Головна »Сторінки» Інвентаризація на підприємстві індивідуального підприємця
Коли підприємці відкривають свою справу, не багато хто замислюється, що доведеться вивчати зміст і тонкощі такої справи, як інвентаризація. Але згодом, коли запас товару і сировини стає великим, доводиться організовувати складське господарство. У нього входять: приміщення під склад з охоронною системою і устаткуванням, навчені співробітники, транспорт, і добре налагоджений документообіг, облік і контроль руху товарно-матеріальних цінностей.
Що дає грамотне і регулярне проведення інвентаризацій? Для власника ІП це, в першу чергу, можливість побачити стан і наявність ТМЦ. Ні для кого не секрет, що вони можуть нераціонально використовуватися, зберігатися не належним чином, і просто банально розкрадатися, як це не сумно. І вчасно вжити заходів щодо стабілізації становища дуже важливо, щоб підсумкова цифра отриманого прибутку не страждала ні на копійку.
Тому краще всього скласти план проведення інвентаризацій, видати наказ про призначення комісії, яка буде організовувати всі заходи по інвентаризації. Серед членів комісії призначається відповідальний, він оформляє документацію, забезпечує дотримання всіх вимог встановлених норм і законодавства в разі, якщо діяльність фірми потрапляє під обов'язкову інвентаризацію.
В інтернеті ви знайдете багато пропозицій від консалтингових фірм, які можуть взяти всю цю діяльність на себе, ви тільки будете отримувати звіти. Це економічно виправдано на великих підприємствах, а для індивідуальних підприємців найкраще проводити інвентаризації самостійно.
Отже, інвентаризація - це стан ТМЦ підприємства на даний момент. Якщо ви зацікавлені, то такі контрольні зрізи можна проводити хоч раз в місяць. Як показує практика, ефективність від заходів виникає при графіку, який передбачає інвентаризації раз в квартал.
Ситуації, коли інвентаризація є обов'язковою
Відповідно до закону, інвентаризація проводиться обов'язково при кожній зміні керівника. Якщо у вашому ІП є керуючий, то при прийомі на роботу в його присутності проводять перевірку, і він приймає на себе відповідальність за всі наявні на той момент товарно-матеріальні цінності. Протягом його роботи проходять проміжні регулярні інвентаризації по положенню в компанії, але перед звільненням такий контроль проводиться обов'язково, незалежно від кількості часу, який минув з моменту останньої перевірки.
Якщо в фірмі встановлена колективна матеріальна відповідальність, то треба проводити інвентаризацію в разі звільнення більше 50% відповідальних співробітників колективу.
Але навіть якщо у вас в компанії все добре, за законом одна інвентаризація повинна проходити не рідше 1 разу на рік перед моментом складання річного звіту для податкової інспекції. Адже найточніші дані для керівника надходять з даних періодичних інвентаризацій.
Інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку, якщо відбувається передача майна підприємства в оренду, якщо його купують або продають. Якщо підприємство муніципальне, і відбувається його перетворення, то також необхідна інвентаризація. Також вона проходить перед складанням річного звіту, при зміні осіб, які несуть матеріальну відповідальність, при виявленні розкрадання, псування товару або зловживання ним. Якщо сталося стихійне лихо, то проведення інвентаризації також обов'язкове.
мінуси інвентаризації
Мінуси такого контролю явно проявляються в великих компаніях. Щоб провести точне обстеження ТМЦ, треба взяти в оренду вимірювальне обладнання (ваги) для кожного виду товарів. Також наймаються фахівці, які спеціалізуються на цьому виді перевірок. Крім того, займається велика частина співробітників бухгалтерії, а найчастіше все її співробітники.
Також в інвентаризації беруть участь працівники складу (складів), відповідальні за цінності в певних виробничих ділянках. Тобто відволікається від основної діяльності велика частина колективу, отже, припиняється робота на всьому підприємстві. Непряме недоотримання прибутку буває дуже істотним, що серйозно позначається на загальному фінансовому стані підприємства.
Саме з цієї причини послуги консалтингових компаній користуються популярністю, вони дають можливість мінімізувати втрачений прибуток. Ще один спосіб виходу з ситуації - перевірка саме тих місць, які викликають сумніви, а також інвентаризація вибіркова. Витрати на такі види перевірок набагато менше, ефективність залишається високою.
