що! Це ж повна маячня! Насправді все зовсім не так!". Залежно від ситуації і внутрішньої культури слова, звичайно, можуть бути іншими, але сенс буде такою. І ось тут-то як чортик з коробочки вискакує на авансцену наш герой і питає: "А як насправді?". Головне завдання в цей момент - змусити людину почати розповідати що він насправді думає з цього приводу. Завдання фасилітатора в першу чергу змусити людину розкритися. А в другу - дізнатися думку інших учасників з даного питання. Підтримати обговорення. На цьому етапі єдиної думки, як правило, у людей немає. І дуже, дуже важливо щоб у самого героя теж не було думки. Його завдання - не нав'язати якусь експертну оцінку ситуації, а змусити людей розповісти один одному власне бачення максимально докладно і повно. Допомогти людям поділитися і обговорити думки. Тільки в суперечці (грамотно контрольованому) народжується істина.
Фасилітатор повинен керувати розмовою, фіксувати думки. Коли накопичилася достатня кількість цих самих обговорень, думок, думок, його завданням буде спрямувати розмову в сторону вироблення з цієї плутанини думки, єдиного для всіх учасників процесу. При цьому важливо щоб люди не забували знаходити і свої помилки. Але тут є тонкий момент - не потрібно перетворювати обмін думками ні в посипання голови попелом, ні в люту баталію в дусі "А ти хто такий?". Тому як в цьому випадку істина зазвичай помирає не народившись. Так що додаткове завдання буде ще і в контролі за групою. Не можна зіштовхувати людей. Потрібно навпаки допомогти їм згладити всі неприємні повороти і, можливо, якісь політичні та особистісні моменти.
Але ось у нас прийшов щасливий час, коли говорити більше ніхто не здатний, а стіни завішані плодами роботи - папірцями з фліпчарта. Робота групи на сьогодні завершена, а ось фасилітатору ще доведеться попрацювати. Потрібно написати протокол наради, зафіксувати всі домовленості і відправити все це учасникам зустрічі. А на наступній зустрічі буде продовження розмов, але вже з точкою старту в позначеному місці. І так, ітерація за итерацией, поступово викристалізовується майбутній проект. Майбутнє, як водиться, народжується в муках. Але чим краще працює "родовспомогатель", тим менше потрібно цих самих мук.
Ну і наостанок хотілося б відзначити такий момент. Подібні методи, взагалі кажучи, використовуються вже далеко не перший рік. Я б навіть сказав, не перше тисячоліття. Ще Сократ. як вважається, добував знання з людей за допомогою подібних хитрощів. Правда, він все більше розмовляв з людьми один на один, але суть методу це особливо не змінює. У наш час рідко хто-то что-то робить поодинці, так що і працювати доводиться групами. До речі, цей метод крім усього іншого часто допомагає перетворити проектну групу в проектну команду.
Успіхів вам у нелегкій праці вилучення знань!
P.S. Додатково можна почитати, наприклад, тут.