Такі види інвентаризацій проводяться в разі надходження претензій від покупців, перевіряється тільки та партія, де виявлено брак або недостача товару. На такі позачергові інвентаризації керівник пише наказ, після всіх заходів проводяться службові перевірки.
Підготовка до інвентаризаційної перевірки
Підготовка до інвентаризації починається зі створення комісії, якщо вона не визначена наказом на рік і більше. У комісії призначається керівник і заступник керівника. В обов'язковому порядку до комісії повинен входити головний бухгалтер. начальники структурних підрозділів і служб, в особливих випадках в них включаються представники громадських організацій і структур влади. Часто включають до складу комісій з інвентаризації представників і керівників служби безпеки, технологів, логістів, якщо такі є в компанії.
Склад комісії відбивається в розпорядженні за формою інв-22, слідом за ним - наказ про проведення інвентаризації. Ці документи реєструються в Журналі обліку та контролю виконання наказів за формою інв-23.
У функціональні обов'язки комісії входить робота з контролю в періоди між інвентаризаціями, яка забезпечить точність і повноту даних про залишки на балансі підприємства, про запаси, про наявність та стан будь-якого іншого майна фірми. Зазначу, що інвентаризація відображає стан і товарів, і грошових коштів. Також комісія повинна розподілити весь товар на групи і проводити облік з дотриманням цих кордонів. Дотримання термінів перевірки теж входить в обов'язки комісії з інвентаризації.
Підприємство зобов'язане надати в розпорядження комісії на термін проведення заходу обладнання, документи, доступ до ТМЦ, тобто створити всі умови для повного і швидкого здійснення обстеження. Результати всіх заходів заносяться в звітно-облікову документацію поточного місяця, а готові дані - в річну бухгалтерську звітність.
Проведення заходів з обліку ТМЦ
У процесі підготовки комісії видаються свіжі прибутково-видаткові документи, звіти про рух товару і грошей. Вони приймаються під розпис керівника комісії. Всі відповідальні за ТМЦ здають свої звіти про наявність на момент проведення перевірки. Якщо передбачається зважування великої кількості товару, то складаються окремі вагові відомості.
Основна вимога до заповнення документів - чіткість написання цифр, гарною ручкою, без помарок і виправлень. Якщо треба змінити показання, то проводиться закреслення і проставлення нових цифр, завірення їх відповідальним. Всі рядки, в яких показання відсутні, прочеркиваются, незаповнених рядків не повинно бути.
Відповідальні особи в кінці інвентаризації підписують акти і підтверджують, що перевірка була проведена, до комісії претензії відсутні, все перераховане майна приймається ними на подальше зберігання. Якщо перевірка йде кілька днів, то документи на ніч залишають в сейфі або в опечатаному шафі. Так само опечатуються приміщення, де проводиться інвентаризація.
Переміщення товару в процесі інвентаризації
Будь-яке переміщення товару в процесі інвентаризації заборонено. Якщо така необхідність все-таки виникає, то складаються окремі прибуткові відомості на товар, які оформляють спеціально призначені особи. В описі таких товарів заноситься детальна інформація про них - дата надходження, реквізити постачальника, номер пріходніка з датою, кількість товару, ціна та ін. А на самому товарі (на упаковці) ставиться помітний напис «прийнято після інвентаризації».
Відпускається товар клієнтам під час інвентаризації тільки за розпорядженням директора або головного бухгалтера зі складанням таких же документів. На товар наклеюється ярлик, а у відомості зазначається кількість відпущеного товару.
Документи для проведення інвентаризації
Якщо бухгалтер вашої фірми ніколи не проводив інвентаризацію самостійно, то в перший раз вам треба разом вивчити наведені нижче документи:
Можна скористатися відомостями з консультаційних систем, з професійних журналів. А так же можна запросити консультанта, який підкаже, як саме треба діяти відповідно до змін в законодавстві. Коштувати це буде дорожче, але час заощадить. І результат буде більш коректним.
після інвентаризації
Після закінчення всіх заходів з обліку ТМЦ необхідно провести контрольний перерахунок товару. За його підсумками складається акт, він підписується всіма членами комісії, у ньому відбиваються контрольні заміри товару. Завершальний акт обов'язково додається до всіх документів про інвентаризацію.
І в завершенні хочеться відзначити, що такі контрольно-облікові заходи дуже корисні, ними нехтувати не слід. «Фотографія» ваших ТМЦ вам допоможе вибудувати грамотний стратегічний план щодо подальшого розвитку фірми.